Кадровый электронный документооборот: сравнение систем, их возможности и как выбрать оптимальную для вашего бизнеса

Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) — решение, которое видится логичным и целесообразным сегодня, в условиях активного развития технологий и их внедрения в рабочие процессы. Какие они, лучшие КЭДО? Как сориентироваться в многообразии представленных на рынке систем и выбрать то, что подходит под конкретные задачи? Мы попытались ответить на эти вопросы, составив рейтинг сервисов КЭДО с кратким обзором каждого из решений. В него вошли системы электронного кадрового документооборота от отечественных разработчиков, которые размещаются на серверах заказчиков (on-premise).

Включение в обзор КЭДО решений с размещением на собственных серверах неслучайно, поскольку именно такие системы гарантируют безопасность персональных данных сотрудников и контролируют доступ к ним.

При выборе системы для кадрового электронного документооборота следует ориентироваться на несколько ключевых факторов:

• Численность сотрудников компании.
• Структура компании (наличие департаментов, подразделений, отделов).
• Необходимость в соблюдении определенных норм российского законодательства.

Важным критерием оценки самой системы остается функциональность – решение должно быть адаптированным под управление кадровыми документами: создание, хранение, изменение, подписание.

Желательно заранее узнать, можно ли интегрировать решение КЭДО с другими системами, в том числе, с бухгалтерскими программами, системами HR и управления доступом. Система должна обеспечивать надежную защиту конфиденциальной информации, защиту персональных данных, поддерживать шифрование.

Безусловно, решением для КЭДО должно быть удобным – речь идет и о схеме использования, и об интерфейсе. Стоит заранее оценить, насколько выбранная система будет доступной и понятной для всех сотрудников, в том числе, для тех специалистов, которые имеют минимальные навыки использования компьютерной техники. Также необходимо ориентироваться на возможность получения технической поддержки и обучения пользователей, если это потребуется.

Выбирать систему следует и с учетом бюджета компании. Желательно провести анализ продуктов, представленных на рынке, сравнить их стоимость, а также пакетов услуг. Не стоит забывать, что идет о долгосрочном вложении – в перспективе затраты на установку и обслуживание системы КЭДО позволят сократить целый ряд издержек и повысить эффективность бизнес-процессов, и это отразится на прибыли.

Предлагаем обзор наиболее востребованных и положительно зарекомендовавших себя решений для обеспечения кадрового электронного документооборота.

LDM.КЭДО – цифровое решение для кадрового электронного документооборота, разработанное на базе микросервисной платформы для управления корпоративным контентом LANIT Document Management. Система позволяет вести кадровый документооборот в компании, соблюдая требования и нормы законов РФ.

Возможности решения:

• Цифровая трансформация всех процедур, связанных с кадрами, в том числе, прием сотрудников на работу, отпуск, ознакомление с внутренними документами, оформление командировок, планирование отпусков, заказ и предоставление справок.
• Опция настройки индивидуальных маршрутов согласования документов.
• Поддержка всех видов электронной подписи.
• Интеграция с системой 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
• Интеграция с сервисом «Госключ».
• Открытый API для взаимодействия с корпоративными информационными системами.
• Наличие в комплекте поставки сервиса НЭП.

При разработке системы особое внимание уделялось безопасности персональных данных – система размещается на серверах заказчика.

Решение выпускается в коробочной версии, в которой уже предусмотрены возможности для автоматизации графика отпусков, приема на работу, оформления отгулов, командировок. Также система позволяет адаптировать коробочную версию под индивидуальные требования заказчика, в том числе с помощью low-code инструментов и без привлечения специалистов вендора. Реализация адаптивной верстки позволяет использовать LDM.КЭДО без необходимости устанавливать дополнительные приложения.

Продукт реализован на платформе LDM, благодаря чему есть возможности для подключения дополнительных модулей и автоматизации целого ряда процессов взаимодействия с корпоративным контентом.

1C:Кабинет сотрудника – онлайн-сервис кадрового электронного документооборота, разработанный компанией 1С. За счет этого решения упрощаются процессы получения расчетов, справок: сотрудникам не нужно обращаться с этими вопросами в отдел кадров и в бухгалтерию.

Возможности онлайн-сервиса:

• Автоматизация ряда кадровых процессов, в том числе, оформления отпусков и получения справок.
• Предоставление доступа к персональным данным.
• Организация доступа с любых устройств – через браузер или мобильное приложение.

Решение подходит для тех компаний, которые активно используют цифровые продукты от 1С и ориентированы на ускорение и оптимизацию кадровых процессов. В онлайн-сервисе пока не реализована опция оформления регламентов и командировок, решение поставляется с базовым набором функций, что ограничивает возможности для масштабирования и для адаптации под уже готовые бизнес-процессы.

ELMA365 – решение комплексного типа, подходящее для автоматизации кадрового документооборота, которое разработано ELMA.

Возможности решения:

• Использование для подписания документов электронной подписи.
• Автоматизация всех процессов, связанных с кадровым учетом.
• Прием на работу сотрудников в дистанционном режиме.
• Создание гибких и адаптивных схем подписания и согласования документов.
• Распознавание документов различного типа.

Решение настраивается под нужды конкретной компании, также его можно дополнять различными модулями. В базовую версию поставки не включены функции учета отгулов, отпусков, переработок, также отсутствует интеграция с «Госключом», при этом есть возможность отправки уведомлений по SMS и по электронной почте.

HRLink – сервис для кадрового электронного документооборота, который охватывает все процессы: создание, формирование, подписание, хранение документов в электронном виде.

Возможности системы:

• Управление кадровыми документами.
• Выпуск электронных подписей различных видов, в том числе, «Госключ» и УНЭП.
• Опция подписания документов на портале «Работа России».
• Интеграция с любыми системами кадрового учета, позволяющая организовать работу в одном интерфейсе.
• Опция массового ознакомления с локально-нормативными актами и массовое подписание документов руководителем.

От других решений, представленных в нашем рейтинге, HRLink отличается тем, что система разработана без привязки к платформе. В базовой поставке отсутствует возможность перевода отпусков в «цифру», ведения календаря отпусков, однако реализована опция отправки уведомлений сотрудникам через мессенджеры и по электронной почте.

Directum HR Pro – цифровое решение от «Директум», разработанное для автоматизации кадровых задач и ведения кадрового электронного документооборота.

Возможности системы:

• Оформление новых сотрудников.
• Оформление командировок и отпусков.
• Интеграция с 1С.
• Долгосрочное хранение документов.
• Опция самостоятельной настройки системы, без необходимости привлекать к процессу IT-специалистов.

Несмотря на то, что решение позиционируется как многофункциональное, в его базовой версии отсутствует календарь отпусков, нет опции оформления переработок, отгулов. Также не реализована интеграция: сотрудники оформляют заявки и документов в одной системе, тогда как согласование осуществляется в другой.

Вы можете ознакомиться с более детальным и наглядным обзором систем КЭДО и с их сравнительными характеристиками в нашей таблице:

Выбирая систему КЭДО, необходимо ориентироваться на репутацию разработчика, ознакомиться с отзывами тех, кто уже имеет опыт использования конкретного цифрового решения. Следует рассматривать целесообразность установки системы на перспективу – с учетом дальнейшего масштабирования, развития, оценивая интеграционные возможности продукта. Система КЭДО должна «расти» и «развиваться» вместе с компанией, подстраиваться и адаптироваться под новые задачи и потребности пользователей.

Необходимо обратить внимание и на возможность интеграции решения с другими корпоративными сервисами и системами, например, с 1С или с «Госключом». Оптимальный вариант – решение как часть платформы: в перспективе это позволит без проблем подключать и использовать дополнительные модули. В числе других преимуществ платформенных решений – их активное развитие, регулярная доработка и совершенствование.