Как выбрать офис и не сойти с ума

Поиск офиса — нервное занятие. Хуже только офисный ремонт.
Как договориться с арендодателем о скидке, какие мелочи влияют на планировки и как не сойти с ума во время ремонта? Спойлер: это возможно. Мы в Ключе делаем офисы, коворкинги и штаб-квартиры для бизнеса любого формата, так что это знаем точно. Рассказываем, что и как.

Мне никогда не приходилось искать офис. Как подойти к выбору идеального рабочего пространства для своей команды?

Для начала разминка. Представьте себе район и здание, куда вы хотите приезжать каждый день. Это старинный особняк на Чистых прудах или большой бизнес-центр на севере Москвы? Хотите офис с готовым ремонтом или уже придумали свои планировки? Посмотрите на ЦИАНе, сколько может стоить аренда в том районе и по тем параметрам, которые вы для себя определили.

Отлично. Информацией вы уже владеете, а вот офисом пока нет. Не надо стесняться искать офисы в фейсбуке — оставляйте посты в духе «Ищу офис, посоветуйте» в тематических группах или у себя на странице. Смотрите, где снимают офисы компании, которые близки вам по духу. Если поиски затянулись и не помогает даже ЦИАН — обращайтесь к брокерам.

Нашли! Можно въезжать?

Стоп-стоп. Даже если вам кажется, что вы нашли идеальное помещение с ремонтом — не успокаивайтесь, проверьте буквально все щели (в прямом смысле). Для начала нужно провести детальное обследование вентиляции, инженерных систем, коммуникаций и проводки. Вам не обязательно разбираться в строительных нюансах: достаточно доверить это дело специальным фирмам.

У наших друзей был такой случай: они въехали в офис мечты со свежим ремонтом, но чуть позже оказалось, что всё здание поражено грибком. В будущем это могло бы обернуться для арендаторов серьёзными проблемами со здоровьем, вплоть до заболевания астмой. Мораль тут одна: подписывайте договор только после обследования здания — так вы точно будете уверены в состоянии офиса и не попадёте на незапланированный ремонт.

А можно поторговаться при выборе офиса? И почему на одной и той же улице, буквально в 20 метрах друг от друга, похожие офисы могут так сильно различаться по цене?

Даже при выборе офисов у нас часто преобладают эмоции, а не логика. Вот я увидел этот офис на Кузнецком Мосту и влюбился: тут огромное окно во весь этаж, много света, стильный ремонт. За возможность работать в офисе мечты я могу и переплатить — и пусть в соседнем здании сдают похожее помещение на 20 тысяч дешевле, но без этого красивого окна.

Казалось бы, Москва переполнена офисами. Но качественно сделанных среди них не так уж много. Лендлорды отлично это понимают и, обладая хорошим помещением, чувствуют себя вправе поставить такую стоимость, которая будет несоизмеримо больше потраченных на него вложений.

Наконец нашли нужное помещение. Как приступить к ремонту и отделке?

В первую очередь, спросите совета своих знакомых, которые уже делали ремонт. Посмотрите фото готовых офисов, которые вам нравятся — например, в рубриках «Штаб-квартира» или «Офис недели» на vc.ru. Обычно там указывают бюро, которые занимались стройкой. Отправьте каждому из них своё ТЗ — там вы в свободной форме опишете, каким хотите видеть ваш будущий офис. В ответ вам пришлют коммерческое предложение. Сравните их по цене и срокам.

Наиболее сильным подрядчикам с хорошими кейсами (и как правило — самым дорогим) напишите примерно следующее: мне нравятся ваши проекты, я хотел бы, чтобы мой офис сделали вы. Но у меня есть ещё несколько интересных предложений от других компаний, более выигрышных по цене. Если вы готовы немного скинуть по цене, то я, конечно, с вами. Как правило, это работает.

Часто встречается такая ошибка: люди нанимают дизайнеров и параллельно начинают стройку. Не стоит приступать к работам на площадке без дизайн-проекта: всё может измениться в процессе стройки, и тогда стоимость вырастет в разы. Потеряете нервы, время и деньги.

Есть какие-нибудь детали, на что стоит обратить внимание в дизайн-проекте?

1. Расскажите подрядчикам и дизайнерам про своих сотрудников, которым предстоит работать в этом офисе. Сколько их, как они друг с другом взаимодействуют? Кто из них любит работать в тишине, а кто часто выходит покурить? Вы удивитесь, но даже такие мелочи могут существенно повлиять на планировки.
2. Допустим, у вас в компании 100 человек, но в течение года вы собираетесь вырасти до 120. Учитывайте эти прогнозы в планировках.

3. Спросите у своих сотрудников, чего они хотят. Кто-то не может работать без настольной лампы, а кому-то важнее выход на улицу рядом с рабочим местом, чтобы выходить курить и никому не мешать.

Посмотрите, кто носит еду с собой, а кто ходит обедать в кафе — чтобы понять, сколько холодильников вам понадобится в офисе.

Обязательно дайте эти комментарии дизайнеру. Если он адекватный (а мы надеемся именно на это), он обязательно учтёт в проекте весь фидбэк с холодильниками и планировками.

В любом, даже самом небольшом офисе должны быть лаунж-зоны, комнаты для переговоров. Полноценная кухня, где можно спокойно расположиться и поесть. Иногда вместо кухни в офисах делают тесный закуток на полтора метра, и несчастные сотрудники вынуждены уходить есть на рабочих местах. Не надо так.

Санузлы предпочтительно разделять на мужские и женские. Если закрыть глаза на СНИПы и ГОСТы, можно обратиться к универсальной формуле — по одному туалету на каждые 30 человек. Практика показывает, что этого достаточно.

Для поддержания в офисах work-and-life balance мы советуем делать мягкие зоны отдыха с книгами, небольшие скайп-переговорные, где люди могут вести приватные беседы по работе и с близкими. Душевые — чтобы взбодриться ближе к вечеру или после дневных занятий спортом.

Незаметная, но важная вещь — локеры, небольшие шкафчики на замке для личных вещей. Во-первых, это вселяет чувство безопасности тем сотрудникам, кто не хотел бы оставлять в опенспейсе дорогой макбук. Если вечером важное совещание, из локера можно в любой момент достать костюм, а до этого ходить в удобной футболке и джинсах. Маленький локер — ценное вложение в общее ощущение рабочего пространства у сотрудников: вот у нас офис крутой, у других нет такого.

А теперь про подводные камни.

В один прекрасный день вы обнаруживаете, что забыли про мебель. То есть в дизайн-проекте она есть, но заказать её никто не подумал. Оказывается, что нужные вам столы нужно ждать три месяца — а заезжать вы хотите уже завтра. Приходится брать то, что есть в наличии, из-за чего рушится вся дизайн-концепция офиса. Мы предупредили: мебель сложно искать и ещё сложнее ждать. Просто помните про это.

Ещё люди часто забывают про уборку в офисе. Вернее, про то, что весь необходимый для неё инвентарь нужно где-нибудь хранить. В этом техническом помещении вы можете также разместить склад для мебели и расходные материалы. Кстати, про расходники: подумайте о том, чтобы отделять принтеры от рабочей зоны, где сидят люди. Про это не говорят, но запах запекающихся чернил — вреднее сигаретного дыма. Позаботьтесь о здоровье своей команды.

Помните, что экологичные строительные материалы (кирпич, дерево) полезнее искусственных, в состав которых входят асбест и стекловолокно.

Инвестируя в продуманное смарт-пространство для работы, вы по большому счёту экономите на зарплатном фонде. Например, вы предлагаете тимлиду работу за 150 тысяч, когда в компаниях-конкурентах могут платить и все 200. Но у этой компании офис в стандартном БЦ: с офисной столовой на первом этаже, грозной охраной, резким светом и белыми потолками «армстронга». Сравнивая разные варианты рабочих пространств, будущий сотрудник зачастую выберет тот офис, где ему будет комфортнее находиться.

Что нужно заложить в бюджет?

Есть простая формула. Стоимость обследования здания + разработка дизайн-проекта + демонтаж, если нужен + строительные материалы + мебель. В общем бюджете допустима погрешность ± 10−15%.

Если не укладываетесь в бюджет — смело сокращайте расходы на дизайн, но не жертвуйте качеством инженерных коммуникаций. Каким бы красивым ни был офис, в первую очередь он должен быть функционален. Грубо говоря, в нём не должно течь с потолка.

А теперь — блок-схема! Все же любят блок-схемы?

Если опускаются руки при таком раскладе — есть выход. Просто переложите все хлопоты на компании, для которых подбор и превращение помещения в смарт-офис — это ежедневная работа.

Такие команды хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите. А также: не будете мучаться с выбором помещения, юридической чистотой сделки, аналитикой работы компании и продуманной планировкой пространства. Сколько нужно расходных материалов, как сделать так, чтобы каждый квадратный метр эффективно работал и не простаивал зря — всё исследуют за вас. А ещё у таких компаний есть доступ к большим скидкам от подрядчиков и производителей материалов.