Расширяем офис в два раза: согласования, нервы, комфорт сотрудников

Рассказывает digital-продакшн Finch.

Привет, меня зовут Саша, я HR&PR в компании Finch. Мы создаём мобильные приложения для крупных брендов вроде ТНТ, «Спартака» и «Столото». За два года наш штат вырос в два раза, поэтому в июле 2019 этого года мы открыли новую часть офиса. Рассказываю, как мы организовали ремонт, чтобы сделать жизнь сотрудников приятнее.

Мы работаем рядом с «Электрозаводской», у нас свой двухэтажный офис с двориком и двумя входами. До ремонта наш офис выглядел так:

Всего в распоряжении было 300 м². В 2016 году, когда мы только переехали в этот офис, это была отличная площадь — тогда у нас работало 25 человек. Хотя уже тогда мы задумывались: «А куда мы будем двигаться дальше?». Ведь мы не планировали сокращать темпы роста, и хотелось обеспечить всем новым сотрудникам комфортные рабочие места.

Поэтому ещё на этапе выбора этого офиса мы думали на перспективу. То здание, которое мы в итоге присмотрели, было в этом смысле очень удачным — в нём было две части, подходившие нам по размерам и пригодные для аренды.

В одной была студия балетного танца, с пилонами на втором этаже и стенкой для растяжки на первом. В другой не было ничего — просто бетонные блоки. Тогда мы решили, что возьмём часть со школой, а ту, пустую, будем иметь в виду на будущее.

Спустя два года после того как мы поселились в этом офисе, нам пришлось вспомнить про вторую половину здания. На тот момент штат составлял больше 40 человек и продолжал увеличиваться, а это значило, что надо либо расширяться на текущем месте, либо искать новое помещение.

Второй вариант отпал сразу — было жалко переезжать. На то было три причины:

Но просто так, с ходу, было трудно принять решение — объём работ в новом офисе был запредельный. Помещение простаивало все эти два года, и там не было даже чернового ремонта, но зато кто-то начал делать тёплые полы — была связка труб, залитая цементом с щебёнкой.

Нужно было много всего вывезти, разбить цементные блоки, согласовать все действия с владельцами. Мы думали, думали, думали и в итоге начали работы где-то спустя полгода — в декабре 2018 года.

У нашего офиса есть одна проблема — он находится в жилом доме. Из-за этого возникает множество ограничений. Например, нельзя вести какие-либо работы в промежутках с 19 вечера до 10 утра и с 13 до 16. Это сильно тормозило дело, так как, грубо говоря, у нас было только полдня на ремонт.

Вдобавок часы ремонта приходились на время, когда проходит большая часть встреч в офисе — поэтому приходилось иногда переносить работы на другие дни, чтобы не мешать сотрудникам.

Большая часть наших работ была связана с тем, что нужно было сделать отверстия: в стенах, полу, потолке. Особенно важно было сделать проход на втором этаже, чтобы люди могли спокойно передвигаться, а не блуждать по офису, как по лабиринту.

Поэтому самый первый и самый тяжёлый квест, с которым мы столкнулись, — общение с управляющей компанией. Это такой монстр, с которым нужно согласовывать любой чих, и всё усложняется тем, что с его стороны нет никакой заинтересованности.

Наш генеральный директор очень долго выходил на лиц, которые могли бы нам как-то поспособствовать во всех этих согласованиях. В итоге весь процесс переговоров наложился на новогодние праздники.

Пока согласовывали проект, человек, который за всё отвечает, ушёл в отпуск — и вернуться обещал лишь в середине января. Из-за этого мы месяц просто сидели и ждали, ничего не ремонтируя.

Потом в управляющей компании нас отправили в компанию, где мы арендуем помещение, а те — к архитектору дома. Началась тонкая политическая игра. Путём долгих манипуляций мы таки добились согласования с архитектором — и то, изначально нам разрешили только делать проколы и дырки для вентиляции.

Но возможность сделать проход для сотрудников была для нас принципиальной — так что мы поднажали и уже позже дополнительно согласовали проём. Под него делался отдельный проект, которым занимались ребята, разработавшие проект всего дома.

Первое, что мы сделали, — провели черновые работы. Нам нужно было убрать весь хлам из старого офиса. Мы разбили цемент, вынесли трубы и щебёнку. Когда мы всё это убрали, то начали возводить перекрытия по проекту. Изначально помещение было пустым — не было ни одной стены, только несущие колонны и лестница.

Как только закончили с перекрытиями, началось самое интересное — работы по монтажу вентиляции. При ремонте старого офиса мы не до конца учли все детали этого процесса, и в этот раз мы подошли к работе максимально основательно — для нас было важно, чтобы в здании был комфортный микроклимат, и сотрудники работали со свежей головой, а не мучились от духоты и головных болей.

Для начала мы согласовали дату завоза оборудования и начали делать отверстия в полу и стенах. В процессе выяснилось, что в помещении осталась арматура — и лежит она с начала строительства дома. Один из прутьев был настолько толстым, что наши строители сверлили дыру три дня. Причём на третий день приехала новая бригада — у прошлой от таких усилий сгорело оборудование.

После победы над арматурой строители вставили в напольные отверстия трубы, и мы начали делать пол. Изначально мы хотели сделать наливные полы — это проще и дешевле, хоть сохнут они долго. Но когда мы привлекли прораба и посчитали перепады, то поняли — не вариант.

По расчётам прораба, нам нужно было налить 55–60 тонн смеси. Возник логичный вопрос — а если это всё налить, а потом сверху поставить столы и всё остальное, то выдержит ли здание? Мы поняли, что своей попыткой сэкономить поставим под угрозу безопасность своих же работников — и поэтому мы решили делать насыпные полы.

Параллельно с полами начался монтаж вентиляции. Когда мы обустраивали старую часть офиса, мы сэкономили и не стали брать готовую систему вентиляции, а заказали соответствующие конструкции у ребят, которые делали нам ремонт. Получилось так себе — у полученной системы не хватало мощности для нашего количества людей.

Мы поняли, что скупой платит дважды, а о сотрудниках нужно думать в первую очередь — их низкая продуктивность в душном офисе нам же дороже выйдет! Поэтому в этот раз заказали готовые машины, с прокачкой в 5500 кубов в час. Для нашего нового помещения такая мощность соответствовала всем требованиям трудовой инспекции.

После ремонта полов у нас началась отделка стен: шпаклёвка и штукатурка, а после — ремонт лестницы. Изначально лестница была в формате голого цемента и в дырках. По такой людям было бы неудобно и неприятно ходить, поэтому нужно было всё выровнять и положить плитку. Заодно, чтобы два раза не вставать, положили плитку на первом этаже и в кухне — так приятнее выглядит и проще поддерживать чистоту.

После этого мы провели электрику и начали покраску помещений. А затем начался наш главный челлендж — строительство прохода на втором этаже.

Во время работ в здании обязательно должен был присутствовать архитектор дома, а сотрудников нужно было временно переместить. В итоге мы решили провести ремонт между майскими праздниками, а ребят отправить на удалёнку, подальше от шума и пыли.

Времени было в обрез. Одна варка металлической конструкции (без ремонта) занимала два-три дня. При этом части конструкции нужно было упаковать в специальные контейнеры, как в фильмах про биозаражение.

Причём по проекту и по условиям согласования с управляющей компанией и с архитектором дома, мы должны были сначала установить железку, а потом делать дыру. Естественно, мы сделали всё наоборот — чтобы сэкономить время и поскорее вернуть сотрудников в офис.

Сначала мы вырезали кусок в бетоне, а потом быстро, пока дом не упал, поставили раму. В итоге теперь у нас есть конструкция, которая выглядит как произведение промышленного дизайна.

После работ по строительству проёма осталась «косметика» — постелить ковролин, установить стёкла для нового кабинета и «переговорки».

Нам изначально нужна была большая переговорка, где можно было бы собирать много людей для митапов и внешних встреч. Старая комната была маленькой и с плохим освещением, а для лекций там было слишком душно. Поэтому мы решили сделать из неё комнату отдыха, а на более просторную комнату для переговоров и собраний отвели место в новой части офисе.

Теперь у нас есть офис в 800 м². Мы добавили три больших комнаты, кабинет, три туалета, стеклянную переговорку и кухню. Так как теперь стало больше места, мы решили пересадить отделы и дать сотрудникам больше личного пространства.

Что касается денег, весь ремонт обошёлся нам более чем в 10 млн рублей. Самое дорогое — вентиляция, она стоит больше 2 млн рублей, а кондиционирование обошлось ещё в 1,5 млн рублей. Примерно столько же мы потратили на первую часть офиса — но в этот раз, как нам кажется, мы израсходовали деньги куда эффективнее и лучше учли потребности сотрудников.

Когда мы изначально планировали ремонт, мы думали, что откроем двери нового офиса уже в феврале. Но из-за полов, согласований и других факторов всё сдвинулось до июня. Фактически мы начали ремонт в середине января, а закончили в середине лета.

Открытие мы отпраздновали вечеринкой Finch&Dich`, куда пригласили всех текущих и бывших сотрудников. Накупили алкоголя, еды и пригласили крутого диджея Rich_rudeboyz.

Если всё помещение заполнится, то у нас есть разные варианты развития событий. Здесь есть соседнее здание со стороны жилого дома — там есть двухэтажные пентхаусы. Возможно, нам подойдут какие-то соседние помещения в здании справа. Но мы здесь уже точно обосновались и никуда из своего офиса не уедем.

При этом мы уже понимаем, что вполне возможно, мы не успеем угнаться за скоростью роста компании. Потребности наших клиентов растут куда быстрее наших возможностей разместить людей в офисе. Делать отдельный филиал и сажать там часть людей — тоже вариант, но мы скорее рассматриваем вариант с распределёнными и удалёнными командами.

Вы можете спросить — почему вы сразу не перевели сотрудников на удалёнку, а заморочились с ремонтом офиса и вложили в это много денег и нервов? Отвечу: сейчас мы ещё не готовы к этому варианту с точки зрения процессов, всё-таки 12 лет работали только в офисе. При этом определённый опыт есть — несколько сотрудников уже работают удалённо из Испании и Феодосии. И в будущем мы будем прокачивать этот опыт и наращивать долю распределённых команд.

Возможно, в будущем мы превратим офис в некий коворкинг, где могут по необходимости собираться и обсуждать свои рабочие дела сотрудники. Всё-таки тренд на удалённую работу неумолим, и мы будем подстраиваться — но в то же время не хочется совсем отказываться от нашего уютного офиса, в который мы вложили душу, и полностью терять живой контакт между сотрудниками.