Теперь тоже электронные: как работать с транспортными накладными в 2022

Рассказываем о ЭТрН, ее плюсах и транспортном эксперименте от Минтранса

Что вы знаете о транспортной накладной? Куча бумажных копий одного документа? Бумага, которую легко испортить во время транспортировки груза и потом придется переделывать? Постоянные проблемы с тем, что корректировать документ невозможно и приходится распечатывать новый?

Минтранс решил избавиться от этого и запустил проект по использованию электронной транспортной накладной. Но обо всем по порядку.

И вот почему:

• Тратим много бумаги и ресурсов офисной техники. Каждую бумажную транспортную накладную нужно печатать минимум в 3 экземплярах.

• Правки и ошибки. Если в бумажной транспортной накладной будет обнаружена ошибка, то придется исправлять все копии. Но еще хуже, когда ошибка будет обнаружена, а водитель вместе с грузом уедет на доставку. Придется возвращаться: терять время и деньги.

• Все транспортные накладные нужно где-то хранить. Это требует места и условий. А что если водитель во время дороги случайно прольет кофе на бумаги?

• Непрозрачная перевозка. Когда водитель с грузом уже в пути, грузоотправитель не сможет понять, как скоро товар будет доставлен.

• Ожидание расчета между контрагентами.

Чтобы упростить процесс использования транспортных накладных, государство запустило проект по переходу на ЭТрН. Минтранс выбрал 5 ведущих операторов ЭДО (СБИС в их числе), которые готовы были принять участие в работе по внедрению ЭТрН. Выдал им техническое задание и регламент подключения, а также критерии проверки результатов.

Наши инженеры провели тестовое взаимодействие с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Как проходила опытная эксплуатация: мы разработали техническое решение. Пришлось продумать и работу водителей (сделали приложение для iOS и Android, включили возможность удалённой подписи, сделали ЭЦП прямо в смартфоне), и работу отправителей и экспедиторов (дали актуальные статусы документа, чат со всеми сторонами перевозки и набор интеграций под любую специфику). Позаботились о грузополучателях: им нужно максимально просто принимать документы.

Параллельно готовились к техническому контролю со стороны государства: отправили первые электронные документы в ГИС ЭПД, они в свою очередь проверили их на соответствие формату и требованиям регулятора, тем самым подтвердив получение данных. Так в конце 2021 года завершилась опытная эксплуатация.

Что сейчас: в марте 2022 году запустили новый этап — промышленную эксплуатацию. Плановая дата окончания проекта — сентябрь 2022 года. Всего 7 операторов заключили соглашение о промышленной эксплуатации.

Также СБИС вступил в 2 рабочие группы АЦТЛ и ECR по рабочим перевозкам. Если мы видим на внедрении особенность, которая не учтена в формате или регламенте, мы можем подать предложение по корректировке или доработке формата. С помощью такого взаимодействия ФНС может доработать формат.

СБИС уже заключил соглашение с ЗащитаИнфоТранс о том, что нас включили в реестр операторов, допущенных к промышленно эксплуатации. В сентябре мы будем добавлены в реестр, когда в силу вступят новые правила

1. По старым форматам (действуют до сентября 2022 года). Каждый оператор создавал свои форматы документооборота транспортных накладных.

2. По новым форматам (ФНС утвердила в марте 2022 года). С сентября 2022 года станет обязательным для всех, кто хочет обмениваться документами с ГИС ЭПД.

3. На бумаге

Новая форма транспортной накладной отличается от предыдущей количеством разделов. Так, старая форма содержит 18 разделов, а новая – 13.

Пока государство не озвучило точные даты перехода только на электронный вариант. Но процесс перехода на ЭДО с каждым годом только набирает обороты. Думаем, это вопрос времени и в итоге все перейдут на ЭТрН.

Это аналог бумажной транспортной накладной, который выполняет те же функции: подтверждает заключение договора на транспортно-экспедиторские услуги и расходы на логистические услуги.

ЭТрН создается в учетной системе, например, СБИС, и заверяется электронной подписью.

Весь документооборот будет происходить всего в 4 этапа:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в своей учетной системе, подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет по ЭДО. Транспортный оператор присваивает ЭТрН уникальный номер (идентификатор) и отправляет в ГИС ЭПД. В этой системе документ будет храниться и к нему будут иметь доступ контролирующие органы. Транспортная накладная становится доступной всем другим участникам перевозки.

2. Водитель принимает груз и прямо с телефона подтверждает приемку — подписывает либо своей подписью, либо подписью транспортной компании. Во втором случае необязательно всем водителям покупать ЭЦП.

3. Грузополучатель при получении груза подтверждает приемку и тоже подписывает накладную КЭП.

4. Водитель или логист ставят КЭП, подтверждающую сдачу груза.

Когда электронная накладная проходит все этапы, она становится доступной в формате, утвержденном ФНС, всем участникам грузоперевозки. И отдельно хранится в ГИС ЭПД, где к ней имеют доступ госорганы.

Когда в России заработает государственная информационная система электронных перевозочных документов, транспортные накладные будут проходить через нее (плановый запуск — с сентября 2022 года). Прямого доступа к ГИС ЭПД у перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей не будет, все ЭТрН попадут в систему через операторов ЭПД.

У СБИС есть опыт работы с отправителями, перевозчиками, экспедиторами и с транспортными порталами. У каждого есть своя специфика, сталкивались с разными подводными камнями, находили индивидуальный подход.

Какие фишки работы с ЭТрН у СБИС:

• Постоплатная система расчетов за документы и скидки за объем.
• Есть контроль статуса груза в реальном времени для всех сторон.
  
• Можно прикреплять фото груза, пропуска, доверенности по внутренним формам и т.д. — все стороны их увидят.
  
• Полнофункциональный личный кабинет: не обязательно делать интеграцию.
  
• Круглосуточная техподдержка, филиалы в каждом регионе.
  
• Разные способы интеграции: 1C, SAP, API, СБИС Коннект.
  
• Разные способы интеграции: 1C, SAP, API, СБИС Коннект.
  
• Есть мобильное приложение для iOS и Android со встроенным навигатором, отметкой по GPS, связью с клиентами и офисом. А еще у нас можно настроить подписание документов прямо с телефона и даже без интернета.
  
• Есть рабочее место логиста.
  

Напоминаем, что СБИС является экосистемой, а это значит, что наши клиенты также получают:

• Бесплатный доступ к интеграционному модулю API и обработке 1C.
• Базу знаний с подробными инструкциями.
  

Совсем недавно мы внедрили ЭТрН в компании Trucker — IT-платформе для автоматизации логистики.

Trucker обратился к нам с проблемой возможных рисков из-за бумажных транспортных накладных. Нередко водители, грузчики на складах забывают ставить подписи, указывать дату и время, а такой документ уже является некорректным. Бывает, документы теряют. Все это затягивает оплату. Компания выбрала нас, потому что СБИС один из немногих операторов, успешно реализовавших ЭТрН и закрывающие документы. Как все заработало, смотрите в ролике:

Если вы решили перейти на электронные транспортные накладные, стоит провести подготовительную работу.

Что нужно сделать?
1. Оценить объем документооборота.

2. Прописать все его цепочки. Стандартная схема: отправитель — перевозчик — получатель. У вас схема может быть другой.

3. Учитывать, что если компания работает с экспедитором, он может являться отправителем.

4. Связаться с ключевыми контрагентами и узнать, готовы ли они перейти на ЭТрН.

5. Понять, нужна ли интеграция. Если объем документооборота большой, то, скорее всего, она нужна. И тогда подготовить информацию об учетной системе, в которой работаете.

6. Понять, какие сотрудники в вашей компании будут работать с этим документооборотом. Это важно для настройки прав и доступа к системе.

7. Связаться с несколькими операторами и расспросить их про функционал, стоимость, а после сравнить и выбрать подходящий для вас. Обязательно уточните, заключено ли у оператора соглашение с ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» (разработчик ГИС ЭПД) и участвовал ли он в опытной эксплуатации.

8. Приобрести смартфоны для водителей, если их еще нет. Тут важно учитывать, с какими операционными системами может работать оператор. Например, на смартфонах СБИС работает и на Android, и на iOS, на ПК работает на Windows, MacOS и Linux. Могут потребоваться компьютеры, ноутбуки или планшеты, если рабочее место не автоматизировано.

Упросите документооборот и сэкономьте деньги – начните использовать ЭтРН. Вы забудете о бумажных транспортных накладных, ведь все взаимодействие с госорганами будет происходить электронно.

Если хотите посмотреть, как это работает, закажите у нас демонстрацию на сайте.