Бумага всё стерпит, а бизнес — нет. Как ресторану перестать терять деньги на работе с документами
Несмотря на глобальную цифровизацию, бухгалтер, тонущий в пучине макулатуры и вносящий документы в учетную систему ресторана с запозданием в несколько дней, — все еще довольно частое явление. И это то, что реально отнимает деньги у вашего бизнеса. Рассказываем, почему так происходит и как можно решить проблему.
Проблема № 1. Ручной ввод — это потеря времени
А время бухгалтера = деньги собственника.
Многие предприниматели думают:
Я плачу бухгалтеру за его работу, пусть справляется, как хочет.
В результате бухгалтер-калькулятор тратит часы своего рабочего времени на механическую работу по перебиванию бумажных накладных в учетную систему ресторана. Если заведение большое или это сеть — эта работа может занять до 100% времени сотрудника. А ведь обязанности бухглатера-калькулятора в ресторане одними накладными не ограничиваются…
Но время на этой бумажной работе теряет не только бухгалтер — но и управляющий/собственник. И это именно тот случай, когда время=деньги. Если ресторан использует бумажные накладные, то данные о поставках попадают в систему учета далеко не сразу. Иногда бухгалтер вносит их вечером того же дня, иногда — на следующее утро; в некоторых ресторанах это делается раз в три дня, а бывает, что и реже.
Почему это плохо: такая задержка вносит хаос в систему учета. Кухня фактически готовит из продуктов, которые формально еще даже не оприходовали; не видны реальные товарные остатки; непонятно, сколько надо дозаказать, чтобы не было стоп-листа. А самое плохое — вы не знаете реальную себестоимость того, что продаете. Поставщик мог поднять цену на товар, а система, которая об этом еще не знает, выдает себестоимость на основе устаревших данных.
Недавно о таком случае рассказывал один из наших клиентов: он обнаружил, что поставщик почему-то стал отгружать другой сорт огурцов — не по 450, а по 800 рублей (со слов поставщика — по ошибке). Проблему заметили и устранили почти сразу, поскольку пользовались сервисом электронного документооборота для работы с накладными, который подсветила изменение цены.
Проблема № 2. У одного бухгалтера две руки
А четыре руки — это двойная нагрузка на ФОТ.
И обычно даже хороший бухгалтер справляется с двумя-тремя заведениями. А если у вас большой ресторан или сеть? Выход один — нанимать второго, а то и третьего бухгалтера, т.е. постоянно увеличивать ФОТ.
При том, что очень большой объем работы бухгалтера-калькулятора в ресторане — чисто механический. Нам известны примеры, когда при автоматизации процессов — например, при переводе в цифру накладных и автоматизации подачи алкодеклараций — бухгалтер, который до этого вел 2-3 точки, получал возможность вести 5-6 ресторанов. Т.е. производительность его труда увеличивалась вдвое!
Проблема № 3. Человеку свойственно ошибаться
И цена этих ошибок бывает разной.
Естественно, что ручной ввод приводит к ошибкам. Или даже не ошибками, а к неточностям — например, расхождениям в номенклатуре, когда вместо “оливок” написали “маслины”, что потом ведет к проблемам при инвентаризации.
Мы покривим душой, если скажем, что автоматизация полностью снимает вероятность ошибок. Но у разных ошибок — разная цена. К примеру, если накладную на томаты случайно внесли с неправильной ценой — “поедет” себестоимость. А вот если бухгалтер в течение суток не погасил всего одну ветеринарную справку на молоко — это уже штраф от 3 до 5 тысяч рублей. А если невовремя/неправильно сдана отчетность в ЕГАИС, последствия могут быть еще хуже.
Решение: использовать специальные сервисы-помощники
Т.е. переходить от бумажного документооборота к электронному (ЭДО).
На самом деле электронным документооборотом в том или ином виде сейчас начинает пользоваться почти весь общепит (поскольку этого требует как минимум “Честный знак”, да и многие крупные поставщики тоже). И далеко не всегда этот опыт позитивный. Иногда кажется, что схемы обмена электронной документацией создавались представителями инопланетной цивилизации, а не людьми и не для людей.
В российском законодательстве есть понятие “оператор ЭДО” — это аккредитованная в ФНС компания, которая имеет право обеспечивать юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами (с полным списком этих компаний можно ознакомиться на сайте ФНС). Однако эти сервисы далеко не всегда удобны и понятны для конечного пользователя и заточены под специфику ресторанной отрасли. Поэтому кроме них существуют сервисы-посредники: они облегчают ресторанам повседневную работу с поставщиками и госсистемами — ЕГАИС, “Меркурием”, “Честным знаком”. А еще помогают контролировать закупочные цены и выбирать лучших поставщиков.
Сейчас на рынке представлено множество подобных сервисов: некоторые больше заточены под взаимодействие с поставщиками, другие помогают автоматизировать работу с госорганами, третьи стараются предложить комплексные решения. Приведем здесь некоторые из них.
- ЕГАИСИК — сервис-посредник для работы с алкоголем в ресторане. В нём ведется приемка, проверка и подтверждение ТТН, списание проданной продукции, а затем все данные выгружаются в ЕГАИС через УТМ. Плюсы очевидны, минусы — тоже: для всех остальных задач придется подбирать другие сервисы или работать вручную.
- MixCart. Решение для электронных заказов поставщикам и контроля за всеми закупочными процессами. Удобно формировать заказы, отслеживать изменения цен, вести учет остатков на складах. Есть встроенный модуль для работы с «Меркурием» для гашения ВСД и ЕГАИС (упрощает формирование алкодеклараций).
- Контур Диадок. Популярное и любимое пользователями 1С решение, но есть большое НО: компания «Контур» — крупный игрок на рынке цифровых услуг и не заточена конкретно под общепит. Поэтому могут возникать сложности с вычерками, изменениями в номенклатуре, приемкой документов на точках и т.п. Для работы с алкоголем и ветсправками придется подключать отдельные модули.
- DocsInBox. На наш взгляд, самое комплексное решение, закрывающее все специфические потребности ресторанного бизнеса. Есть несколько пакетов для разных целей — например, можно подключить сервис только для работы с ЕГАИС или “Меркурием”. А можно оцифровать сразу всё — работу с поставщиками, приемку накладных, отчетность об алкоголе в ЕГАИС, взаимодействие с “Меркурием” и “Честным знаком”. По сравнению c MixCart здесь больше автоматизирована работа с госсистемами (например, в "Меркурий" можно даже не заходить, и в целом приходится совершать меньше движений мышкой).
Если сейчас вы в поисках сервиса для электронного документооборота в своем ресторане — будем рады помочь с выбором. Мы тут, если что;)