Как сэкономить на аренде офиса в Москве

Ни для кого не секрет, что аренда офиса является весьма существенной статьей расходов, особенно в условиях повысившегося в 2019 году налога на недвижимость и НДС. Как же оптимизировать расходы на аренду офиса в Москве?

Казалось бы, самый просто способ сэкономить на офисной аренде - просто найти помещение подешевле. Однако, тут не все так просто. Затраты на переезд могут оказаться гораздо выше ожидаемых, а новое помещение и новый арендодатель могут порадовать не самыми приятными сюрпризами.

Итак, имея желание сэкономить на аренде, прежде всего оцените, какой и насколько нужен офис вашей компании. Возможно, от большой дорогой аренды в центре можно и отказаться, разместив сотрудников по разным зданиям. Для тех работников, которые общаются с клиентами, снимите небольшой офис класса А или В+ в удобном районе, для всех остальных можно арендовать офис попроще и поближе к МКАД.

Разберитесь, насколько необходимо присутствие всех ваших сотрудников в офисе. Возможно, какую-то часть трудящихся целесообразно перевести на удаленную работу, тем самым избавившись от необходимости в больших офисах. Также можно организовать виртуальный офис, снабдив сотрудников всем необходимым для работы "на выезде".

Если в вашей компании совсем мало сотрудников, а общение с клиентами чаще всего происходит в формате онлайн, то неплохим решением для организации офиса будет аренда обычной квартиры с нужным количеством комнат. У этого варианта есть свои однозначные преимущества, например, удобное расположение и наличие кухни. Также аренда квартиры может помочь сэкономить на коммунальных платежах. Откровенными минусами размещения офиса в квартире являются частые встречи с соседями и, возможно, недостаточное количество парковочных мест.

Также если вашему бизнесу не требуется офис представительского класса, то можно рассмотреть помещения подвалов и цокольных этажей в жилых домах и административных зданиях. Офисы в таких местах обычно отличаются не только умеренной арендной платой, но и удобным расположением недалеко от метро.

Если внутреннее "убранство" офиса находится в довольно плачевном состоянии и вызывает острое желание сделать ремонт, попробуйте договориться с арендодателем о проведении ремонтных работ в счет нескольких месяцев арендной платы.

Если ваш бизнес стал неотделим от конкретного помещения, предложите владельцу офиса долю в вашем деле.

Рассмотрите вариант аренды коворкинг-пространств. Вы можете снять рабочие места на совсем небольшой срок вплоть до одного дня, а можете воспользоваться более долгосрочным съемом. Обычно коворкинги имеют отлично оборудованные рабочие зоны, повышающие эффективность работы сотрудников. Например, московский коворкинг StanGher предлагает удобные рабочие места с эргономичными креслами и полным техническим оснащением. Немаловажным является наличие кабинетов-переговорных, снабженных всем необходимым для успешной групповой работы, и комфортных зон отдыха.

Коворкинг является отличным решением для новых проектов, находящихся в стадии тестирования, и для проектов с ограниченным жизненным циклом. Коворкинги позволяют быстро запустить рабочие процессы и не потребуют много времени при расторжении отношений.

Выбирайте пространства с "умной" планировкой. Грамотная организация офисного помещения позволит заметно сократить растраты на аренду. Open-space вместо классической кабинетной планировки позволит обеспечить удобными рабочими местами на 30% больше сотрудников. Открытая планировка не только объединяет сотрудников, но и позволяет гораздо быстрее и эффективнее решать групповые вопросы. Также руководитель сможет контролировать работу всего коллектива не выходя из кабинета.

С особым вниманием отнеситесь к организации рабочих пространств в арендуемом офисе. Оптимальная планировка рабочего места дает возможность снизить годовые расходы на аренду на 20-30%.

Рассмотрите возможность отказа от некоторых помещений. К примеру, можно существенно сэкономить, перейдя на электронный документооборот и упростив бухгалтерию. Благодаря электронному хранению потребность в помещениях под архив сразу исчезает.

Если же у вас есть свой постоянный офис, который полностью устраивает, попробуйте договориться с арендодателем о льготах или снижении арендной платы. Тщательно подготовьтесь к разговору, не поленившись ознакомиться с аналитикой по рынку коммерческой недвижимости. На данный момент в Москве пустует почти два миллиона квадратных метров площади классов А и В. В беседе уповайте на то, что арендодателю гораздо проще и выгоднее пойти с вами на компромисс, чем потерять постоянного арендатора и, как следствие, понести убытки.

Также если вы не хотите менять привычный офис, но по каким-то причинам не используете часть арендованной площади, сдайте её (с согласия арендодателя, разумеется) в субаренду. Это отличный способ остаться в привычном удобном месте, снизив при этом затраты на аренду.