Автоматизируй это: какие инструменты делают лучше жизнь сотрудников и результаты компании
Какие три процесса в компаниях нужно автоматизировать в первую очередь и какие IT-продукты для этого использовать.
Три процесса, которые нужно автоматизировать всем
Бизнес не будет эффективным, если время сотрудников уходит на рутинные стандартные действия.
Это приводит к снижению мотивации и быстрому выгоранию, что негативно отражается на производительности и финансовом положении компании.
Мидл- и топ-менеджмент часто сверх меры загружены задачами, которые в наше время почти не автоматизированы, хотя это можно сделать.
Разберем их подробнее.
1. Ежегодное бюджетирование
В большинстве компаний бюджетирование идет с июля-августа по октябрь-ноябрь. Компания строит планы на следующий год и рассчитывает будущие траты.
Обычно в бюджетировании принимают участие множество сотрудников сразу — экономисты, логисты, IT-специалисты, бухгалтерия, специалисты по продажам и маркетингу. Все эти подразделения составляют расчеты своей потребности в финансах, в том числе для изменений в самой компании.
Чаще всего сотрудники составляют бюджет при помощи таблиц Excel, а затем делают презентации для руководителей и дальнейшего обсуждения. Также при обсуждении принимаются во внимание общие показатели компании, затем вносятся правки, таблицы переделываются и так далее.
Все эти расчеты, обоснования, правки, обсуждения с использованием множества бумажных документов отнимают огромное количество времени.
Составление и корректировки бюджетов — функционал, который можно и нужно автоматизировать любой компании. Работать с бюджетами вручную есть смысл разве что небольшим компаниям, которые работают в Excel на постоянной основе.
Если же компания ведет бухгалтерию с большими базами данных, есть несколько подразделений, ротация кадров и удаленные сотрудники — автоматизировать контроль бюджета необходимо, чтобы минимизировать количество ошибок из-за человеческого фактора а также оптимизировать штат бухгалтерии и финансистов.
2. Работа с KPI
Помимо бюджетирования, в автоматизации нуждается работа с ключевыми показателями эффективности (KPI).
Когда в первом квартале года в компании подают на утверждение годичные планы, это всегда требует от сотрудников огромного количества действий: подготовить документы и обоснования, защитить свои расчеты перед руководством и утвердить все, что нужно. При этом, если в ручном режиме появляются новые метрики или убираются ненужные, это приводит к нестыковкам.
Далее в течение года сотрудники оценивают результаты по выручке, маркетинговым показателям, клиентам и так далее, ставит новые цели и KPI.
В конце года приходит пора подводить итоги, и это тоже трудоемкий процесс: сотрудники ищут подтверждающие документы вручную, делают запросы в разные подразделения, ищут переписки и так далее. Когда данные хранятся разрозненно, их сбор превращается в настоящий квест.
Если у сотрудников есть KPI от прибыли, то они ближе к отчетной дате начинают просить точные цифры у экономистов — а количество экономистов в компании и их занятость на это не рассчитаны.
В итоге экономисты перегружены, работа замедляется. Если же в компании есть единая база данных, куда есть соответствующие доступы у всех сотрудников — выполнение подобных рутинных задач происходит гораздо быстрее. Сотрудник раз в неделю вносит в систему актуальные данные, а в нужный момент в пару кликов выгружает отчет.
Если с помощью KPI оценивается эффективность отдельных сотрудников, то благодаря автоматизации расчет не только ускоряется, но и становится более прозрачным: никакой предвзятой оценки уже не будет, премии и увольнения будут справедливыми.
Это позволяет убрать один из факторов стресса на работе — сотрудник видит, от чего зависит его результат, и может на него влиять.
3. Обучение сотрудников
Согласно исследованию StratView, с 2021 по 2026 год корпоративное электронное обучение в мире станет более чем на 142% более востребовано.
В России ситуация, к сожалению, иная: согласно результатам опроса компании “Эквио” и сообщества Digital Learning, многие российские компании в 2023 году сократили расходы на обучение в связи со сложными финансовыми обстоятельствами.
В целом же электронные системы обучения (LMS) на российском рынке совсем не популярны: по результатам того же опроса, 51% организаций в России совсем не пользуются ими, в то время как за рубежом их распространенность высока. При этом электронное обучение многое дает бизнесу, поэтому этот рынок в России однозначно будет расти.
Образовательный процесс — это не только финансовые затраты, но и личное участие HR или тимлида, а их возможности ограничены, особенно если в компании много сотрудников.
При этом онлайн-материалы доступны неограниченной аудитории сотрудников, включая иногородних и удаленных — через чат-бот или в личном кабинете обучающей платформы.
Как помочь сотрудникам работать быстрее и эффективнее
⭐ Личный кабинет
Личный кабинет сотрудника — инструмент, позволяющий держать на одном ресурсе все данные сотрудника. В первую очередь это относится к кадровым процессам — таким, как прием на работу, изменение условий оплаты, командировок, отпусков, переводов.
Благодаря подобным сервисам HR-службы спокойно переходят на электронный кадровый документооборот.
Сотруднику личный кабинет тоже добавляет комфорта. Он может просматривать свои персональные данные, расчетные листы и прочие данные о зарплате, должность и ее место в оргструктуре компании, даты плановых командировок и отпусков.
С помощью чат-бота можно заказать в бухгалтерии справку (2-НДФЛ или для визы) или копию трудовой книжки в отделе кадров, оформить больничный или отпуск, получать важные уведомления или читать корпоративные новости.
Личный кабинет сотрудника — в каком-то смысле мобильное рабочее место, которое экономит время в офисе и крайне удобно для работы на удаленке.
⭐ Программная роботизация
Программные роботы — оптимальное решение для замены человека там, где много рутинных задач на стыке взаимодействия разных систем компании.
Например, в бухгалтерии роботы используются, чтобы контролировать корректность начислений по счетам, готовить акты сверки и справки 2-НДФЛ, вести ЭДО. Благодаря этому нагрузку на бухгалтеров удается снизить на 85-90%.
Конечно, бумажные носители в любом случае останутся, особенно в государственных учреждениях и небольших компаниях, однако все чаще собственники решают цифровизовать бухучет — благо, большинство IT-решений на рынке допускают интеграцию с государственными и банковскими системами.
⭐ Обучающие сервисы
Чем чаще в компаниях рутинные задачи перекладываются на современные IT-продукты и искусственный интеллект, тем важнее обучать сотрудников ими пользоваться. Особенно актуально это в условиях распределенной команды и ограниченного времени у IT- и HR-специалистов.
Автоматизированные системы удобны тем, что обучающие программы и тренинги может проходить неограниченное число сотрудников, в том числе в разных городах и с разным рабочим графиком, и в системе будет виден прогресс каждого из них.
Например, сотрудник на испытательном сроке или в новой должности может не посещать очное обучение, тратя на это полдня или больше, а посмотреть обучающие материалы в любое удобное для него время и на любом экране — компьютерном или телефонном.
Задача системного администратора — назначить роли пользователям и сформировать графики обучения.
Тогда с HR-специалистов снимается огромное количество рутинных задач: им не приходится составлять график обучения отдельно для каждого сотрудника с учетом его пожеланий, записывать его на курсы и контролировать, прошел он их или нет.
Обучающие курсы могут быть интерактивными, включать в себя тестирования, анимацию, видеоролики.
Резюме: чем хороша автоматизация рутины
Автоматизация трудоемких рутинных процессов в компании несет 4 преимущества:
- Сокращается время, которое сотрудники тратят на рутинные повторяющиеся операции (например, отчеты или обработку данных), что позволяет заниматься более важными и интересными делами;
- Снижается количество ошибок в важных процессах (KPI, бюджетирование, управление персоналом), что положительно сказывается на результатах работы компании;
- Сотрудники получают оперативный доступ к нужной информации, что позволяет быстрее принимать решения на всех уровнях менеджмента;
- Сотрудники становятся более продуктивными, снижается уровень выгорания и текучка кадров, потому что люди занимаются интересными задачами, а не рутиной.
Поможем сэкономить время и деньги.
Сделаем ваш бизнес более эффективным!
Сайт: GREENATOM-SOLUTIONS.RU →
Email: Info@greenatom-solutions.ru