Как подготовить бизнес к цифровой трансформации
С одной стороны, целесообразность использования бизнесом информационных систем доказана множеством успешных кейсов. С другой стороны, есть также немалое количество примеров того, что внедрение ИТ-решения было для организации очень болезненным событием или даже и вовсе не привело к ожидаемым результатам.
Почему так происходит? На наш взгляд, причину здесь следует искать в том, насколько подготовлен был каждый конкретный бизнес к цифровой трансформации, смог ли он правильно оценить возникающие вызовы, смог ли выстроить оптимальную для него стратегию перехода на цифровые рельсы.
Вызовы, стоящие перед организацией при внедрении IT-решений
Внедрение IT-решений в любой бизнес может быть сопряжено с рядом вызовов, которые требуют внимательного изучения, а также разработки стратегии реагирования на них конкретной компанией до начала внедрения этих решений.
Вопросы финансирования
Конечно, одним из самых значимых вызовов, во многом определяющим успешность завершения проекта по цифровой трансформации компании, является вопрос финансирования проекта. Именно поэтому организации, планирующей оцифровать свои бизнес-процессы (или даже хотя бы один из них), рекомендуется начать с составления детального финансового обоснования, в котором будут расписаны не только объем необходимых инвестиций, но и источники финансирования этих инвестиций.
Такой подход позволит сразу, на берегу, оценить, насколько подъемным является проект для данной организации и сможет ли она успешно довести его до конца.
Информационная безопасность
Внедрение новых технологий может повысить риски утечек данных и кибератак. Например, если ранее ведение клиентской базы велось в простой Excel-таблице, а теперь организация планирует приобрести и внедрить у себя облачную CRM-систему, то гипотетически есть риск утечки данных при взломе серверов. Поэтому важно проанализировать, насколько внедряемая информационная система может быть уязвима к кибератакам.
Естественно, необходимо использовать только те решения, которые обеспечивают надежную аутентификацию и, при необходимости, разграничение прав доступа.
Учет технических требований
К таким требованиям можно отнести не только вопросы, касающиеся необходимого функционала, который должно предоставлять внедряемое решение, но и вопросы интеграции с существующими системами.
Также, актуальными являются вопросы масштабирования системы в случае быстрого развития бизнеса. В конце концов, именно ради роста и масштабируемости организации и внедряют большую часть информационных систем.
Необходимость адаптации практики ведения бизнес-процессов
Или, другими словами, проблемы сопротивления изменениям, с которыми может столкнуться организация в ходе реализации цифровой трансформации.
Причем, изменение устоявшихся практик ведения бизнес-процессов может вызывать сопротивление не только среди рядовых сотрудников, но и среди руководства, которое привыкло к проверенным методам работы.
С чего начать цифровую трансформацию: практические рекомендации
Выше были обозначены некоторые вызовы, которые стоят перед компанией при интеграции ИТ-решений в свои бизнес-процессы. Поэтому при проработке вопроса о цифровой трансформации компании необходимо обязательно рассмотреть указанные выше аспекты.
Анализ текущих бизнес-процессов
Начинать следует с оценки текущего состояния бизнеса и анализа текущих бизнес-процессов. Это позволит выявить области, требующие оптимизации и выделить те аспекты, которые требуют немедленного внимания.
Также, оценка текущего финансового состояния бизнеса позволит обеспечить понимание того, какие ресурсы и какие бюджеты доступны данной организации для реализации проекта цифровой трансформации.
Определение бизнес-целей
Далее следует определить, какие бизнес-цели организация планирует достичь с посредством внедрения ИТ-решений в свою инфраструктуру, а также провести приоритизацию этих целей, чтобы сосредоточиться на наиболее важных аспектах в условиях имеющихся бюджетных ограничений.
Постановка бизнес-целей позволит четко определить, какая информационная система необходима данному бизнесу на данном этапе. Например, если приоритетной целью является улучшение клиентского опыта и рост продаж, следует сосредоточиться на внедрении CRM-системы.
Например, если цель – увеличение операционной эффективности, здесь можно рассмотреть внедрение ERP-системы, которая помогает интегрировать бизнес-процессы.
Для улучшения транспортной логистики следует рассмотреть внедрение системы управления цепочками поставок, позволяющей оптимизировать управление поставками и снизить логистические издержки.
Для улучшения складской логистики следует рассмотреть внедрение системы управления складом, которая позволит автоматизировать складские операции и повысить их эффективность.
Разработки технических требований и поиск ИТ-партнеров
Далее следует составить перечень всех технических требований, которым должна соответствовать внедряемая информационная система. И здесь речь идет не только о функционале решения (например, какие модули должны быть), но и о вопросах обеспечения информационной безопасности и защите данных, которые могут особенно остро стоять для определенных сфер деятельности.
После того, как были определены технические требования, можно, наконец приступить к поиску и выбору ИТ-партнера – исследовать доступные готовые решения или же обратиться за разработкой требуемого решения на заказ.
Проработка сопротивления к трансформации
Уже на этапе разработки технических требований, необходимо параллельно продумывать решения, позволяющие противодействовать сопротивлениям к трансформации, которые могут возникнуть при адаптации новой практики ведения бизнес-процессов.
В первую очередь это, конечно, же разъяснительные мероприятия. Разъяснения позволят сотрудникам четко понимать цели внедрения информационной системы. А также полезность, которую эта система может принести как организации в целом, так и организации отдельных бизнес-процессов в частности. Разъяснение последнего является особенно важным, так как непосредственно затрагивает рабочую деятельность сотрудников.
При внедрении, необходимо организовать качественное обучение сотрудников работе с новой программой. Также полезно будет обеспечить на первое время сотрудников информационной поддержкой.
Причем речь здесь идет не только о выкладке обучающих материалов или пособия с наиболее распространенными сложностями работы с программой, но обеспечения консультаций специалиста, к которому работник может обратиться по любим вопросам, связанным с работой в программе.
Вместо заключения
В мире, где цифровые волны накрывают бизнес-ландшафт, IT-решения становятся полезными навигаторами роста и развития компании. Важно понимать, что цифровая трансформация – это не просто модный тренд, а шаг в будущее, где для амбициозных компаний открываются широкие горизонты. Уже сейчас можно с уверенностью утверждать, что в современном мире выживают не самые сильные, а самые адаптивные. Например, те, кто оседлал волну технологий и преобразил свои бизнес-процессы в искусство.