Как в 10 раз сократить затраты на автоматизацию. Кейс: Цифровизация федеральной сети фитнес-клубов

Заказчик: федеральная сеть фитнес-центров X-Fit, более 60 залов и клубов.

Задача: Сокращение ошибок бухучета. Использование единой политики бух. и налогового учета. Перевести все на 1C: Управление холдингом.

Сроки: 8 месяцев

Проблемы: Не было единой системы учетной политики. В каждой базе свои разнородные справочники. Невозможно получить отчет. Не понятно есть прибыль или нет. Нет инструмента оперативного управления бизнесом.

Специфика:

1) Холдинг состоял из множества юр.лиц, единой базы по которым не было. Пришлось начать с создания базы и структуры холдинга.

2) Заказчик выделил опытного куратора проекта, который взял всё управление внутри компании на себя.

После начальных этапов проекта, таких как согласование целей, описание бизнес-процессов заказчика, структуры холдинга и пр., мы перешли к созданию единой базы данных.

В первую очередь была разработана универсальная отработка по переносу остатков из справочников 1С: Бухгалтерии в 1С: Управление холдингом. Протестирована эта система. После чего запущен пилотный контур самых сложных юр.лиц.

Процедура прошла успешно, поэтому таким же образом перенесли данные по всем юр.лицам.

Еще полгода потребовалось на исправление ошибок в базах.

Так мы справились с первой частью задачи: сокращению ошибок бухучета и использование единой политики.

После переноса остатков справочников в старую систему, порядка 2 месяцев мы работали в двух системах сразу. Внедряли и тестировали. Внедряли и тестировали.

Параллельно проводили обучающие занятия для сотрудников компании. Пользователям были даны рекомендации по работе в системе.

На этом этапе смогли закрыть старую систему и полностью перешли на новую.

Клиент выделил достаточное количество специалистов для обогащения данных, которые работали под руководством наших специалистов. Справочники получились без ошибок и правильно заполнены.

Совместно с нашим архитектором силами заказчика написали инструкции. Обучили бухгалтеров и др. персонал.

В конце каждой задачи мы получали реестр замечаний, исправляли их до тех пор, пока клиент не останется доволен.

- позволили значительно (в десятки раз!!!) сократить бюджет и сроки проекта.

Такой позитивный опыт настроил заказчика на дальнейшие планы: совершенствованию системы автоматизации в компании, запуск систем Казначейство и Бюджетирование.

Еще больше кейсов в нашем ТГ-канале Подписывайтесь и комментируйте