Как направлять сотрудников в командировки во время пандемии

К концу октября авиасообщение с Россией было возобновлено примерно в 30 государствах. Однако на прошлой неделе в МИД РФ призвали россиян воздержаться от необязательных поездок заграницу из-за коронавируса. Многие страны и так не готовы принимать туристов, но ситуация с деловыми поездками обстоит иначе.

Компании продолжают работу даже в условиях второй волны коронавируса, поэтому если поездку перенести нельзя, то сотрудника все же можно отправить в командировку при условии соблюдения профилактических мер. Для этого нужно заранее узнать, какие правила и ограничения действуют в регионе или стране, куда планируется улететь. Анастасия Синицына, эксперт системы «Актион Кадры и HR» рассказывает, что предпринять, чтобы важная встреча все-таки состоялась.

Заполнить анкету по приезде в другую страну. Во многих странах это требование действует для всех, кто прибывает из-за границы. Анкета представляет собой специальную форму. В ней сотрудник должен указать свой рейс, место пребывания на период командировки, а также информацию о том, посещал ли он страны с критическим количеством зараженных. Чтобы заполнение такой анкеты не вызвало трудностей, можно заранее найти ее на сайте посольства или консульства того государства, в которое планируется поездка, и заранее обсудить с сотрудником, что он должен там написать. За отказ от подачи анкеты иногда предусмотрен штраф.

Соблюдать самоизоляцию по приезде в страну. Также в некоторых странах существует альтернатива: приезжающие могут соблюдать самоизоляцию в течение 14 дней или предоставить результаты теста, которые подтвердят, что они не заражены коронавирусом. При этом за сколько часов до въезда в страну необходимо сдать такой тест, каждая страна устанавливает самостоятельно.

По России практически во всех регионах отменена обязательная самоизоляция для приезжающих из других регионов. Но прежде чем отправлять сотрудника в командировку даже внутри страны, следует изучить эпидемиологическую обстановку в регионе и узнать, какие именно правила действуют там для приезжающих из других местностей. Это поможет избежать проблем, если работник не будет знать, какие правила надо соблюдать в конкретном регионе.

Носить маску и соблюдать социальную дистанцию. Во многих регионах страны, а также в зарубежных странах действует обязательный масочный режим. Если в том регионе, куда едет сотрудник, есть такое правило, СИЗы на весь период командировки выдает работодатель.

Перед отъездом сотрудника проведите с ним инструктаж о действиях в командировке в связи с распространением коронавирусной инфекции. Предупредите его, чтобы в общественных местах надевал маску и перчатки, тщательно мыл руки и обрабатывал их антисептиком, избегал мест с большим количеством людей и соблюдал с ними дистанцию не менее 1,5 м. Если сотрудник почувствует себя плохо во время, пока находится в командировке, ему необходимо немедленно обратиться за помощью в медицинскую организацию.

Сдать тест на коронавирус и соблюдать самоизоляцию. Если планируете направить сотрудника в заграничную командировку, учтите, что после возвращения из нее в течение трех календарных дней он должен будет сдать тест на коронавирус. До получения результатов лабораторного исследования на COVID-19 методом ПЦР сотрудник обязан соблюдать режим изоляции по месту жительства или пребывания (постановление Главного государственного санитарного врача России от 18.09.2020 № 27). Пускать такого сотрудника в офис нельзя. Вместо этого его нужно оставить на удаленке, либо предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Когда будут получены результаты теста, сотрудник самостоятельно размещает информацию о результатах на портале Госуслуг. Для этих целей существует специальная форма «Предоставление сведений о результатах теста на новую коронавирусную инфекцию для прибывающих на территорию Российской Федерации» (п. 2 постановления Главного государственного санитарного врача от 27.07.2020 № 22).

Об обязательном тестировании и самоизоляции сотрудника по возвращении работодатель должен предупредить его до отъезда. Кроме того, решите, за чей счет работник должен будет пройти такое тестирование. Но чтобы сотрудник не отказался от поездки из-за лишних расходов, работодателю целесообразнее взять на себя оплату такого теста.

В локальном акте закрепите обязанность сотрудника пройти тест на коронавирус в течение трех календарных дней после его возвращения из командировки, а также за чей счет будет проводиться такое тестирование. После этого ознакомьте сотрудников с новой редакцией локального акта. Если же работник откажется сдавать такой тест, предупредите его, что в этом случае ему придется соблюдать обязательную самоизоляцию на дому в течение четырнадцати дней.

Если из поездки за границу возвращается иностранный сотрудник, то работодатель обязан проверять наличие медицинских документов, которые подтверждают отрицательный результат теста на коронавирус методом ПЦР, полученный не менее чем за три календарных дня до прибытия на территорию России. Если иностранец представит медицинский документ не на русском или английском языках, то такой документ нужно перевести на русский язык и засвидетельствовать консульским должностным лицом РФ (п. 1 постановления Главного государственного санитарного врача России от 27.07.2020 № 22).

При этом иностранные граждане, которые прибыли в Россию, обязаны выполнять требования по изоляции сроком на 14 календарных дней со дня прибытия на территорию России (п. 5. постановления Главного государственного санитарного врача от 27.07.2020 № 22).

В каждом регионе могут быть установлены дополнительные ограничения и обязанности для сотрудников.

Что касается поездок внутри страны, то пока закон не обязывает сдавать тест тех, кто вернулся из другого региона. Но если планируете направить сотрудника в командировку в регион, где все еще сохраняется большое количество зараженных, то также можете попросить работника после возвращения сдать тест на коронавирус. Объясните ему, что это необходимо сделать, чтобы не допустить эпидемию внутри компании. Учтите, что в такой ситуации расходы на оплату теста компании придется взять на себя. При этом сотрудник может отказаться проходить такое тестирование и привлечь его к ответственности за это вы не сможете.

Бронирование номеров в гостиницах. Когда будете бронировать отель для сотрудников, учитывайте, что Роспотребнадзор в своих методических рекомендациях от 04.06.2020 № МР 3.1./2.1.0193-20 советовал гостиницам размещать постояльцев в одноместные номера или семьями. То есть при заселении в номер двух и более гостей администраторы гостиницы могут потребовать подтвердить, что они родственники.

Если заезжающие в гостиницу это подтвердить не смогут, им вправе отказать в заселении в один номер. Поэтому если планируете направить в командировку сразу несколько работников, то сэкономить на их проживании и забронировать для них один номер не получится. Бронируйте для каждого работника отдельный номер, чтобы исключить проблемы.