Разъезды или командировка: где проходит граница и почему ошибка обходится дорого

Менеджер по продажам с утра до вечера ездит по клиентам. Сервисный инженер чинит оборудование на объектах в соседних городах. Курьер вообще не бывает в офисе. Вопрос «это командировки или нет?» кажется формальным, но от ответа зависит, какие документы оформлять, сколько платить сотруднику и как облагать выплаты налогами.

Ошибиться можно в обе стороны. Если оформлять ежедневные разъезды как командировки, бухгалтерия утонет в приказах и авансовых отчётах. Если не оформить командировку там, где она нужна, сотрудник вправе потребовать суточные и средний заработок, а проверяющие доначислят налоги.

Разберёмся, чем отличаются эти режимы, как правильно закрепить разъездной характер работы и в каких случаях «разъездного» сотрудника всё равно нужно отправлять в командировку.

Командировка — поездка по распоряжению работодателя на определённый срок, чтобы выполнить поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). С 1 сентября 2025 года порядок её оформления и оплаты регулирует Положение, утверждённое постановлением Правительства № 501.

Разъездная работа — режим, в котором поездки и есть сама работа. Расходы таким сотрудникам возмещают по ст. 168.1 ТК РФ. Чёткого определения в законе нет, поэтому список разъездных должностей компания составляет сама. Минтруд описывает разъездную работу так: сотрудник постоянно работает за пределами организации и при этом может каждый день возвращаться домой (письмо от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714).

Статья 166 ТК РФ прямо говорит, что служебные поездки разъездных работников командировками не являются. Из этого вытекают четыре ключевых отличия:

Если должность становится разъездной для уже работающего сотрудника, условие вносят допсоглашением. Когда изменение идёт по инициативе работодателя из-за изменения организационных или технологических условий труда, сотрудника предупреждают письменно минимум за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

И отдельное предостережение: не стоит оформлять постоянные разъезды через договор ГПХ. При проверке такой договор могут переквалифицировать в трудовой.

По ст. 168.1 ТК РФ разъездному сотруднику компенсируют:

С 2024 года суточные разъездных работников облагаются по тем же правилам, что и командировочные: НДФЛ и страховые взносы не начисляются в пределах 700 рублей в день при работе в России. Для зарубежных поездок с 2025 года необлагаемый лимит по НДФЛ составляет 3 500 рублей в день (закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ). По страховым взносам источники расходятся: часть справочных систем по-прежнему называет лимит 2 500 рублей, так что этот момент лучше сверить с бухгалтером.

Всё, что выше лимитов, облагается НДФЛ и взносами. Есть тонкость с датой получения дохода: правило «последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт» действует для командировочных суточных, но не для разъездных (письмо Минфина от 26.01.2024 № 03-04-06/6169).

Эти выплаты не облагаются НДФЛ и взносами в пределах сумм из локального акта, если расходы подтверждены документами: билетами, чеками, путевыми или маршрутными листами. Без подтверждения можно выплачивать только суточные.

Важно не путать компенсации с надбавкой «за разъездной характер». Фиксированная доплата к окладу — это часть зарплаты, и облагается она в обычном порядке.

Условие есть только в должностной инструкции. Разъездной характер должен быть в трудовом договоре или допсоглашении, иначе компенсации трудно защитить при проверке.

Не определена территория. Формулировка «разъездной характер работы» без географии не отвечает на вопрос, где кончаются разъезды и начинается командировка. Это самый частый повод для споров с сотрудниками.

Нет локального акта о компенсациях. Освобождение проезда и жилья от НДФЛ и взносов привязано к размерам, которые установлены во внутренних документах. Нет документа — нет оснований не облагать выплаты.

Компенсации заменили надбавкой. Фиксированная доплата «за разъезды» не отменяет обязанность возмещать фактические расходы и облагается как зарплата.

Не оформили командировку. Разъездной сотрудник — не значит «никогда не командируемый». Об этом подробнее ниже.

Всё решает территория из трудового договора. Поездки внутри неё — обычная работа, ничего дополнительно оформлять не нужно. Если же сотрудника направляют на определённый срок в регион или город, которого нет в списке, это командировка. Оформляют её по общим правилам: приказ, средний заработок, суточные, оплата проезда и проживания по Положению № 501.

То же касается задач, которые выходят за рамки обычной трудовой функции. Пример: торговый представитель, который ездит по точкам в своём регионе, отправляется на отраслевую выставку в другой город.

Отдельный момент касается иностранных сотрудников: работающий по патенту в большинстве случаев может трудиться только в регионе, где патент выдан. Разъезды за его пределы стоит заранее согласовать с юристом.

Разъездной режим подходит тем, для кого поездки — часть ежедневной работы: курьерам, торговым представителям, выездным инженерам, монтажникам, водителям-экспедиторам. Один раз оформив документы, компания избавляется от приказа на каждую поездку и сама определяет размер компенсаций.

Командировки остаются правильным выбором во всех остальных случаях: когда офисный сотрудник едет на переговоры, выставку или в филиал, а также когда разъездной работник выезжает за пределы своей территории.

И в том и в другом случае отчётность заметно упрощается, если оформлять билеты и проживание сразу на компанию, а не собирать потом чеки по всем сотрудникам.