Делегирование: как распределить задачи в команде и не разрушить компанию

У индийского божества Шивы восемь рук, а у руководителя — всего две. Хотите все успевать? Научитесь делегировать полномочия сотрудникам.

Представим ситуацию. Глава компании — назовем его Игорь — единолично принимал все важные (и не очень) решения. Игорь не доверял менеджерам, считая, что только он знает, как вести переговоры с клиентами.

Сотрудники не могли сделать выбор без одобрения босса. Уставал и сам Игорь — на него свалился слишком большой объем работы. И в итоге важные сделки были упущены, продажи упали, а клиенты — разбежались.

В чем ошибся Игорь? Он запустил делегирование, взвалил на себя непосильную ношу и не давал сотрудникам развиваться.

Привет, с вами Алла, журналистка сообщества предпринимателей Club.org. И сегодня мы обсудим, как грамотно распределять задачи и ответственность в команде, чтобы привести компанию к успеху.

Бизнес-задачи сложно выполнять в одиночку, а с расширением проекта потребность в исполнителях только возрастает. В какой-то момент любому управленцу придется столкнуться с необходимостью распределить обязанности и снять с себя часть рутины.

Исследования показывают, что средняя выручка компаний, руководители которых обладают высоким уровнем делегирования, на 33% выше, чем в фирмах, где у руководства проблемы с распределением задач.

Итак, в чем преимущества делегирования?

1. Увеличение продуктивности

Делегирование помогает эффективно использовать время. Если каждый сотрудник при деле, то выполнение задач ускоряется. Команда успеет сделать больше за один рабочий день.

2. Фокус на стратегии

Поручив повседневные задачи другим членам команды, руководитель может сосредоточиться на планировании и на развитии бизнеса. Предпринимателю важно масштабировать свое дело, но этого трудно достичь без отлаженных процессов.

3. Устойчивость бизнеса

Снизив зависимость компании от одного человека, вы построите более устойчивую организацию.

В быстро меняющемся мире умение делегировать позволяет организовать рабочие процессы более гибко, быстро реагируя на изменения рынка.

4. Развитие команды

Без грамотного распределения нагрузки и ответственности сотрудники не растут. Делегирование дает возможность работникам развивать свои навыки и брать на себя новые обязанности, что повышает их мотивацию и уверенность в себе.

Не всем руководителям удается распределить задачи среди членов команды. Важно понимать, какие факторы мешают эффективному делегированию.

1. Страх потери контроля

Многие руководители боятся, что, передавая задачи другим, они потеряют контроль над процессами и не смогут повлиять на конечный результат. Предприниматель может тратить долгие часы, участвуя в разговорах менеджеров с клиентами, вмешиваясь в дизайнерский проект или ища ошибки в коде.

Кажется, что собственнику виднее...

К тому же руководитель не всегда готов довериться подчиненным, считая, что они не смогут выполнить задачу на должном уровне.

2. Быстрее сделать самому, чем объяснить

Чтобы описать сотруднику новую задачу, нужно время. В условиях сжатых сроков более рациональным кажется решить вопрос самостоятельно. Однако в этом кроется опасность — однажды руководитель может не справиться с рутиной и выгореть.

Делегирование в долгосрочной перспективе экономит время. Если потратить ресурсы на объяснение, то постепенно сотрудник будет выполнять работу без вашего участия.

3. Делегирование без учета компетенций

Важно не только разъяснить задачу, дав внятную инструкцию, но и правильно выбрать сотрудника. При распределении обязанностей необходимо учитывать навыки и опыт каждого члена команды.

Например, мелкую задачу, не требующую специфических навыков, можно передать сотруднику, который сейчас наименее загружен. А вот творческую работу лучше поручить тому, у кого развито креативное мышление, а кропотливую — педантичному и усидчивому работнику.

4. Отсутствие обратной связи

Чтобы развить делегирование в команде, необходимо выстроить адекватный и честный диалог. Руководитель должен уметь донести свои ожидания, связанные с делегируемой задачей. Это позволяет избежать недопонимания и увеличит вероятность того, что сотрудник поймет, что от него требуется.

В ходе выполнения задачи могут возникать непредвиденные обстоятельства.

Также важно оценить результат работы. Возможно, в следующий раз эту задачу лучше делегировать другому работнику.

Помните, в начале статьи мы приводили в пример Игоря — главу компании, который так боялся отпустить контроль, что остался без продаж и клиентов. Как Игорю исправить ситуацию?

1. Определить круг задач

В компании множество различной работы, которую необходимо распределить между сотрудниками. Даже пустяковые на первый взгляд дела, которые решаются за полчаса-час, могут накапливаться, тормозя важные процессы.

Составьте список работ, определите их приоритетность, сложность и время выполнения и распределите между подчиненными в зависимости от их занятости и компетенции

Также следите, чтобы задачи не дублировались. А иначе есть риск потерять время и впустую потратить ресурсы компании.

2. Дайте четкую инструкцию

Каждая задача должна быть конкретной и релевантной. Объясните сотруднику, почему задание поручили именно ему, расскажите, какого вы ждете результата, дайте рекомендацию по первоочередным действиям и обеспечьте необходимыми ресурсами.

Не забывайте о балансе. Инструкции — это хорошо, но не менее важно дать работнику выполнить задание по-своему.

3. Делегируйте не только ответственность, но и полномочия

Распределяя задачи, не забывайте, что для их реализации нужны соответствующие полномочия. Например, сотрудник занимается контент-маркетингом: без метрик (информации о переходах, источниках трафика и т.д.) он не сможет определить, насколько эффективен его труд.

Когда члены команды самостоятельно принимают решения, используют необходимые ресурсы и несут ответственность за свои действия, руководитель может отпустить вожжи и сосредоточиться на планировании и решении проблем в бизнесе.

4. Не контролируйте, но проверяйте

Чтобы получить нужный результат, регулярно отслеживайте, как продвигается работа. Если вовремя вмешаться, когда что-то идет не так, вероятность критических ошибок снижается.

5. Обсудите результат

После того, как задача выполнена, нужно дать сотруднику обратную связь. Указать на моменты, на которые стоит обратить внимание в будущем, похвалить за достоинства работы.

Делегирование — это не просто разделение задач, а искусство, которое требует развитых управленческих навыков и знания психологии людей. Руководителю необходимо не только понять, каким образом передавать ответственность, но и научиться воспринимать обратную связь, учитывать опыт сотрудников, их потребности и ожидания.

И чем больше времени и усилий будет вложено в этот процесс, тем более прочной и сплоченной окажется команда.

Справиться с распределением задач, научиться чувствовать своих сотрудников — все это можно сделать в окружении опытных коллег и единомышленников. Club.org — место силы предпринимателей и руководителей с практическим опытом. В клубе делятся инсайтами и помогают решать вопросы системно и эффективно.

Также в Club.org появился новый проект с кодовым названием Бизнес-Netflix. Получайте инсайдерскую информацию с закрытых встреч сообщества: смотрите записи прошедших мероприятий и регистрируйтесь на предстоящие. Кстати, 19 ноября в клубе пройдет мастер-класс «Тренды и практики управления командой. Лидерство и делегирование».

А тем, кто пишет статьи, которые приносят результат, добро пожаловать в сообщество «Авторов с Уолл-Стрит»: здесь рассказывают о секретах попадания в топы.

Расскажите, а как вы распределяете задачи в команде? Жду ваших историй в комментариях!