Выбираем вариант внедрения СЭД: с типовыми услугами или с кастомизацией от вендора

Меня зовут Наталья, и я менеджер ИТ-продуктов компании Directum. Наша система Directum Lite помогает бизнесу перенести в цифру документооборот и бизнес-процессы, работать и развиваться быстрее. Чтобы в вашей компании система «взлетела» и приносила пользу, ее сначала надо внедрить, а мы, как вендор, предлагаем несколько вариантов.

Крупному бизнесу чаще всего приходится оптимизировать множество процессов, проводить глубокую аналитику, привлекать большое число людей, кастомизировать систему под требования. Но средним и небольшим компаниям максимальное внедрение не нужно. Давайте разберемся, какие варианты есть для этого сегмента.

Дано: компания Ромашка выбрала Directum для работы с электронными документами. Руководитель проекта заказчика (РПЗ) получил на руки два коммерческих предложения на разные варианты внедрения. Состав ПО в обоих КП одинаковый, но набор услуг отличается: один предполагает минимальное внедрение системы без доработок с фиксированными услугами, другой — проект внедрения, с адаптацией информационной системы (ИС) и анализом процессов. Стоимость, соответственно, тоже разная.

1. Масштаб компании. Сколько человек будет использовать информационную систему? Чем больше сотрудников и подразделений, тем разнообразнее процессы в компании.

2. Количество процессов, которые вы планируете перенести в ИС. Логика проста: чем больше алгоритмов, тем больше времени на их анализ, структурирование, настройку.

3. Регламентированное маршруты. Самый значимый пункт. Крайне важно понимать, есть ли в вашей компании прописанные, зафиксированные, зарегламентированные маршруты движения документов, задач и всех остальных процессов.

4. Держатели бизнес-процессов. У каждого документопотока должны быть ответственные. Они принимают решение об их изменениях и оптимизации.

5. Наличие опыта внедрений ИС у рабочей группы или ответственного за внедрение. Чем больше знаний о последовательности и правильности внедрения, тем слаженнее будет работа с вендором при организации работ, и система быстрее войдет в эксплуатацию.

Если есть сомнения по выбору варианта внедрения, можно использовать опыт наших текущих клиентов:

1. Приобрести типовую конфигурацию Directum Lite с набором услуг минимального внедрения (установка, настройка, обучение, консультации), работать в ИС примерно 5-6 месяцев, описывая недостающие функции в свой бэклог. Далее провести срез и принять решение по доработке системы под ваши задачи или реконструировать свои бизнес-процессы, продолжая работать в типовой «коробке».

В этом случае у вас бюджетный старт в проект, потребуется грамотно фиксировать возможные неудобства и давать обратную связь вашему ответственному за проект.

В данной стратегии должно быть понимание, что вы подстраиваете свои процессы под возможности типовой коробки системы, и да, возможно, где-то будет не 100% удобно, придется подстраиваться.

2. Если бюджет компании позволяет, то настраиваемся на срок внедрения 3 месяца и полную вашу вовлеченность в проект. Вендор внедрит систему согласно запросам вашей компании, чтобы пользователям было удобнее.

Важно будет привлечь ответственную рабочую группу, которая принимает решения по процессам. Без командной работы проект внедрения будет крайне трудно вытянуть.

Выбор варианта внедрения — дело ответственное, выбирать «наобум» точно не стоит. Даже если после прочтения статьи у вас остались вопросы – не страшно. Не стесняйтесь обращаться к менеджеру за советом, расскажите вашу ситуацию, укажите какие «подводные камни» возможны в вашей компании при внедрении, а наши специалисты помогут вам разобраться во всех вопросах.

А какие советы вы бы дали тем компаниям, которые сейчас находится в процессе выбора?