Автоматизация кассового документооборота в крупной розничной сети России

Управление кассовыми документами - одна из главных задач для крупных розничных сетей. Ежедневно в каждом магазине создается огромное количество документов: приходные и расходные кассовые ордера, листы кассовой книги. Согласно законодательству, все эти документы должны быть тщательно оформлены, подписаны и сохранены. В обычные дни может обрабатываться до 400 тысяч документов, а в пиковые периоды — до 700 тысяч. Это огромный объем работы, требующий значительных ресурсов и времени для обработки и хранения.

Наш клиент, одна из крупнейших розничных сетей в России, включает более 25 тысяч магазинов по всей стране. В каждом из них обрабатываются кассовые документы, которые нужно не только оформлять и хранить, но и обеспечивать их долгосрочное сохранение и быстрый доступ для аудита. Ручная обработка такого количества данных не только трудоемка, но и сопряжена с рисками потери или порчи документов.

Наша задача заключалась в создании системы, способной справиться с таким объемом данных, минимизируя при этом риски и затраты. Также необходимо было обеспечить надежное хранение информации, выполнения нормативных требований и внедрение электронной подписи для каждого документа.

В процессе разработки системы мы столкнулись с дополнительной сложностью — высокой мобильностью кассиров. Кассиры могли менять место работы, переходя из одного магазина в другой, даже в разных регионах, что создавало путаницу и проблемы с идентификацией, и требовало дополнительных ресурсов для контроля и управления. Необходимо было идентифицировать конкретных кассиров и руководителей среди тысяч сотрудников, чтобы обеспечить точность и безопасность документооборота.

Автоматизация кассового документооборота принесла значительные выгоды, способствуя оптимизации и повышению эффективности работы сети.

Снижение затрат. Переход на электронный документооборот позволил сократить расходы на печать, хранение и транспортировку бумажных документов, что дало существенную экономию.

Минимизация риска потери документов. Электронное хранение документов гарантировало их сохранность и легкий доступ. В традиционной системе бумажные документы могли быть утеряны или повреждены, что грозило штрафами и необходимостью восстановления информации. Электронный архив решил эти проблемы.

Ускорение бизнес-процессов. Время на обработку и подписание документов значительно сократилось. С внедрением автоматизированной системы кассиры и руководители смогли уделять больше времени своим основным обязанностям.

Соответствие законодательным требованиям. Электронные документы соответствуют всем нормативным требованиям и обладают юридической силой. Возможность быстро и без ошибок предоставить необходимые документы облегчила процесс аудита и снизила риск получения штрафов.

Упрощение внутренних проверок. Внедрение электронной системы позволило сократить количество ошибок и недочетов, ранее возникавших из-за человеческого фактора. Автоматизация обеспечила точность и своевременность данных, что упростило работу внутренних и внешних аудиторов.

Мы разработали и внедрили проект на основе платформы, разработанной заказчиком, и платформы OpenText.

Платформа, разработанная заказчиком, отвечает за обработку документов, создаваемых на кассовых аппаратах в магазинах. Эти документы фиксируются в системе и передаются в центральную систему для дальнейшей обработки и архивирования. Кассиры подписывают документы простой электронной подписью (ПЭП), после чего главный бухгалтер подписывает их квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это обеспечивает юридическую силу документов и их соответствие законодательным требованиям. Подписанные документы загружаются в систему документооборота, что позволяет централизовать управление и хранение данных.

OpenText мы использовали для архивного хранения документов в соответствии с законодательством. В OpenText документы архивируются, обеспечивая их долгосрочное хранение и доступность. Сотрудники могут легко найти и предоставить документы по запросу налоговых органов или внешних аудиторов. Архив хранит XML-данные для аналитиков и разработчиков, что позволяет проводить глубокий анализ и разрабатывать улучшения на основе реальных данных. Кроме того, OpenText генерирует PDF-версии документов, что экономит дисковое пространство и обеспечивает быстрый доступ к визуальным представлениям документов.

Можно с уверенностью сказать, что Логстрим стала первой компанией, которая создала такой масштабный уникальный проект автоматизации кассового документооборота в розничной сети. Помимо передачи и хранения большого объёма данных, нами была реализована электронная подпись отчетов. Это позволяет централизовать управление кассовыми документами, существенно снизить затраты и улучшить контроль за кассовыми операциями.

Автоматизация кассового документооборота открыла новые возможности для повышения эффективности работы крупных розничных сетей. Наш опыт показывает, что внедрение современных технологий позволяет не только снизить затраты, но и обеспечить высокую степень надежности и соответствие требованиями законодательства.

Пример данного проекта доказывает, что автоматизация и цифровизация приносят реальные, осязаемые результаты. Мы создали единую централизованную систему, обеспечивающую полный контроль за кассовыми операциями и документами. Благодаря этому были достигнуты значительные улучшения в управлении, сокращены операционные расходы и повышена общая эффективность бизнеса.

Логстрим продолжает разрабатывать и внедрять инновационные решения, направленные на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов. Мы готовы предложить наш опыт и экспертизу для реализации самых сложных и масштабных проектов, помогая нашим клиентам достигать новых высот в их бизнесе.