Опыт HR-команды ВКонтакте: как не растерять командный дух после года на удалёнке

Уже больше года миллионы людей по всему миру не ходят в офисы. Удалёнка крепко вошла в нашу жизнь, и даже после снятия всех ограничений часть компаний не вернётся к стандартному графику. Кто-то останется работать из дома, кто-то выберет гибридную модель. Мы пока не знаем, каким будет наш вариант, но хотим поделиться опытом перевода на удалёнку команды из 1 000 человек.

Рассказываем, с какими трудностями мы столкнулись во время локдауна, как поддерживали боевой дух и почему офис ВКонтакте временно превратился в почтовое отделение.

Команда ВКонтакте ушла на удалёнку одной из первых — в середине марта 2020-го, и с тех пор мы работаем дома. Специфика IT-компании всегда позволяла большей части сотрудников работать откуда угодно, но для нас Штаб — это больше, чем рабочие места.

Мы привыкли много времени проводить с Командой: обсуждать дела на кухне, придумывать идеи на хакатонах, на еженедельных встречах узнавать новости других команд и обсуждать готовящиеся проекты. И это не говоря обо всех нерабочих моментах: отдыхе в спортзале или за столом для пинг-понга, донорстве крови, совместных интеллектуальных играх.

Очень скоро после ухода на удалёнку стало ясно, что в ближайшее время к привычной жизни мы не вернёмся. Нужно было оперативно адаптироваться к условиям новой реальности. Мы проводили опросы, читали чатики и делали всё, чтобы узнать, как мы можем помочь Команде безболезненно перейти на самоизоляцию. Начали с самых острых материальных потребностей: организовали доставку техники и вещей из офиса.

Переход на удалёнку случился почти мгновенно — забрать домой успели только ноутбуки и основные личные вещи. Однако далеко не все квартиры оказались хоть как-то приспособлены для домашнего офиса. Сидеть на табуретке за обеденным столом или решать вопросы лёжа в кровати — ещё куда ни шло, если речь о паре дней. Вот только долго в таком режиме не протянешь: заболит спина, да и настроиться на рабочий лад сложнее. Поэтому мы организовали доставку самых востребованных предметов из офиса — кресел и мониторов. Заодно передали пледы, блокноты, мягкие игрушки и другие мелочи — всё это помогло скрасить жизнь взаперти. Ведь из любимой кружки и чай вкуснее 😊

Мы научились упаковывать что угодно — и за время миграции не пострадал практически ни один предмет. Теперь мы чуть ли не по именам знаем всех сотрудников транспортных компаний, а в каждом офисе появился небольшой филиал почтового отделения. В итоге доставка необходимых вещей из офиса стала для сотрудников постоянной опцией.

Как искали

В срочном порядке пришлось адаптировать под удалёнку процессы найма и адаптации новых сотрудников. Интервью с соискателями мы начали проводить по видеосвязи, тестовые задания кандидаты выполняли дома самостоятельно, а для лайвкодинга мы использовали онлайн-редакторы.

Мы быстро приспособились к новому формату, у которого, конечно, оказались свои плюсы и минусы. Главное преимущество — скорость. Онлайн-собеседования можно организовать намного быстрее, чем офлайн. Новые сотрудники из других городов приступали к работе сразу, не тратя время на релокацию в Москву или Санкт-Петербург. Так некоторые команды перешли к распределённому формату работы и расширили географию потенциальных кандидатов. Всё техническое оборудование, приветственный набор и документы почти всегда доставляются новым сотрудникам домой в первый рабочий день.

Основной минус удалённого найма — смазанное восприятие человека во время интервью в видеоформате. Многим ребятам важно пообщаться вживую, чтобы был мэтч. А ещё некоторые интервью проходили некачественно из-за проблем со связью или звуком (дрель, плач ребенка, стройка за окном и так далее).

Как адаптировали

Мы понимали, что новичкам на удалёнке приходится сложнее — они оторваны от команды и не общаются вживую в офисе. Поэтому первое, что мы сделали, — подготовили очень подробные гайды для всех новых сотрудников и увеличили количество их встреч с HR.

В первый рабочий день мы проводим для сотрудников вводную встречу, на которой рассказываем про наши сервисы, процессы и внутренние сообщества. В них так много информации и интерактива, что этого оказывается вполне достаточно, чтобы скрасить время ожидания курьера с техникой. Также мы организуем для новичков два инструктажа по информационной безопасности и охране труда. Во время адаптации постоянно общаемся с руководителями, чтобы понимать, насколько комфортно для всех проходит процесс внедрения сотрудника в Команду.

О том, как перестраивали формальные внутренние коммуникации мы рассказывали в этой статье. Для неформальных адаптировали внутреннее сообщество VK Lectures. Раньше там были лекции для сотрудников, теперь — все развлекательные онлайн-активности. А чтобы название группы лучше отражало суть, заменили его на VK Isolation.

В организации онлайн-мероприятий исходили из запросов и потребностей. Далеко не всё «взлетало» и получалось так, как задумывали. Но мы экспериментировали, проверяли гипотезы и улучшали то, что оказывалось востребованным. Так мы сформировали классное онлайн-пространство для сотрудников, которое может оставаться активным и после самоизоляции. Рассказываем, что успели попробовать.

В начале удалёнки у большей части Команды почти до нуля упала подвижность: закрылись спортивные залы, бассейны и даже парки, всех просили оставаться дома и заказывать всё необходимое с доставкой. Мы стали пробовать форматы, которые помогли бы сохранить бодрость и хорошее самочувствие в период локдауна.

Начали с онлайн-занятий с приглашёнными тренерами — организовали их с помощью звонков ВКонтакте. Для этого расспросили Команду о направлениях, которые им больше всего интересны. Это оказались йога, растяжка и силовые тренировки. Подготовили расписание, опубликовали его в сообществе, потом там же размещали ссылки-приглашения на звонки. На каждую тренировку приходили от 3 до 10 человек. Записи мы сохраняли в группе — чтобы можно было размяться в удобное время. Многие выбирали этот вариант — количество просмотров постоянно росло.

А ещё мы попробовали восстановить в онлайне традицию, которая зародилась у нас в Доме Зингера: несколько раз в день встречаться и стоять в планке. Все друг по другу скучали, поэтому вначале желающих было много. Но через несколько недель стало ясно, что это не так весело, как в офисе, и эксперимент сошёл на нет.

В офисе нас очень выручали фрукты и снэки на общей кухне, но на удалёнке вопрос завтраков, обедов и ужинов каждый брал на себя. Тем, кто самоизолировался в больших городах, было проще — сотрудникам выделили промокоды на скидку в Delivery Club и Самокате, а те, кто уехал в маленькие города и на дачи, скучали по гастрономическому разнообразию. Поэтому мы попросили гуру готовки, заместителя руководителя модерации Катю Егорушкову, подготовить подробные лонгриды с картинками и инструкциями как готовить вкусные блюда — простые и посложнее, в том числе из любимых сериалов.

Когда тревожность на тему здоровья начала нарастать, мы провели несколько онлайн-встреч с врачом, который лечит пациентов от COVID-19. Для тех, кто оказался на удалёнке с детьми, организовали лекцию с психологом — он рассказал, как построить быт и работу в одном пространстве с другими членами семьи. Многие наши сотрудники столкнулись со сложностью распределения личного и рабочего времени, и иногда это приводило к переработкам и выгоранию. Мы позвали специалиста и организовали онлайн-лекцию на эту тему.

Во время самоизоляции всем остро не хватало общения. Через бота в нашем сообществе VK Isolation мы организовали Random Coffee — это такой формат случайных онлайн-встреч, на которых сотрудник может познакомиться с кем-то из команды. Идея зашла не всем — кто-то стал регулярным гостем, а кто-то так и не нашёл время, чтобы договориться о встрече. Тогда мы решили поэкспериментировать с Random Coffee не на двоих, а на троих, и количество регулярных встреч увеличилось. Пробовали и другие форматы — например, создали в Discord комнаты с названиями мест в офисах, по которым мы так скучаем, но эти комнаты не оказались так популярны.

Иногда «заходили»‎ совершенно неожиданные активности. Например, для обложки сообщества мы решили сделать скриншот видеозвонка. Закинули ссылку в наш флуд-чат и попросили заглянуть с включёнными камерами тех, кто сейчас свободен. В итоге все были так рады видеть друг друга, что ещё полчаса общались и не хотели расходиться, а те, кто опоздал, очень печалились и просили повторить. Оказалось, что простые форматы и чаты иногда работают лучше и эффективнее экспериментальных.

Несколько раз в год мы устраиваем внутри компании хакатон: сотрудники объединяются в команды, придумывают идеи фич и проектов, защищают их перед коллегами. Осенью мы смогли провести его в удалённом формате. Мероприятие не утратило ламповости и бодрости — команд собралось не меньше, чем в офисах. Проекты получились отличные — как в плане идей, так и по возможности реализации. А ещё мы опробовали новый формат — Фиксатон, командные соревнования по исправлению багов. Остались довольны результатами: и баги пофиксили, и призы вручили.

Ещё до пандемии у нас сформировалась традиция: раз в неделю в Москве и Санкт-Петербурге мы проводили небольшие тимбилдинги с ограниченным числом участников, которых определяли с помощью рандомайзера среди всех желающих. Эти встречи были самые разнообразные — от мастер-класса по гончарному или кузнечному искусству до соревнований по картингу и занятий на скалодроме.

Мы подумали, что пандемия — не повод отменять эту традицию, и перевели её в онлайн. Всё необходимое доставляли участникам на дом, а активность проводили по видеосвязи. Чего мы только не делали — собирали ночники в форме Персика и Супчика, пересаживали растения, проводили мастер-класс по стендапу, лепили из глины и мастерили праздничные венки. Мастер-классы делили по локациям — Москва и Санкт-Петербург, чтобы можно было оперативно организовать доставку всего необходимого. Для тех, кто разъехался по разным уголкам страны и мира, организовывали полностью онлайновые движухи: играли в«Квиз, плиз!»‎ и «Мозгобойню», ходили на виртуальные экскурсии по«чумному» Петербургу, слушали истории о доме Зингера и универмаге у Красного моста, пели в онлайн-караоке.

До удалёнки:

На удалёнке:

10 октября ВКонтакте отмечает день рождения. Все годы до пандемии мы праздновали его в Санкт-Петербурге — из разных городов приезжала вся Команда. Мы долго думали, как можем порадовать коллег, загрустивших на затянувшейся удалёнке. Остановились на душевных анимированных историях (рассказывали о них здесь) и подарках с пожеланием на будущее — чемодане, открытке-паспорте и дорожном несессере. Всё это в Команде восприняли очень тепло. Праздник удался!

Новый год мы праздновали, вдохновившись «Голубым огоньком» и Late Night Show. Украсили студию и организовали прямую трансляцию шоу, в котором приняли участие руководители разных направлений ВКонтакте. Ведущими стали Сергей Мезенцев и наша коллега Зера Черешнева. Мы чередовали прямой эфир из студии с ранее записанными роликами про разные команды, выводили на экран зрителей трансляции, вместе танцевали под песни «Дискотеки Аварии» и Uma2rman, которые выступали специально для нас.

23 Февраля и 8 Марта сотрудников ждал праздничный радиоэфир только для своих. Первое в истории Команды ВКонтакте онлайн-радио вещало весь день на виртуальной частоте 23,8 FM. Сотрудники сами составляли плейлисты с музыкой, вели эфир, делились новостями и устраивали розыгрыши призов. Слушатели могли дозвониться, пообщаться с ведущими и передать приветы. Выяснили, что многие из наших коллег могли бы сделать блестящую карьеру на радио!

2020-й показал нам, что компания может вполне эффективно работать в удалённом формате. Тем не менее многие сотрудники с нетерпением ждут открытия офисов — социализация всё ещё очень важна. За пандемию у многих стёрлась грань между личной жизнью и работой — всё это выливалось в выгорание. Таким сотрудникам мы предлагали длительные отпуска, из которых они возвращались порой даже раньше планируемого срока и продолжали работать.

Отношение к офису сильно изменилось. Некоторые компании уже заявили, что сотрудники могут остаться на удалёнке навсегда. Мы тоже начали принимать на дистанционный формат специалистов, которых раньше брали только в офлайн. Сейчас мы опрашиваем все команды о лучшем режиме: остаться на постоянной удалёнке, ходить в офис пару дней в неделю (гибридный вариант) или работать как до пандемии. Будем подстраиваться под пожелания и потребности сотрудников. У нас хорошо налажены процессы как для полной удалёнки, так и для стандартного трудового дня в опенспейсе. Поэтому сейчас мы активно прорабатываем второй вариант и подстраиваем под него рабочее пространство. Нам кажется, в постковидном мире именно гибридный формат станет наиболее востребованным во многих отраслях.