Зачем автоматизировать работу салона услуг, магазина или кафе

Клиент пришел в салон на окрашивание, а расходников не хватает. Непопулярный товар залежался на складе магазина, и его пришлось списать. Повар в кафе готовит блюда без техкарт, поэтому расход ингредиентов каждый раз отличается. Это примеры из разных сфер, но их объединяет одно: бизнес теряет деньги. И решаются эти проблемы одинаково — анализом продаж и грамотным ведением учета. Какие задачи поможет решить учетный сервис, рассказали эксперты Контур.Маркета, системы решений для автоматизации бизнеса.

Обсудить

Есть универсальные задачи, с которыми сталкивается практически любой предприниматель. Они превращаются в будничную рутину. Расскажем, как учетный сервис «закроет» эти задачи полностью или поможет их решить.

Создание каталога. И руководитель, и сотрудники должны понимать, какие товары и услуги продает компания. Если даже они не знают, то как предлагать это клиентам. А еще без электронного каталога не получится передать товары на кассу и сформировать чек по всем требованиям 54-ФЗ. В учетный сервис Контур.Маркета можно загрузить прайс или добавлять товары из готового каталога на 3,5 млн наименований.

Контроль остатков. Когда поставщики присылают бумажные накладные, проще сразу загрузить сканы в товароучетку. После этого сервис автоматически обновит данные об остатках товара и будет сам редактировать их после каждой продажи. А еще система учета поможет всегда вовремя делать закупки. Нужно просто назначить для товара или ингредиента количество, ниже которого остаток уходить не должен, — и система напомнит, что пора заказать новую партию.

Анализ продаж. Как понять, хорошо и плохо бизнесу? Просто посмотреть в готовые отчеты. В них уже автоматически посчитана выручка, возвраты, средний чек и рентабельность. А в некоторых отчетах Контур.Маркета есть не только показатели, но и советы по улучшению, например что покупают охотно, а от каких позиций можно безболезненно избавиться.

Клиентская база. Лояльный клиент, окруженный заботой, вероятнее вернется снова. Когда у вас пара постоянных клиентов, легко запомнить их предпочтения, а когда их пара десятков или сотен? Хранить информацию о покупателях может учетный сервис. В Маркете можно вести базу клиентов, поощрять их акциями, скидками или бонусами, смотреть историю покупок каждого гостя. А еще можно подключить электронные карты лояльности. С ними клиенты смогут зарегистрироваться в вашей системе без помощи кассира, показать штрихкод для начисления бонусов на экране смартфона, самостоятельно проверить количество бонусов или размер накопительной скидки.

Управление сотрудниками. Составить рабочий график, рассчитать зарплату и начислить премию — регулярная задача каждого работодателя. Можно, конечно, самому вести таблицу по сотрудникам в Excel, а можно опираться на готовые отчеты от учетной системы. Заносите график каждого сотрудника в базу, проставляйте смены, перерывы и выходные. Маркет составит отчет об отработанном времени, чтобы было просто рассчитывать зарплату.

Особенность салонов красоты, автосервисов, ветклиник и других заведений услуг в том, что большую часть времени они работают по предварительной записи. Поэтому им важно упорядочить и автоматизировать календарь записи.

Вместо того, чтобы принимать звонки от клиентов в нерабочее время и раздражаться, используйте ссылку на онлайн-запись. Клиенты бронируют время визита самостоятельно, и записи сразу попадают в календарь. Сотрудники по той же ссылке сверяются с рабочим графиком и записывают постоянных клиентов.

А еще с помощью календаря владелец сервиса, может отслеживать занятость своих сотрудников. Например, можно посмотреть:

— процент возвратов к мастерам;

— спрос на услуги конкретного мастера;

— выручку, которую приносит работник;

— и отмены записей.

Помимо универсальных возможностей: приемка товара, контроль остатков, работа с ценниками и другие — учетка поможет магазинам провести инвентаризацию. В Маркете инвентаризация доступна в любое время дня, для нее не придется закрываться на учет. Инвентаризируйте товары по отдельности, по группам или сразу весь ассортимент.

Как Контур.Маркет упростил сверку товаров, рассказала Виктория Зубкова, директор магазина «Фасоль» из Ростова-на-Дону: «Удобно приводить в порядок остатки конкретной группы товаров с помощью локальных инвентаризаций. Например, раз в неделю я считаю сигареты. Делаю инвентаризацию только на табак. Мне нравится, что можно посчитать не просто группы товаров, а даже определенные позиции. При этом не надо формировать дополнительные накладные. В программе, которой пользовалась раньше, такой возможности не было».

Работа с техкартами. Для блюд и напитков создают товарные карточки, но в них нельзя перечислять ингредиенты. В Маркете можно сделать техкарту на основе товарной карточки через конвертацию. Когда прописаны все ингредиенты и их количество, начнется автоматический учет расхода. Еще в техкарты можно включать модификаторы, например пожелание по подаче, и передать их на кухню.

Контроль фудкоста и остатков. Не придется рассчитывать себестоимость вручную: Маркет автоматически посчитает этот показатель. Понадобятся только данные о закупочной цене ингредиентов и какое количество используется в напитке или блюде. Прямо в техкарте можно менять наценку и отпускную цену блюда. В системе автоматизации удобно следить за изменениями, чтобы оставаться в плюсе даже при повышении цены закупки.

Оплата и чаевые. Кассовая программа Контур.Маркета позволяет принять оплату наличными, по карте или через СБП, а еще работать с депозитами и сертификатами, рассчитывать гостей прямо у стола на мобильной кассе. У Контур.Маркета есть собственный сервис для приема чаевых. Гость может переводить благодарность по QR-коду — его нужно только распечатать и предъявить его посетителю. Чаевые можно собирать в общий котел или персонально каждому сотруднику.

Если пока не готовы внедрять систему учета, начните с анализа продаж с помощью сервиса ОФД. Владельцы касс обязаны подключить его для передачи чеков в налоговую по 54-ФЗ. Но это не просто посредник, это еще и инструмент для контроля продаж, потому что он хранит все данные с кассы. Например в личном кабинете ОФД из системы сервисов Контур.Маркет можно:

— Проверить выручку, количество чеков и средний чек по всей компании за день, неделю и другой удобный период.

— Определить, какие товары и услуги продаются лучше, а какие не пользуются спросом.

— Узнать, сколько смен числится за сотрудником за период, например, за месяц.

— Сравнить продажи по периодам, например за неделю до старта акции, во время ее проведения и после.

Больше экспертных советов для бизнеса вы найдете в Журнале Маркета для роста бизнеса, а еще в нем есть разборы законодательных требований и кейсы предпринимателей из разных городов.