Оформление дистанционных работников | Важные пункты трудового договора

Дистанционной характер работы подразумевает определенный порядок оформления документов и взаимодействия работодателя и работников. Особенности труда дистанционных работников регулируются положениями главы 49.1 Трудового кодекса РФ.

Главная особенность в оформлении отношений с удаленным сотрудником - это порядок обмена документами. Трудовой договор с дистанционным работником можно оформить в электронном или бумажном виде.

При электронном подписании документов и работодатель, и дистанционный работник должны использовать электронные подписи. Обменяться сканами бумажных документов по электронной почте - недостаточно.

При этом, если удаленный работник желает получить на руки экземпляр трудового договора на бумаге, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника обязан направить ему экземпляр договора на бумажном носителе (ч.2 ст.312.2 ТК РФ).

В трудовом договоре следует указать, что работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя (дистанционно).

Также важно обратить внимание на следующие пункты трудового договора с дистанционным работником:

Трудовой договор должен содержать сведения о месте работы, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет трудовые обязанности. При этом в договоре достаточно указать только город.

Местонахождение удаленного работника, отличное от места нахождения работодателя, позволит оформлять поездки в головную организацию как командировки со всеми причитающимися выплатами.

Кроме того, если работник выполняет свою работу в местности с неблагоприятными климатическими условиями, работодатель должен выплачивать ему заработную плату с учетом районного коэффициента или надбавки.

Климатические надбавки и районные коэффициенты — это обязательная часть зарплаты, а не бонус по усмотрению работодателя. Место нахождения работодателя в этом случае не имеет значения.

Районные коэффициенты действуют не только в районах Крайнего севера, но и в других регионах России. При этом единой базы для быстрой проверки установленного районного коэффициента в субъектах РФ сейчас нет. Придется искать вручную или уточнять информацию в региональных отделениях Минтруда, СФР и других органов.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник определяет самостоятельно.

Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы нужно закрепить в трудовом договоре (ч. первая ст. 312. 4 ТК РФ).

По общим правилам, работодатель обязан предоставить дистанционному сотруднику все необходимые технические средства и программное обеспечение для выполнения его рабочих задач.

Если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации, в договоре можно прописать условия об обязанности сотрудника использовать в работе средства защиты информации.

Если вы передаете работнику оборудование, устанавливаете программы и средства защиты информации, фиксируйте это в соответствующих документах, например, в акте передачи работнику оборудования, в акте об установке программного обеспечения и т.д.

В случаях, когда сотрудник использует свои собственные ресурсы, ему полагается компенсация за подтвержденные затраты.

Подтвердить затраты можно копиями документов о приобретении или аренде оборудования. Аналогичным образом подтверждаются иные расходы на исполнение трудовых функций — например, оплата услуг связи, интернета.

Если вам необходимо строго контролировать дистанционного сотрудника, зафиксируйте сроки выхода на связь, конкретные средства связи, определите формат и сроки подтверждения того, что работник взял задачу в работу.

Соответствующие номера телефонов, адреса электронных почт и иных средств связи пропишите в трудовом договоре.

Здесь же укажите порядок и сроки представления отчетов о выполнении работы. Чем конкретнее вы пропишете, тем меньше спорных ситуаций возникнет в дальнейшем.

Предусмотрите все возможные форс-мажорные обстоятельства. Опишите, что конкретно нужно делать сотруднику, если у него возникли проблемы с оборудованием или пропал интернет.

Согласно ст. 312.8 ТК РФ нарушение порядка взаимодействия работодателя и дистанционного сотрудника является дополнительным основанием расторжения трудового договора.

Так, если сотрудник не выходит на связь в течение 2 суток после поступления запроса от работодателя (если больший срок не предусмотрен в трудовом договоре), трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя.

Согласно п. 3 ст. 3 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ спецоценку условий труда не проводят в отношении дистанционных работников. В связи с чем в трудовом договоре такого работника указывать условия труда и их характеристики нет необходимости.

В трудовом договоре следует указать, что работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя (дистанционно).

Работодатели обязаны вести трудовые книжки своих работников. При этом работодатели могут не вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе (ст.312.2 ТК РФ).

Если дистанционный работник предоставил бумажную трудовую книжку и выразил желания о внесении в нее записи о дистанционной работе, такая запись должна быть сделана.

Если у дистанционного работника отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению оформить новую трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).

В заключении добавлю - несмотря на то, что порядок оформления отношений с дистанционным работником регулируется Трудовым кодексом РФ, работодатель имеет право вносить в трудовой договор дополнительные положения, которые помогут контролировать удаленного сотрудника и облегчат решение спорных моментов.

Поделитесь, что бы вы еще предусмотрели в трудовом договоре с дистанционным работником или указанных условий вполне достаточно?

#дистанционнаяработа #трудовойдоговор #кадровыедокументы #сотрудники #приемнаработу #кадровыевопросы #штатныесотрудники #кадровоеделопроизводство #кдп