Расширяем офис в два раза: согласования, нервы, комфорт сотрудников

Рассказывает digital-продакшн Finch.

В закладки

Привет, меня зовут Саша, я HR&PR в компании Finch. Мы создаём мобильные приложения для крупных брендов вроде ТНТ, «Спартака» и «Столото». За два года наш штат вырос в два раза, поэтому в июле 2019 этого года мы открыли новую часть офиса. Рассказываю, как мы организовали ремонт, чтобы сделать жизнь сотрудников приятнее.

Как было раньше

Мы работаем рядом с «Электрозаводской», у нас свой двухэтажный офис с двориком и двумя входами. До ремонта наш офис выглядел так:

  • Комната Android-отдела.
  • Комната iOS-отдела.
  • Комната бэкенд-отдела (она же бэкарня).
  • Комната фронтенд-отдела.
  • Переговорка.
  • Кухня.
  • Два туалета с душем.
  • Комната директоров.

Во дворе у офиса растёт сирень, поэтому весной здесь особенно красиво

Всего в распоряжении было 300 м². В 2016 году, когда мы только переехали в этот офис, это была отличная площадь — тогда у нас работало 25 человек. Хотя уже тогда мы задумывались: «А куда мы будем двигаться дальше?». Ведь мы не планировали сокращать темпы роста, и хотелось обеспечить всем новым сотрудникам комфортные рабочие места.

Поэтому ещё на этапе выбора этого офиса мы думали на перспективу. То здание, которое мы в итоге присмотрели, было в этом смысле очень удачным — в нём было две части, подходившие нам по размерам и пригодные для аренды.

В одной была студия балетного танца, с пилонами на втором этаже и стенкой для растяжки на первом. В другой не было ничего — просто бетонные блоки. Тогда мы решили, что возьмём часть со школой, а ту, пустую, будем иметь в виду на будущее.

Спустя два года после того как мы поселились в этом офисе, нам пришлось вспомнить про вторую половину здания. На тот момент штат составлял больше 40 человек и продолжал увеличиваться, а это значило, что надо либо расширяться на текущем месте, либо искать новое помещение.

Второй вариант отпал сразу — было жалко переезжать. На то было три причины:

  • Мы уже вложили в ремонт этого офиса 10 млн рублей и много сил: покрасили стены, повесили картины и ковры, сделали кухню и уголок отдыха.
  • Большинство сотрудников специально сняли квартиры рядом с офисом, чтобы не тратить несколько часов на дорогу. Переезд был бы неудобен для ребят.
  • У нас была невысокая арендная плата — 1000 руб за 1 м². Во столько же нам обходился старый офис на Фридриха Энгельса с советскими стенами, бабушкиными жалюзи и странным освещением. Просто сравните.

Но просто так, с ходу, было трудно принять решение — объём работ в новом офисе был запредельный. Помещение простаивало все эти два года, и там не было даже чернового ремонта, но зато кто-то начал делать тёплые полы — была связка труб, залитая цементом с щебёнкой.

​Старый офис
​Новый офис

Нужно было много всего вывезти, разбить цементные блоки, согласовать все действия с владельцами. Мы думали, думали, думали и в итоге начали работы где-то спустя полгода — в декабре 2018 года.

Согласование и проектирование

У нашего офиса есть одна проблема — он находится в жилом доме. Из-за этого возникает множество ограничений. Например, нельзя вести какие-либо работы в промежутках с 19 вечера до 10 утра и с 13 до 16. Это сильно тормозило дело, так как, грубо говоря, у нас было только полдня на ремонт.

Вдобавок часы ремонта приходились на время, когда проходит большая часть встреч в офисе — поэтому приходилось иногда переносить работы на другие дни, чтобы не мешать сотрудникам.

Офис в жилом доме — это и кайф, и боль одновременно. С одной стороны, нет никаких шумных соседей или странных компаний поблизости, с другой стороны, ограничений настолько много, что иной раз думаешь: «А оно тебе нужно?».

Большая часть наших работ была связана с тем, что нужно было сделать отверстия: в стенах, полу, потолке. Особенно важно было сделать проход на втором этаже, чтобы люди могли спокойно передвигаться, а не блуждать по офису, как по лабиринту.

Поэтому самый первый и самый тяжёлый квест, с которым мы столкнулись, — общение с управляющей компанией. Это такой монстр, с которым нужно согласовывать любой чих, и всё усложняется тем, что с его стороны нет никакой заинтересованности.

Наш генеральный директор очень долго выходил на лиц, которые могли бы нам как-то поспособствовать во всех этих согласованиях. В итоге весь процесс переговоров наложился на новогодние праздники.

Пока согласовывали проект, человек, который за всё отвечает, ушёл в отпуск — и вернуться обещал лишь в середине января. Из-за этого мы месяц просто сидели и ждали, ничего не ремонтируя.

Потом в управляющей компании нас отправили в компанию, где мы арендуем помещение, а те — к архитектору дома. Началась тонкая политическая игра. Путём долгих манипуляций мы таки добились согласования с архитектором — и то, изначально нам разрешили только делать проколы и дырки для вентиляции.

Но возможность сделать проход для сотрудников была для нас принципиальной — так что мы поднажали и уже позже дополнительно согласовали проём. Под него делался отдельный проект, которым занимались ребята, разработавшие проект всего дома.

Процесс ремонта

Первое, что мы сделали, — провели черновые работы. Нам нужно было убрать весь хлам из старого офиса. Мы разбили цемент, вынесли трубы и щебёнку. Когда мы всё это убрали, то начали возводить перекрытия по проекту. Изначально помещение было пустым — не было ни одной стены, только несущие колонны и лестница.

Как только закончили с перекрытиями, началось самое интересное — работы по монтажу вентиляции. При ремонте старого офиса мы не до конца учли все детали этого процесса, и в этот раз мы подошли к работе максимально основательно — для нас было важно, чтобы в здании был комфортный микроклимат, и сотрудники работали со свежей головой, а не мучились от духоты и головных болей.

Для начала мы согласовали дату завоза оборудования и начали делать отверстия в полу и стенах. В процессе выяснилось, что в помещении осталась арматура — и лежит она с начала строительства дома. Один из прутьев был настолько толстым, что наши строители сверлили дыру три дня. Причём на третий день приехала новая бригада — у прошлой от таких усилий сгорело оборудование.

Ответственный рабочий ставит очередное укрепление​

После победы над арматурой строители вставили в напольные отверстия трубы, и мы начали делать пол. Изначально мы хотели сделать наливные полы — это проще и дешевле, хоть сохнут они долго. Но когда мы привлекли прораба и посчитали перепады, то поняли — не вариант.

По расчётам прораба, нам нужно было налить 55–60 тонн смеси. Возник логичный вопрос — а если это всё налить, а потом сверху поставить столы и всё остальное, то выдержит ли здание? Мы поняли, что своей попыткой сэкономить поставим под угрозу безопасность своих же работников — и поэтому мы решили делать насыпные полы.

​Вот так выглядел процесс насыпания полов

Параллельно с полами начался монтаж вентиляции. Когда мы обустраивали старую часть офиса, мы сэкономили и не стали брать готовую систему вентиляции, а заказали соответствующие конструкции у ребят, которые делали нам ремонт. Получилось так себе — у полученной системы не хватало мощности для нашего количества людей.

Мы поняли, что скупой платит дважды, а о сотрудниках нужно думать в первую очередь — их низкая продуктивность в душном офисе нам же дороже выйдет! Поэтому в этот раз заказали готовые машины, с прокачкой в 5500 кубов в час. Для нашего нового помещения такая мощность соответствовала всем требованиям трудовой инспекции.

После ремонта полов у нас началась отделка стен: шпаклёвка и штукатурка, а после — ремонт лестницы. Изначально лестница была в формате голого цемента и в дырках. По такой людям было бы неудобно и неприятно ходить, поэтому нужно было всё выровнять и положить плитку. Заодно, чтобы два раза не вставать, положили плитку на первом этаже и в кухне — так приятнее выглядит и проще поддерживать чистоту.

​Укладываем плитку на лестницу

После этого мы провели электрику и начали покраску помещений. А затем начался наш главный челлендж — строительство прохода на втором этаже.

Во время работ в здании обязательно должен был присутствовать архитектор дома, а сотрудников нужно было временно переместить. В итоге мы решили провести ремонт между майскими праздниками, а ребят отправить на удалёнку, подальше от шума и пыли.

Времени было в обрез. Одна варка металлической конструкции (без ремонта) занимала два-три дня. При этом части конструкции нужно было упаковать в специальные контейнеры, как в фильмах про биозаражение.

Помещение выглядело как идеальное место для съёмки хоррора​

Причём по проекту и по условиям согласования с управляющей компанией и с архитектором дома, мы должны были сначала установить железку, а потом делать дыру. Естественно, мы сделали всё наоборот — чтобы сэкономить время и поскорее вернуть сотрудников в офис.

Сначала мы вырезали кусок в бетоне, а потом быстро, пока дом не упал, поставили раму. В итоге теперь у нас есть конструкция, которая выглядит как произведение промышленного дизайна.

​Со стороны проём выглядел вот так

После работ по строительству проёма осталась «косметика» — постелить ковролин, установить стёкла для нового кабинета и «переговорки».

Нам изначально нужна была большая переговорка, где можно было бы собирать много людей для митапов и внешних встреч. Старая комната была маленькой и с плохим освещением, а для лекций там было слишком душно. Поэтому мы решили сделать из неё комнату отдыха, а на более просторную комнату для переговоров и собраний отвели место в новой части офисе.

Что получилось в итоге

Теперь у нас есть офис в 800 м². Мы добавили три больших комнаты, кабинет, три туалета, стеклянную переговорку и кухню. Так как теперь стало больше места, мы решили пересадить отделы и дать сотрудникам больше личного пространства.

​Новая переговорная комната
В этой комнате сидят менеджеры и DevOps​
​Комната iOS

Что касается денег, весь ремонт обошёлся нам более чем в 10 млн рублей. Самое дорогое — вентиляция, она стоит больше 2 млн рублей, а кондиционирование обошлось ещё в 1,5 млн рублей. Примерно столько же мы потратили на первую часть офиса — но в этот раз, как нам кажется, мы израсходовали деньги куда эффективнее и лучше учли потребности сотрудников.

800 м²
Общая площадь офиса в Finch на 60 человек.

Когда мы изначально планировали ремонт, мы думали, что откроем двери нового офиса уже в феврале. Но из-за полов, согласований и других факторов всё сдвинулось до июня. Фактически мы начали ремонт в середине января, а закончили в середине лета.

Открытие мы отпраздновали вечеринкой Finch&Dich`, куда пригласили всех текущих и бывших сотрудников. Накупили алкоголя, еды и пригласили крутого диджея Rich_rudeboyz.

Что дальше

Если всё помещение заполнится, то у нас есть разные варианты развития событий. Здесь есть соседнее здание со стороны жилого дома — там есть двухэтажные пентхаусы. Возможно, нам подойдут какие-то соседние помещения в здании справа. Но мы здесь уже точно обосновались и никуда из своего офиса не уедем.

При этом мы уже понимаем, что вполне возможно, мы не успеем угнаться за скоростью роста компании. Потребности наших клиентов растут куда быстрее наших возможностей разместить людей в офисе. Делать отдельный филиал и сажать там часть людей — тоже вариант, но мы скорее рассматриваем вариант с распределёнными и удалёнными командами.

Вы можете спросить — почему вы сразу не перевели сотрудников на удалёнку, а заморочились с ремонтом офиса и вложили в это много денег и нервов? Отвечу: сейчас мы ещё не готовы к этому варианту с точки зрения процессов, всё-таки 12 лет работали только в офисе. При этом определённый опыт есть — несколько сотрудников уже работают удалённо из Испании и Феодосии. И в будущем мы будем прокачивать этот опыт и наращивать долю распределённых команд.

Возможно, в будущем мы превратим офис в некий коворкинг, где могут по необходимости собираться и обсуждать свои рабочие дела сотрудники. Всё-таки тренд на удалённую работу неумолим, и мы будем подстраиваться — но в то же время не хочется совсем отказываться от нашего уютного офиса, в который мы вложили душу, и полностью терять живой контакт между сотрудниками.

Насколько комфортный офис важен для работы?
Без офиса никуда. Нужно вкладывать деньги, чтобы сотрудникам было комфортно.
Думаю, что главное, чтобы офис был. А все эти бильярды, граффити на стенах и другие нововведения никому не нужны.
Можно вообще обойтись без офиса — просто перевести всех сотрудников на удалёнку.
Лучше коворкинг снимать, так дешевле и удобнее. 
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Александр Норовяткин", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 24, "likes": 17, "favorites": 29, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 88964, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Tue, 29 Oct 2019 16:28:13 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 88964, "author_id": 164402, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/88964\/get","add":"\/comments\/88964\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/88964"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200564, "last_count_and_date": null }
24 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Более чем уверен, что если делать сотруднику приятно - он будет не против сделать приятно в ответ вам! Молодцы!

Ответить
3

 Более чем уверен, что если делать сотруднику приятно то он воспримет это, как само собой разумеющееся.

Или так.

Ответить
1

Все зависит от людей. Если есть с чем сравнивать, то воспринимается по-другому.

Ответить
0

Все зависит от людей да.

Ответить
0

+
Все познается в сравнении. 

У нас был случай, когда back-end разработчик, который ушел от нас в ВТБ, пришел через неделю и сказал «Ребята, какой же у вас офис все-таки крутой. Я думал везде такие столы, а оказалось нифига».

Ответить
2

Приятно видеть, что компании заботятся о сотрудниках. Зачастую "приятная атмосфера, чай, кофе и печеньки в офисе" ограничиваются строчками в вакансии, а здесь видно, что о людях думают и стараются обеспечить комфортные условия для работы!

Ответить
0

Ярослава, спасибо!

Ответить
1

Тоже проходили через игру в строителей, второй раз бы такое не повторил - факт. Дешевле найти новое место с готовым ремонтом.

Ответить
0

О, а что у вас было? Расскажите поподробнее!

Ответить
0

В Питере не проще, имхо. Нормальных БЦ с близостью к метро что-то в районе пальцев одной руки.

Ответить
0

Уровень вакансии по классам А и B+ до 5% не доходит. Но на самом деле, даже сейчас есть свободные площади в хороших БЦ и даже в центре) и даже по адекватной ставке) 

Ответить
1

"Причем по проекту и по условиям согласования с управляющей компанией и с архитектором дома, мы должны были сначала установить железку, а потом делать дыру. Естественно, мы сделали все наоборот — чтобы сэкономить время и поскорее вернуть сотрудников в офис."
Да вы, блять, смельчаки )) Стена несущая, как я понял? Тогда этот вариант - сначала усиливающее железо, потом уже вырезать бетон - единственный зачастую, какой возможен.
Но он тоже не просто так ведь, там действительно есть риск просадки, если сначала убрать бетон, а потом воткнуть железо.

Ответить
1

Рискованно вкладывать в арендуемое место такие деньги в ремонт - владелец садит на иглу и может повышать цену. И даже при сохранение условий будет очень жалко переезжать и дальше будете придумывать как ‘захватить мир’ рядом.  
Столкнулся с ситуацией когда вложили в ремонт места под большой ночной клуб, а потом ‘не окупилось’ и сейчас используется всего 40% площади под мероприятия (свадьбы, корпоративы) 

Ответить
1

Крутой офис)

Ответить
0

@Александр Норовяткин Привет, я Лера из vc.ru, спасибо за ваш текст! Будет круто, если вы уберете картинки из галерей и разместите их друг под другом, вот как здесь, например: https://vc.ru/office/86688

И ещё не стоит писать название компании капсом — лучше всё-таки строчными буквами. Ещё раз спасибо:)

Ответить
0

Привет! Спасибо за советы :-)
Картинки поправлю, а название — это такой стиль. Мы везде так пишем.

Ответить
0

Инфа 100%: подбирая офис, большинство ориентируются только на две вещи: ставка и близость к метро. Особенно это касается СПб. В Москве все же больше компаний готовы вкладываться в крутость БЦ,  дизайн офиса, комфорт сотрудников (помимо локации). Конечно, исключения есть. Но практика показывает, что в большей степени все зависит от персонального желания business owners нести затраты на данные плюшечки. 

Ответить
0

Хороший офис. И работать приятно, и подбухн...,ой, отдохнуть можно:)

Ответить
0

Подбух...ой то есть отдыхаем мы каждую пятницу, да :)

Ответить
0

так, а на территорию ваши машины наша охрана пускает? ;) там уже к подъездам не проехать, если еще и арендаторов пускают...

Ответить
0

К сожалению, нет :-(

Ответить
0

Не читал текст, но идея понятна и одобряема. Вопрос по первому фото: почему двухколёсный драндулет стоит на тротуаре?

Ответить
0

В данном случае для фотогеничности. Обычно мотоцикл стоит за офисом :-)

Ответить
0

Так это вы сделали приложение ТНТ-Premier?

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }