Мерч к мероприятию: что заказать на конференцию, а что на выездной тимбилдинг
Одинаковый блокнот с логотипом на конференции и на выездном тимбилдинге — это выброшенные деньги. В первом случае он потеряется среди пачек раздаточных материалов, во втором — промокнет в рюкзаке после верёвочного курса. И хорошо, если промокнет, а не останется висеть на дереве.
На связи Михаил Глушенков, основатель агентства событий «Авентура». 16 лет в индустрии, четыре офиса от Москвы до Омска, больше сотни событий в год — от ужина на 30 человек до городского праздника на 10 тысяч. Разберу, какой мерч реально разбирают на конференциях, что переживает командообразование и как посчитать тираж, чтобы не остаться с коробками нерозданых кружек.
Содержание
Нажмите на нужный пункт, чтобы перейти к разделу:
Мерч на конференцию и сувениры для участников: в чём разница задач
Главная ошибка — думать, что мерч на конференцию и мерч на тимбилдинг решают одну задачу. Нет, это две разные истории с разными сценариями жизни одной и той же вещи. И если их перепутать, бюджет улетит в корзину вместе с сувенирами.
На конференцию человек пришёл за контентом и нетворкингом. К середине дня у него в руках уже пакет с раздаткой, блокнот от организаторов, визитки, буклеты. Сумка набита, рук свободных нет. Мерч здесь — не подарок, а скорее инструмент: то, что можно достать и использовать прямо сейчас. Зарядка, стикер-пак, ручка, бутылка воды, бейдж с креплением, которое не ломается. Всё лёгкое, компактное, решающее сиюминутную проблему.
На тимбилдинге — наоборот. Люди бегают, падают в грязь, тянут канаты, мокнут под дождём. Мерч — это форма команды, знак принадлежности. Футболки, худи, баффы, дождевики — то, что работает на сплочение и переживает активность. Участник в одинаковой футболке с соседом — уже не просто сотрудник, а часть группы.
Поэтому нельзя заказывать одно и то же на оба формата:
- На конференции футболка — мёртвый груз. Её положат в пакет, забудут в такси или отдадут ребёнку на дачу.
- На тимбилдинге ежедневник — абсурд. Его некуда деть во время верёвочного курса, и он просто промокнет или потеряется.
Проверка простая. Задайте себе один вопрос: что участник сделает с этой вещью через час после завершения события? Если ответ «выбросит», «забудет в номере», «положит на дальнюю полку» — не заказывайте. Лучше потратить бюджет на то, что человек унесёт с собой осознанно и будет использовать. В этом и есть разница между сувениром и мусором.
Брендированная продукция на конференцию: что реально разбирают
На конференции мерч — это не подарок, а рабочая лошадь. Участник сидит с ним весь день: записывает, заряжает телефон, пьёт воду, носит бейдж. Если вещь справляется с задачей — она уезжает с ним в сумке. Если нет — остаётся на стуле, и вы выбрасываете бюджет буквально в мусорный контейнер площадки.
Что реально разбирают, мы видим по своим событиям и по тому, что сами привозим обратно:
- Ручки — расходник, но дешёвую китайскую брать нельзя: перестаёт писать через час, и логотип на ней уже раздражает. Мы закладываем на ручку 80–150 рублей — это уже металлический корпус или нормальная гелевая.
- Блокноты А5 — лидер по «уезжаемости». Главное — твёрдая обложка, чтобы писать на коленке, и не меньше 40 листов. Тонкая тетрадка на скрепке умирает к обеду.
- Power bank — дорогой, но самый «спасибо-говорящий» формат. На 5 000–10 000 мАч, с коротким кабелем в комплекте. Его не забудут в зале, потому что он в этот момент заряжает чей-то телефон.
- Бутылка для воды — работает, если на площадке есть кулеры или станции с водой. Пустая бутылка без доступа к воде — это упрёк организатору.
- Бейдж-холдер с лентой — вещь, которую используют с первой минуты и до конца дня, а потом оставляют как сувенир. Недорого, но видно всем.
А вот что не разбирают: кружки с блюдцем, настольные наборы, большие пакеты и тяжёлые ежедневники формата А4+. Их некуда положить, лень нести, и они остаются в зале — мы это видим каждый раз когда организаторы пытаются "скреативить" с мерчом.
По нанесению: одна зона, один цвет. Логотип на ручке виден, когда ручка лежит на столе, — наносите вдоль корпуса. На блокноте — угол обложки. Не заливайте принтом всю поверхность: человек берёт с собой блокнот, а не рекламный щит.
И проверьте мерч на совместимость с деловым стилем. Нейтральные цвета — серый, тёмно-синий, графит, белый. Кричащий оранжевый блокнот в клетку с вашим логотипом на пол-обложки доедет до офиса и ляжет в ящик «когда-нибудь пригодится». А это уже не мерч, а напоминание о том, что вы не подумали о человеке.
Что заказать на выездной тимбилдинг: мерч, который переживёт командообразование
На тимбилдинге мерч либо надет, либо используется в процессе — третьего не дано. Если вещь лежит в рюкзаке, потому что неудобная или не по погоде, считайте, что вы её не заказывали.
Рабочий набор такой:
- футболки и худи — база. На них наносят логотип и номера команд, если делите людей на группы;
- банданы и кепки — спасают от солнца летом, а ещё это самый дешёвый способ визуально объединить команду;
- дождевики — обязательный пункт, даже если прогноз обещает ясное небо. Тонкие брендированные дождевики стоят недорого, а репутацию на выездном формате берегут отлично;
- термокружки и бутылки для воды — то, чем участники пользуются прямо на площадке, а не увозят в шкаф;
- рюкзаки или поясные сумки — если программа подразумевает перемещения между точками, без них люди распихают мерч по карманам и половину потеряют.
Погода — главный фактор. Даже летний тимбилдинг в Подмосковье может обернуться ветром и дождём, а зимний формат без шапок и перчаток с логотипом — это мёрзлые руки и испорченное впечатление от всей активности. Дешёвый хлопковый шарф за 150 рублей иногда работает лучше, чем худи за полторы тысячи, если на улице минус.
Отдельная боль — размеры. «Универсальный» размер худи — это, как правило, L, в котором мелким участникам неудобно, а крупным тесно. Вещь не надета — мерч не работает. Уточняйте размерную сетку заранее, хотя бы через форму регистрации или опрос в чате. Ошибка с размером на тимбилдинге стоит дороже, чем на конференции: там футболку можно спрятать в сумку, а здесь человек в ней бегает, прыгает и снимается на общие фото.
И главное: на тимбилдинге мерч работает на команду. Одинаковые футболки снимают барьеры между отделами и создают чувство «мы» быстрее, чем любой айсбрейкер. Но только если вещи удобные и не мешают двигаться. Ткань, которая натирает, кепка, слетающая при беге, или худи, в котором жарко через десять минут, — это анти-тимбилдинг. Участники запомнят не сплочение, а то, как им было некомфортно в вашем мерче.
Тираж и остатки: как не заказать лишнего и не остаться без мерча
Тираж считаем от числа зарегистрированных, а не от того, сколько людей «вроде бы собирались». Дальше добавляем запас: 5–10% на замену, порчу и неожиданных гостей. Для открытых мероприятий, куда люди приходят без жёсткой регистрации, запас увеличиваю до 15% — на конференции всегда всплывает десяток-другой тех, кто «просто зашёл послушать».
Главная ловушка — округлить вверх «на всякий случай». Звучит безобидно: ну закажем на 50 штук больше, вдруг пригодятся. На деле остатки — это мёртвые деньги, которые лежат на складе и занимают место. Причём лежат долго: мерч с датой мероприятия или тематическим принтом через месяц уже никому не нужен.
Лучше заранее договориться с подрядчиком о допечатке. Нормальный поставщик держит макеты в работе и может догнать партию за несколько дней, если речь о стандартных позициях — блокнотах, ручках, шопперах. Да, допечатка дороже основного тиража за единицу, но это дешевле, чем сотня невостребованных кружек.
Формат тоже влияет на расчёт. На конференции часть мерча разбирают не все: кто-то не дошёл до стойки, кто-то взял только блокнот и ручку, а бутылку оставил. На тимбилдинге — обратная ситуация: разбирают почти всё, но потери случаются на активностях. Футболка порвалась на верёвочном курсе, кепка улетела в реку, полотенце ушло на укрывание от дождя и не вернулось.
Отдельно продумайте, что делать с остатками. Универсальные позиции без дат и привязки к теме события — блокноты, пауэрбанки, термокружки — спокойно уезжают в офис и раздаются сотрудникам. Тематический мерч с символикой прошедшей конференции можно передать HR-отделу или оставить как сувениры для партнёров. Но не держите на складе «до лучших времён»: эти времена не наступают, а коробки занимают место, которое стоит денег.
Сколько закладывать по срокам: от макета до коробок
Сроки в мерче — это то, что заказчик вспоминает в последнюю очередь. И зря: именно здесь чаще всего закладывают мину замедленного действия. Макет лежит у дизайнера, согласование идёт по кругу, а до события остаётся две недели. Дальше начинается телефонный поиск «кто сделает за три дня» и цены, от которых хочется закрыть ноутбук.
Расскажу, как мы планируем сроки в магазине корпоративных подарков Avgifts.ru, когда ведём заказ под конкретное событие.
- Дизайн и согласование макета: 3–5 рабочих дней. Сюда входит не только отрисовка, но и утверждение у всех, кто имеет право голоса. Если брендбук готов и макет типовой — можно уложиться в день. Если логотип надо перерисовывать под конкретное изделие или вышивку — смело закладывайте пять. Главное правило: не начинайте с «нужно было вчера». Срочность в нанесении — это всегда наценка, иногда в полтора-два раза.
- Производство с нанесением: 7–14 рабочих дней для типовых позиций. Это блокноты, ручки, термокружки, шопперы, пауэрбанки — всё, что есть на складе и ждёт только вашего логотипа. Индивидуальные изделия — от трёх недель: разработка формы, согласование образца, производство, нанесение. Если хотите керамику нестандартной формы или рюкзак со своими размерами — закладывайте месяц, и это без форс-мажоров.
- Доставка и сортировка: 1–2 дня до события. Мерч должен приехать на площадку заранее, чтобы его успели разложить по пакетам участников или по зонам выдачи. В день мероприятия логистика и так перегружена, добавлять к ней приёмку коробок — плохая идея.
- Буфер на непредвиденное: 5–7 дней. Брак при нанесении, задержка производства, не тот оттенок пантона, потеря партии транспортной компанией — за 16 лет в индустрии я видел всё. Буфер — это не паранойя, а страховка.
Если сроки совсем горят — выбирайте только складские позиции без индивидуальной упаковки. Быстро — значит просто: одна позиция, один цвет нанесения, стандартная коробка. Любое усложнение в сжатые сроки — это риск получить брак и ехать на событие с пустыми руками.
Где обычно ошибаются с тиражом и логистикой
Самая частая ошибка — заказывают много дешёвых безделушек вместо меньшего числа полезных вещей. Логика «пусть каждый унесёт пакет сувениров» работает против вас: пять брелоков по 40 рублей разойдутся хуже, чем одна нормальная ручка за 200. После мероприятия эти брелоки осядут в ящиках столов или сразу в мусорке у выхода. Лучше одна вещь, которой реально пользуются, чем пять, которые выбрасывают.
Вторая ошибка — макет не проверяют на реальном изделии. Логотип, который красиво смотрится на экране, может превратиться в кашу на ткани или оказаться нечитаемым на ручке диаметром 8 миллиметров. Особенно коварны мелкие детали: тонкие линии, градиенты, текст меньше 6 кегля. Всегда запрашивайте у подрядчика фото тестового образца с нанесением до запуска тиража. Это занимает пару дней, но экономит весь бюджет.
Третья — мерч привозят в последний момент. Курьер приезжает за час до открытия регистрации, и оказывается, что коробки надо распаковать, рассортировать по размерам, собрать наборы, разложить по пакетам. На конференции на 300 человек это минимум два-три часа работы. Если мерч пришёл за день — вы успеваете спокойно всё разложить и проверить брак. Если за час — получите очередь на регистрации и нервную команду.
И четвёртое — забывают про упаковку. На конференции пакет с логотипом — часть мерча: участник идёт с ним по залу, фотографируется, кладёт туда раздаточные материалы. Это бесплатная реклама на весь день. На выездном тимбилдинге обычные бумажные пакеты умирают за час: дождь, роса, костёр, байдарки. Нужны влагозащитные мешки или хотя бы плотные зип-пакеты. Стоят копейки, но спасают и мерч, и впечатление.
Коротко: пять правил мерча, который не выбросят
Пять правил, которые я вывел из десятков мероприятий и гор нераспроданного мерча.
- Сначала решите, кому и зачем дарите. Мерч работает не когда он дорогой, а когда им реально пользуются. Пока нет ответа «этот блокнот человек положит в сумку и достанет на следующей встрече» — не открывайте каталог.
- На конференцию — компактное и деловое. Блокнот, ручка, зарядный кабель, флешка. Всё, что уезжает в ручной клади и не ломается по дороге. На тимбилдинг — прочное и погодоустойчивое: футболки, худи, термокружки, дождевики. То, что переживёт верёвочный курс и внезапный дождь.
- Тираж считайте от реальных регистраций, а не от «вдруг придут больше». Практика показывает: на конференцию приходит 70–85% зарегистрированных. Запас делайте 5–10%, не больше. Остатки потом лежат на складе и жгут совесть.
- Минимум 10 рабочих дней на производство, и это без учёта согласования макета. Плюс буфер на брак нанесения и доставку. Если мерч нужен «послезавтра» — вы уже выбираете не из того, что подходит, а из того, что успевают привезти.
- Логистика — это половина мерча. Проверьте, кто принимает коробки на площадке, куда их ставить, кто раздаёт. Красивый мерч, который пролежал в подсобке до конца мероприятия, — это не мерч, а утилизация с логотипом.
А у вас были случаи, когда мерч остался неразобранным? Что это было и куда вы его дели?
Если нужен мерч к событию или на Новый год — каталог с расчётом нанесения на сайте магазина корпоративных подарков Avgifts, звоните +7 (499) 346-83-99 или пишите на info@avgifts.ru.