ТОП (не)очевидных преимуществ цифровизации кадровых документов
Российские компании продолжают переводить кадровый документооборот в цифру. Бумаги, оформленные через системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), сохраняют юридическую значимость, не требуют распечатки и огромных шкафов для хранения в офисе.
Что побуждает владельцев компаний и руководителей HR-департаментов переформатировать привычные процессы и внедрять кадровый электронный документооборот?
Скорее всего, их мотивируют эти выгоды КЭДО:
- Упрощение кадровых процессов
Пока КЭДО на предприятии не введен, персонал вынужден постоянно наведываться в кадровый отдел, чтобы поставить очередную подпись, а удалённые сотрудники как на работу ходят на почту — забирать и отправлять заказные письма с документами. Это отвлекает от дел и крадёт время у всех участников процесса.
Электронные документы подписываются в два клика с любого устройства с интернетом, и локация сотрудника не важна.
Так, сотрудники СНЭП АЙТИ получили возможность взаимодействовать с кадровым департаментом в онлайн-формате: подписывать электронной подписью трудовой договор и соглашение о конфиденциальности, передавать документы с личными данными, направлять заявления на отпуск, оформлять дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказы на командировки и пр.
- Снижение нагрузки на кадровиков
Ситуации, когда приходится практически буквально бегать за сотрудниками, стоять над душой и просить расписаться в очередном документе, знакомы многим работникам кадровых отделов. С удаленщикам не легче — приходится отправлять документы почтой или оформлять заказ у курьерской службы, а потом неделями ждать ответа. Процесс придется повторить, если документы потеряются в пути, что не такая уж и редкость.
Автоматические уведомления о необходимости поставить подпись, фильтры и моментальный поиск в электронном архиве и ряд других полезных функций КЭДО сократят время оформления документа в среднем в 10 раз. Если согласование документа подразумевает нескольких участников, нужно просто добавить их в шаблон маршрута, и документ движется по цепочке автоматически.
Вот пример из практики электротехнической компании Эlevel – там к сервису КЭДО от СберКорус было подключено 300 сотрудников. Главными целями были увеличение эффективности работы отдела кадров без наращивания штата, повышение прозрачности кадрового документооборота, а также возможность использовать систему как конкурентное преимущество в работе с новыми коллегами. КЭДО обеспечил достижение всех поставленных целей.
А в компании Weigandt Consulting перевод документооборота в цифровую плоскость отладил процессы взаимодействия с персоналом. Затраты компании на КЭДО оказались ниже стоимости курьерских услуг на физическую доставку документов, трудозатраты кадрового департамента на оформление документов уменьшились на 35%, а процент потерянных бумаг снизился до нуля.
Эффект от цифровизации кадров распространяется на всю компанию
Давайте представим, что компания уже прошла весь путь внедрения КЭДО. Позитивные перемены затронут всех — от руководителя и HR-департамента до службы безопасности и маркетинга.
- Руководителя
СЕО может подписывать/согласовывать документы, находясь вне офиса. Согласовать документы в командировке? Почему бы и нет. Для этого потребутся компьютер на котором установлен сертификат электронной подписи и доступ в интернет.
- Специалистов по документообороту
Переход на КЭДО избавляет от огромных трат на печать, бумагу, пересылку, архивирование. Все документы имеют юридическую значимость и подходят под требования проверяющих органов.
- HR
Кадровый электронный документооборот является современным решением, подчеркивающим заботу о времени, ресурсах сотрудников и экологии. Это сделает вас привлекательным работодателем на рынке труда.
Что нужно для перехода на КЭДО
- КЭДО-платформа: информацию о специализированном сервисе работодатель обязан внести в локально-нормативный акт.
- Электронные подписи: согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида подписей – усиленную квалифицированную, усиленную неквалифицированную и простую. Они различаются по алгоритмам идентификации личности.
- Согласие сотрудников: пока для перехода на КЭДО работодатель должен собрать с персонала эти документы. Однако с большой долей вероятности правительство уже в этом году может рассмотреть обязательное введение КЭДО для всех предприятий. К этому лучше быть готовым заранее.
Узнайте больше о том, как получить все преимущества перехода на кадровый электронный документооборот от 530 рублей в год.
Заинтересовались вашим Подписантом (для юридической компании). Особенно интересно было решение для физлиц. Нам прислали презу и видео общего характера. Не сильно исчерпывающую. Попросил больше подробностей, пообещали прислать - и тишина. Даже написал - вы обещали, пришлите. Игнор. Как так 🤷♂️? Элемент паранойи детектед?
Николай, добрый день! Мы обязательно разберемся, почему так произошло. Пожалуйста, уточните номер заявки, который вам пришел в ответном письме.
Как выполняется подписание кадровых документов в вашей платформе? Нужно ли каждому сотруднику самостоятельно заниматься выпуском ЭЦП? Если в организации уже налажена работа с ЭЦП на токенах, можно ли их использовать для КЭДО?
Станислав, добрый день! Отвечаем на ваши вопросы:
Как выполняется подписание кадровых документов в вашей платформе? Документы подписываются одним кликом прямо в системе, без подтверждения подписи через СМС или сторонних сервисов.
Нужно ли каждому сотруднику самостоятельно заниматься выпуском ЭЦП? Каждый сотрудник выпускает электронную подпись самостоятельно при первом заходе в сервис за несколько кликов. Это занимает около 20 секунд.
Если в организации уже налажена работа с ЭЦП на токенах, можно ли их использовать для КЭДО? В сервисе есть три типа подписей:
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) выдается на физическом носителе, для генерального директора в ИФНС, и для лиц по доверенности в удостоверяющем центре. Сертификат УКЭП необходимо загрузить в сервис для подписания документов от лица организации (работодателя).
Для УКЭП необходима программа КриптоПро и КриптоПро плагин браузер. УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) выпускается самим работником (физическим лицом) в личном кабинете КЭДО через наш удостоверяющий центр и занимает по времени не больше 20 секунд, подпись является облачной, выгрузить данную подпись и использовать где то еще нельзя.
УНЭП используется только физическими лицами и только для подписания документов в рамках кадрового документооборота о чем говорится в заявлении при выпуске сертификата подписи. Использовать ЭЦП на токене для физического лица, не представляется возможным в рамках сервиса.
ПЭП (простая электронная подпись) выпускать такую подпись не нужно, она находится в сервисе по умолчанию и используется для согласования или фиксирует факт ознакомления/получения документа не оставляя штампа электронной подписи, например при получении работником справки.