Как обустроить офис для работы в гибридном режиме: опыт команды Easy

С начала пандемии удаленка и гибридный формат стали новой реальностью, причем удобной не только сотрудникам, но и экономически выгодной самому бизнесу. Офисные площади и затраты на них сильно сокращаются за счет уменьшения закрепленных за сотрудниками мест. А сами работники формируют новую этику пользования общими зонами.

До 2020 у нас было два офиса и команда EASY приходила на работу каждый день, сейчас же расклад такой:

Поэтому мы закрыли один офис и теперь экономим сундук денег каждый месяц 🤓 Но для нового режима работы нужно было улучшить и доработать офисное пространство.

Если у вас она есть, то подумайте в сторону облачных решений. У дата-центров есть одно, но очень весомое, преимущество — бесперебойная работа.

По статистике, в офисе хотя бы раз в полгода-год отключается электричество и интернет. Поэтому мы изначально пошли по наиболее современному и стабильному варианту пути.

Архив — боль любой компании, которая по закону обязана годами хранить тонны макулатуры. Для бумажного архива можно снять склад, но нам пока что хватает своих площадей в офисе.

Лайфхак 1: не снимайте под архив подвалы и нижние этажи домов — их может затопить.

Лайфхак 2: избегайте помещений на бывших производственных площадках или рядом с общепитом, если не хотите, чтобы документы стали чипсами для крыс.

Лайфхак 3: снимайте помещение с круглосуточным доступом и как можно ближе к офису.

В гибридном режиме важно соблюдать график работы и правила.

У нас такие:

Сотрудники одного отдела или смежных специальностей приходят в офис в определенные дни. Например, отдел маркетинга выходит в понедельник и четверг. Если кому-то из продажников, например, нужно обсудить дела с маркетологом, они знают, в какой день забронировать себе рабочее место.

Тут, конечно, up to you — вариантов масса. Предложите коллегам самим выбрать мебель или цвет стен, например. Мы поставили в общей зоне хоккей, диванчики для отдыха, большой телевизор, кофе и все такое — хотели сделать максимально уютно и по-домашнему.

Ещё люди с большим удовольствием будут ездить в офис, если он удобно расположен. У нас рядом метро, МЦД и есть где вкусно пообедать. В большом городе транспортная доступность офиса и инфраструктура — решающий фактор.

За последние лет 5-10 все больше компаний уходят от рабской системы контроля. Теперь от сотрудников не требуют отчитываться за минутное опоздание, например. Но контроль должен быть какой бы суперсовременной, продвинутой и бирюзовой ни была бы компания.

Сделать это можно мягко и экологично — заведите коллег в сервис управления проектами. Да, вы вряд ли сможете следить, кто опоздал, а кто пришел вовремя. Зато всегда будете в курсе результативности: кто успел выполнить задачи в спринте, сколько лидов принес, сколько продаж выполнил. Это же важнее для бизнеса.