Управление, учёт и анализ в автосервисе

Рассмотрим структуру и систему управления станции технического обслуживания, а также разберем особенности учета и анализа данных в автосервисе. Статья будет полезна руководителям и владельцам СТО, а также менеджерам и аналитикам автомастерских на любом этапе развития бизнеса.

Корректная работа компании возможна только при правильно разработанной структуре предприятия, что необходимо для контроля эффективности работы сотрудников и отслеживания бизнес-процессов.Типовая структура автосервиса:

При масштабировании автосервиса из гаражного дела до среднего бизнеса структура компании расширяется. При расширении предприятия в СТО увеличивается штат сотрудников, появляются заместители директоров, региональные представители и профильные специалисты. Интеграция системы управления бизнесом помогает разработать грамотную структуру сотрудников на этапе выхода компании на рынок, а также упростить дальнейшее управление кадрами.

Все процессы СТО контролирует генеральный директор, роль которого в малом бизнесе может выполнять владелец компании. Гендиректор управляет финансово-производственной деятельностью автосервиса, определяет и контролирует реализацию стратегии СТО, а также принимает отчеты из бухгалтерии и технического отдела. Кроме того, генеральный директор СТО заверяет подписью приказы внутри компании, определяющие финансовые цели, стратегию развития, рабочий график предприятия.В задачи коммерческого директора входит разработка и контроль планов по материальному обеспечению СТО, управление складом и магазином запчастей автосервиса, заключение договоров на поставки комплектующих у контрагентов.Технический директор отвечает за работу сервисного центра компании и качество предоставляемых услуг по ТО, ремонту или тюнингу транспортных средств. В обязанности также входит контроль сотрудников ремонтной зоны, оптимизация техпроцессов и внедрение новых технологий в работу СТО, соблюдение норм расходования материально-технической базы автосервиса.

Следующая ключевая должность в структуре СТО — главный бухгалтер. В список обязанностей входит учет трудовых, финансовых и материальных ресурсов СТО, а также издержек производства. Главный бухгалтер ведет сметы расходов автосервиса по всем услугам компании, определяет заработную плату сотрудников и отвечает за все операции, связанные с движением финансов организации. Дополнительно к задачам главного бухгалтера относится разработка стратегических планов по развитию предприятия и составление рекомендаций по оптимизации внутрихозяйственных ресурсов.В финансовый отдел также входит отдел кадров и административно-хозяйственная служба. Сотрудники отдела кадров ведут архив предприятия, документально оформляют прием и увольнение сотрудников, работают с личными делами персонала. АХО включается в структуру крупных СТО — служба направлена на обеспечение комфортных условий для бесперебойной работы персонала. К задачам административно-хозяйственной службы входят закупка расходных материалов, соблюдение порядка и безопасности в помещениях сервисного центра.

Следующая категория работников в структуре автомастерской — сотрудники ремонтной зоны. В категорию входят механики, диагносты, слесари и токари, занимающиеся ремонтом и обслуживанием транспортных средств. В задачи сотрудников входит подготовка автомобилей клиента к ремонту и выдаче, а также ремонт и ТО согласно установленным стандартам качества и нормам времени.Структура технического отдела напрямую зависит от спектра услуг предприятия. Для повышения качества услуг и конкурентоспособности СТО технический отдел со временем разрастается до нескольких подотделов. При расширении автосервисного центра до нескольких боксов или помещений в технический отдел могут включаться профильные специалисты, проводящие ремонт только определенных марок или систем автомобиля.

В службы автосервиса также входит отдел продаж, который налаживает связь с клиентами. В отдел включаются менеджеры по продажам и сотрудники колл-центра, при расширении компании и потока клиентов сотрудники разделяются по специфике работы — для общения с холодным или горячими заявками, для обработки повторных продаж и оценки качества сервиса.

На этапе старта бизнеса отдел продаж и маркетинга часто объединены. Повысить эффективность работы отдела продаж можно за счет использования CRM-инструментов для оптимизации документооборота, сопровождение клиента по этапам сделки, выставление счетов.При развитии СТО отдел маркетинга перерастает в самостоятельную структурную единицу. В задачи автомастерской по маркетингу входят анализ рынка и составление портретов целевой аудитории, продвижение бренда и рекламирование услуг автосервиса, увеличение конкурентоспособности компании.

Для корректной работы предприятия необходимо проработать структуру сервисного центра и организовать работу всех отделов СТО. Правильно разработанная структура предприятия — залог эффективного контроля сотрудников сервисного центра, а также важный шаг для корректного отслеживания бизнес-процессов. Это важный шаг, который следует сделать еще до выхода компании на рынок — упростить работу со структурой поможет внедрение системы управления автосервисом.

Для удобной работы со структурой предприятия, координации персонала, а также учета и анализа данных выбирается система управления автомастерской. От системы управления СТО зависит доходность предприятия, его конкурентоспособность и скорость роста, поэтому определиться с выбор стоит еще на этапе разработке бизнес-плана.

Система управления — профильное программное обеспечение, направленное на централизованный контроль всех бизнес-процессов автосервиса, оптимизацию и автоматизацию для масштабирования компании.Внедрение системы управления автосервисом требуется чтобы:

Решение по внедрению системы управления стоит рассмотреть уже на этапе бизнес-плана компании, до выхода предприятия на рынок. Неоценимую пользу от использования профильного софта руководство и сотрудники автосервиса смогут оценить практически сразу. Его внедрение позволяет объединить управление над всеми операционными и технологическими процессами предприятия, наладить работу сотрудников и увеличить качество предоставляемого сервиса.

Внедрение системы управления необходимо для оптимизации операционных процессов внутри автосервиса, а также получения достоверных данных о состоянии компании для аналитики, планирования и прогнозирования. Подбирать систему рекомендуется исходя из конкретных задач автосервиса — среди преимуществ системы управления СТО «АвтоДилер»:

Система управления позволяет организовать работу всех отделов автосервиса, а также обеспечить контроль и координирование сотрудников в штате. Интеграция системы управления — важный шаг для успешного развертывания предприятия на рынке и последующего масштабирования автосервисов до нескольких боксов или сети. «АвтоДилер» полностью учитывает специфику работы СТО или автосервиса, а также предполагает гибкую настройку под малый бизнес или сеть автосервисов. Программа поддерживает интеграцию с сайтом и интернет-магазином СТО, системами учета, а также подключение телефонии.

Система управления позволяет получить полный контроль над рабочими процессами автосервиса, сократить количество ошибок персонала и минимизировать издержки. Внедрение системы управления — первый шаг по автоматизации работы автосервиса, без которого невозможно развитие компании и сохранение конкурентоспособных позиций на рынке.

Учет данных необходим для накопления информации и последующей аналитики, что позволит оценить рентабельность автосервиса, исключить нецелевые издержки и скорректировать стратегию по развитию предприяти

К видам учета в автосервисе относятся:

Учет в автосервисе ведется по данным первичной документации — заказ-нарядам, договорам на оказание услуг, счет-фактур или актов о выполненных работах. Использование системы управления позволяет настроить бизнес-процессы, сократить количество ручного труда на предприятии и облегчить учет автомастерской.

Организация корректной системы документооборота требуется для получения достоверной информации о финансовом состоянии и хозяйственной деятельности СТО. Оперативный учет автомастерской позволяет:

Оперативный учет необходим для контроля рабочей деятельности автосервиса, определения соответствия бизнес-процессов качеству и сроку их выполнения. Оперативный учет основывается на сборе финансовых и нефинансовых показателей, и необходим для управления и аналитики автосервиса.

Бухгалтерский учет предполагает отслеживание всех показателей об экономической деятельности автосервиса. Основная цель финансового учета заключается в составлении бухгалтерской отчетности. Также к задачам финансового учета включаются:

С помощью финансового учета проводятся калькуляции стоимости работ на СТО, оценка стоимости товарного остатка на складе компании, а также подготавливаются счета автосервиса для ведения бухгалтерского учета.Без ведения бухгалтерского учета невозможно взять кредит на развитие бизнеса, провести анализ инвестиционной привлекательности автосервиса, а также сдать бухгалтерскую отчетность в налоговую службу и органы статистики

Учет трудового участия сотрудников необходим для расчета заработной платы и анализа эффективности работы персонала. Учет основывается на расчетах норм времени, а также данных из рабочего графика сотрудников и штатного расписания. Собранная информация позволяет:

Трудовой учет в автосервисе и контроль нагрузки на персонал — инструмент для повышения эффективности работы на предприятии, способствующий укреплению позиции сервиса на рынке, увеличения его конкурентоспособности и повышении качества предоставляемых услуг.

Складской учет необходим для поддержания порядка на складе, а также удобного планирования закупок запчастей и расходников для работы автосервиса. Основные задачи складского учета:

Организация складского учета повышает эффективность труда складских рабочих и технического отдела, а также сокращает финансовые издержки и потерю времени, возникающих при работе с запчастями. Ведение складского учета СТО необходимо даже при отсутствии магазина в структуре предприятия — контроль складских резервов требуется для ведения бухгалтерской отчетности и сохранении оборотных средств.

Организация учета на СТО — обязательная процедура для осуществления контроля хозяйственной деятельности автосервиса и отслеживания движения финансовых средств и материальных активов предприятия. Автоматизация учета автосервиса — одна из первых задач после внедрения системы управления, необходимая для успешного развертывания компании и дальнейшего развития СТО.

Анализ автосервиса необходим для оценки рентабельности и прибыльности компании, выявления точек роста в бизнесе для масштабирования, а также сокращения текущих издержек при ведении коммерческой деятельности. Бухгалтерская отчетность отражает только часть данных, необходимых для комплексной оценки эффективности автосервиса — получить полную картину позволяет управленческий учет.Анализ СТО начинается с учета операционных, финансовых и статистических показателей предприятия, а также разработки плана по развитию автосервиса. После постановки целей в плане руководителю автосервиса необходимо провести анализ материальных и трудовых ресурсов компании. Оценка возможностей СТО позволит прогнозировать срок достижения поставленных целей и плановых показателей.

Производительность труда — основной показатель эффективности автосервиса. Анализ позволяет:

Такой анализ позволяет более рационально использовать труд сотрудников автосервиса, а также нормировать нагрузку на персонал в зависимости от потока клиентов. Для проведения анализа используется расчет трудоемкости операции из расчета на 1 человеко-час, а также среднегодовая выработка каждого работника.

Процедура необходима для определения скорости переноса стоимости от оборотных активов на готовый продукт автосервиса, а также периода окупаемости основных активов. Задачи анализа основных и оборотных средств:

Для оценки эффективности использования основных и оборотных средств рассчитываются фондоемкость и фондоотдача, а также оборачиваемость 1 фонда в течение дня.

Анализ финансовых результатов позволяет определить рациональность использования возможностей предприятием и скорость развития автосервиса. К задачам анализа рентабельности и прибыльности автосервиса относят:

Для анализа рентабельности и прибыльности автосервиса используется сравнение отчетов по фактическому и плановому товарообороту СТО, оценка уровня издержек предприятия, а также соотношение сумму фактической и плановой прибыли.

Для отслеживания текущей ситуации внутри автосервиса оптимально подходит модуль Планирование в системе управления «АвтоДилер». Из преимуществ модуля выделяются:

Кроме того, в штатный инструментарий системы управления «АвтоДилер» включен конструктор отчетов, позволяющий отслеживать статистику по всем показателям бизнеса компании. Пользовательские отчеты предполагают сбор аналитических и статистических данных за конкретный период работы предприятия — руководителю автомастерской остается только изучить информацию и принять решение.

Эффективность работы автосервиса, а также прибыльность, рентабельность и скорость развития бизнеса напрямую зависят от организации рабочих процессов и выбора системы управления предприятием. Для успешной ведения коммерческой деятельности и развития компании от небольшого сервиса до крупной сети СТО требуется проработать структуру предприятия, наладить учет операционных и финансовых показателей, а также внедрить систему управления для централизованного контроля всех бизнес-процессов.

Источник статьи