Event-мероприятие. Процесс создания события

Ивент — сфера, развивающаяся стремительно. А всё из-за повышенного спроса и интереса. Корпорациям нужны внутрикорпоративные мероприятия, городу — масштабные события, людям — новые эмоции. Для агентств же это большая проектная кропотливая работа. Расскажем на нашем опыте о процессе создания событий.

Любой проект начинается с распределения ролей в команде. Прежде всего у нас есть руководитель проекта, который и набирает себе команду. От масштаба мероприятия зависит количество людей, которые будут участвовать в нашем проекте, то есть чем крупнее проект — тем больше людей должны быть задействованы на нём. Если сил агентства не хватает (например, параллельно идет несколько проектов), то привлекаются сторонние сотрудники.

На любом проекте у нас задействованы руководитель проекта, продюсер проекта и проектные менеджеры. Также в зависимости от задач часто выделяют дизайнера и копирайтера. В подготовке мероприятия есть несколько этапов: подготовительный, основной и заключительный.

Подготовительный этап включает в себя подготовку предложения для клиента, а также всю подготовительную работу после подтверждения на данный проект. Здесь обычно задействованы: руководитель проекта, который занимается делегированием задач, а также ведет коммуникацию с клиентом, продюсер проекта и проектные менеджеры, которые помогают проработать аналитику и сохранить креативную концепцию, общаются с подрядчиками и прочее. А также дизайнер и копирайтер, которые занимаются визуальным и текстовым наполнением события соответственно.

Основной этап включает в себя само событие: тут необходима работа руководителя, продюсера и менеджеров, которые помогали в разработке проекта.

Ну а на заключительном этапе все члены команды собирают документы, сдают исходные материалы с мероприятия (видео, фото) и обратную связь.

Особенности для делегирования задач команде:

Руководитель может распределять задачи между продюсерами в зависимости от их особенных навыков. Например, если в команде есть специалист по сметам, человек, который является специалистом Excel-таблиц и счёта, почему бы не отдать ему этот задачу? Если есть продюсер, который держит контакт с ведущими и подрядчиками сцены, знает принципы работы с ними и все необходимые этапы, то такого рода задачу необходимо отдать ему.

Но несмотря на особенность заданий, стоит помнить о том, что важно не дать своим коллегам перегореть. Не стоит перегружать людей работой. Важно следить за атмосферой, и если вы как руководитель видите, что человек находится в сильной загруженности, лучше отдать эти задачи сотруднику, который сможет с этим справиться в данный период, учитывая свое ресурсное состояние. Для четкого плана проекта существует Диаграмма Ганта или проджект план. Его оформляет руководитель проекта, и таким образом он может отслеживать реализацию задач по проекту и его готовность к моменту проведения.

На Диаграмме Ганта прописаны задачи, закреплен ответственный и указаны дедлайны для каждой задачи, дополнительно есть такой столбец как комментарии, где как заказчик, так и руководитель могут задавать вопросы.

Диаграмма чаще всего служит более показательной не для руководителя, а для клиента, чтобы заказчик был спокоен и мог сам отслеживать действия агентства.Также помимо диаграммы ганта можно пользоваться такими приложениями как Trello, Jira, Asana — в них комфортно создавать общие доски, на которых можно закрепить определённых людей и ставить им временные дедлайны.

Это больше подходит для внутренней работы. Руководитель создает доску, выписывает все задачи, которые необходимо выполнить на проекте, добавляет туда всех действующих сотрудников и закрепляет за ними задачу. Однако, не смотря на удобство таблиц и досок, важно собрать совещание, пусть и небольшое, где устно можно будет проговорить про концепцию ивента и задачи.

Одними из важнейших составляющих любого проекта являются подрядчики. Без них мы не реализовывали бы те идеи, которые накреативили и предложили клиентам.

Но кто же такие подрядчики? Подрядчики — это все те, кто предоставляют нам какие-либо услуги, они помогают нам в реализации проекта. В проекте они не являются частью нашей постоянной команды, однако выполняют свою работу от имени агентства, получается что за их действия мы сами несём ответственность.

Прежде всего стоит обсудить какие типы подрядчиков бывают и чем они занимаются.

Каждый подрядчик знает своё дело хорошо, однако это не значит, что мы не обязаны их контролировать и сверять дедлайны. Так как они представляют наше агентство на мероприятии, мы должны быть в них полностью уверены и доверять, но проверять.

Важно упомянуть основные принципы работы с подрядчиками, которым стоит придерживаться: уважение, забота и помощь.

Без уважения к подрядчику у вас не сложаться необходимых взаимоотношений и вы не сможете получить нужный вам продукт надлежащего качества.

Забота — очень важно с пониманием подходить к работе с подрядчиками, не вовлекать их в лишнее общение с заказчиком, не перенаправлять на другие каналы коммуникации, давать четкое ТЗ и дать им выполнять свою работу.

Ну и важно научиться помогать своим подрядчикам, не отвлекать правками, пересчетами или лезть в их работу. Не мешать им, а помогать, чтобы в дальнейшем сложились хорошие взаимоотношения и долгосрочное сотрудничество.

Все эти принципы взаимосвязаны, и без одного не будет другого, важно помнить об этом.

Из блока с подрядчиком мы выяснили, что происходит тендер подрядчиков и выбирается наилучший вариант, и всё это конечно же фиксируется в смете. До подписания договора она может меняться и правиться в зависимости от комментариев и пожеланий по поводу мероприятия, однако после подписания мы работаем по той смете и тому количеству предметов, которое прописано в договоре.

Для онлайн историй принято добавлять блоки «Сайт» или прямой эфир, которые в свою очередь можно разделить на подблоки наполнение, дизайн и прочее.

Такой вид смет упрощает понимание того, что входит в ту или иную позицию, а также упрощает поиск по смете необходимой позиции.

В смете всегда стоят такие позиции как УСН и Агентское вознаграждение. Позиции, которые находятся внизу сметы и мало кто знает, зачем они вообще нужны.

Говоря об УСН, мы имеем в виду налог. Поскольку мы юридическое лицо и обязаны отчитываться за каждое наше действие, мы платим налог с любого поступления денег на счет организации. Стандартно налог занимает 6% от всей суммы мероприятия и прибавляется к итоговой сумме за ивент.

Агентское вознаграждение — это зарплата агентству за проделанную работу, на существование офиса и его жизнедеятельности, в рамках которого сотрудники готовят мероприятие, и на зарплату всем сотрудникам, что принимают участие в данном проекте. У каждого агентства свой процент, но обычно он составляет от 10% до 20% от общей суммы, которая впоследствии суммируется с налогом и общей суммой и у нас получается один результат — стоимость нашего мероприятия.

График платежей — еще одна удобная таблица для руководителя проекта. Он составляется вместе со сметой, и в нём прописываются даты оплаты всех позиций в смете для проекта.

Смета, подрядчики — всё это входит в подготовительный этап мероприятия. После того как прошло согласование, мы подтверждаем всех наших подрядчиков и начинаем разрабатывать документы для самого мероприятия.

На подготовительном этапе мы подготавливаем документы: монтажный и вызывной лист. Данные документы содержат всю информацию обо всех участниках проекта. Все контакты: время прихода, место работы, план работы и прочее.

Монтаж/демонтаж - заранее определяются люди, которые будут на ночном/утреннем монтаже и на ночном/утреннем демонтаже.

За день до проекта проводится собрание, на котором руководитель проекта обговаривает все моменты, объясняет монтажный план.

С подрядчиками сцены, кейтеринга, артистами обязательно нужны встречи и читки, на которых можно объяснить все тонкости и ознакомиться с планом мероприятия.На самом проекте руководитель координирует действия всех и общается с клиентом. Он не закреплен ни на одной точке (если проект большой), чтобы у него была возможность отойти и помочь другим, остальные сотрудники выполняют свои задачи согласно плану.

После мероприятия важно получить обратную связь для дальнейшей качественной реализации проектов.

Многие говорят: «‎Не гонитесь за результатом, наслаждайтесь в процессе». В ивенте, конечно, это правило не работает. Наши старания всегда направлены на качественный результат, но быть в команде и делать совместный классный проект — это всегда про YOOOTIME.

Реализуйте проекты и про внутриком не забывайте 💔