Пространства в TEAMLY: неограниченные зоны для совместной работы

– Подождите, клиенту же обещали бесплатную интеграцию?
– Какую ещё интеграцию? У нас в заявке этого нет.
– Продажи сказали, что это «в рамках сделки».
– А нам об этом кто должен был сказать?!

Привет, с вами Teamly, платформа для управления знаниями и обучения с AI-усилением. Рискнем предположить, что такой диалог знаком многим. Отдел продаж пообещал клиенту особые условия, а служба поддержки узнала об этом уже после подписания договора. В результате клиент разочарован, сотрудники тратят время на выяснение отношений, а выполнение обещанного тормозится. Как выстроить работу, чтобы подобного не происходило, расскажем далее.

На самом деле это не сотрудники плохо работают, просто задачи, документы и знания компаний хранятся в разрозненных сервисах – в таск-трекерах, облачных папках, таблицах и личных заметках сотрудников. Информация теряется между отделами, договорённости существуют «на словах», а единой картины нет ни у кого.

Современные платформы для совместной работы решают эту проблему, собирая всё в одной системе. Когда задачи, документы, отчёты, база знаний и коммуникации находятся в общем пространстве, согласование становится проще. Команды видят не отдельные фрагменты, а целостный контекст – кто что пообещал, на каком этапе находится работа и где зафиксированы ключевые решения.

В какой-то момент становится понятно, что без структуры дальше не поедешь. Именно здесь и появляется иерархия пространств: она помогает распределить работу по отделам и проектам так, чтобы все было под рукой.

Отметим, что наш сервис хорошо зарекомендовал себя среди тех, кто привык к функционалу Confluence, но срочно искал замену для своих команд.

Когда у каждого пространства есть своя роль, проще понимать, где зафиксированы договорённости и где лежат знания, к которым нужно вернуться позже. Такая логика хорошо масштабируется вместе с бизнесом и не разваливается по мере роста команды.

Документы, задачи, комментарии и обсуждения находятся рядом, поэтому информацией проще делиться – и внутри одного проекта, и между разными командами.

Исчезают споры в стиле «у меня была другая версия файла» или «я этого не видел». Это делает работу более прозрачной и помогает быстрее принимать решения – на основе актуальных данных, а не догадок. Без лишних уточнений и поиска информации по разным системам.

В Teamly пространство – это виртуальная область для совместной работы. Именно здесь команды создают страницы, базы знаний, задачи, собирают данные, а также хранят документы и связанные материалы. По сути, пространство – базовая единица организации рабочей среды.

Пространства нужны для того, чтобы разделять работу по проектам, отделам или направлениям. У каждого пространства своя логика и наполнение: где-то это регламенты отдела, где-то – план запуска продукта, а где-то – внутренняя база знаний или справочник по процессам.

Задачи, документы и обсуждения, относящиеся к одной работе, собираются в одном месте и сразу доступны всем участникам. Ничего не теряется в переписках, личных файлах или «временных» папках, о которых потом забывают.

Такой подход особенно помогает при масштабировании. Когда команд становится больше, документы и договорённости не расползаются по чатам и папкам, а остаются связанными с проектом и его контекстом.

Контент можно группировать и сортировать по разным параметрам – исполнителю, статусу, приоритету, тегам и другим свойствам. За счёт этого каждый настраивает пространство под свои задачи. Один и тот же набор данных может выглядеть по-разному для руководителя, исполнителя или аналитика – без копирования и лишних настроек.

В Teamly существуют общие и личные пространства – у каждого из них своя роль в работе команды.

Общие пространства предназначены для командной работы. Здесь собраны все ключевые элементы: задачи, документы, комментарии и договорённости. Например, у службы поддержки может быть своё пространство с базой знаний по продуктам, инструкциями и шаблонами ответов для операторов. Всё необходимое находится в одном месте и доступно всей команде.

Личные пространства работают иначе. Это зона «для себя», которая автоматически появляется у каждого пользователя. В ней удобно хранить заметки, личные списки задач, черновики и шаблоны, которые пока рано выносить в общее пространство.

Такое пространство можно настроить, чтобы видеть только свои задачи и проекты. Это помогает держать фокус на текущей работе и не отвлекаться на общий поток командных задач.

Возьмём HR-отдел. В Teamly уже есть шаблон HR-пространства, где удобно собирать информацию, связанную с наймом, онбордингом, обучением и не только.

В HR-пространстве в одном месте собраны регламенты адаптации, материалы для обучения и онбординга, списки сотрудников, планы развития. Есть шаблоны welcome-писем для новых сотрудников, инструкции по удалённой работе, планы ввода в должность и чек-листы на первые недели. Большую часть таких материалов можно найти в готовой библиотеке шаблонов.

HR выбирает нужные и настраивает их под процессы компании, превращая пространство в самостоятельный и актуальный источник правды для отдела.

При этом коммуникация с другими подразделениями становится проще: коллеги из смежных команд видят статьи, регламенты и ответы на вопросы, а совместная работа больше не требует отдельных согласований и пересылок файлов

Проектное пространство используют для работы над конкретной инициативой – например, запуском нового продукта или сервиса. В Teamly оно заменяет разрозненные папки, документы и переписки, собирая всю проектную работу в одном месте.

Такой формат помогает навести порядок в задачах и выстроить нормальное взаимодействие между командами. Разработчики, маркетологи, HR и другие участники работают в одном контексте: добавили документ, оставили комментарий, зафиксировали решение – всё остаётся внутри проекта.

В проектном пространстве удобно хранить ТЗ, технические и бизнес-документы, план запуска, а после релиза – протоколы встреч, отчёты и собранные выводы. Вся история проекта сохраняется и не распадается на отдельные фрагменты.

В любой момент можно увидеть текущий статус проекта и быстро подключить к работе новых участников.

По сути, это собственная рабочая зона, которую можно настроить под себя и не смешивать с командными проектами и общей нагрузкой.

Личное пространство удобно использовать не только для рабочих задач. Это место для планирования, заметок и организации повседневных дел – туда заходят не «по обязанности», а потому что там действительно удобно. Например, шаблон для планирования поездок.

Здесь можно вести список дел с ежедневными задачами и отслеживать их выполнение в привычном формате.

Кроме того, можно вести публичное портфолио: собрать лучшие проекты, резюме и кейсы, открыть часть страниц для общего доступа и делиться ссылками с работодателями или партнёрами.

Когда данных становится много, без нормальной настройки фильтров быстро начинается хаос. В Teamly для этого есть инструменты, которые помогают держать информацию в порядке.

В умных таблицах данные можно группировать и отбирать свойства по разным признакам: статусу, ответственному, тегам, приоритету, срокам и другим параметрам. За счёт этого вместо длинных списков получаются понятные рабочие срезы.

Сотрудник видит то, что ему нужно в конкретный момент. Это экономит время и снижает нагрузку – не приходится постоянно прокручивать и отсекать лишнее вручную.

Например, в таблице заявок поддержки можно за несколько кликов оставить только открытые обращения или посмотреть запросы от VIP-клиентов. В проектных задачах – вывести только приоритетные задачи текущего спринта и не отвлекаться на остальные.

Дополнительно Teamly поддерживает работу с тегами и метаданными. Задачам и документам можно назначать теги и потом находить нужные материалы по ним, не перебирая всё подряд и не полагаясь только на текстовый поиск.

В Teamly есть и AI-поиск: он отвечает на вопросы, опираясь на корпоративную базу знаний. А если нужно, поиск можно сузить – например, ограничить его конкретным проектом, отделом или типом данных. При этом учитываются права доступа, так что каждый видит только то, на что у него есть права.

Каждый сотрудник может настроить отображение данных под себя и сохранить удобные представления для повседневной работы.

Например, сделать отдельную вкладку «Мои задачи». Или собрать представление «Запросы клиентов за месяц», чтобы быстро видеть нужные обращения без лишних фильтров и ручных настроек.

Такие представления работают как быстрые переключатели: один клик – и перед вами нужный срез данных.

Руководитель видит общую картину и распределение нагрузки, а сотрудники работают в своих персональных трекерах, не отвлекаясь на задачи всей команды сразу.

Пространственная иерархия в Teamly задаёт понятную структуру работы. Отделы, проекты и личные зоны не существуют отдельно друг от друга, а составляют единую систему.

В результате у компании появляется единое окно входа в работу. Сотрудники понимают, где искать инструкции, как находить коллег, которые могут помочь по конкретной теме и какие задачи требуют внимания прямо сейчас.