Как организовать командную работу с медиаконтентом, если у вас 200 тысяч фото и видео

Представьте, что вы спортивная команда или крупное СМИ. Каждый день вы генерируете сотни и тысячи фото и видео. Рано или поздно вы столкнётесь с проблемой: где всё это хранить, как структурировать и быстро находить нужные файлы.

В этой статье расскажу, как компании решают эту проблему в 2020 году: какие данные прячут ваши фото, как организовать корпоративную медиабиблиотеку, почему Google Drive и Dropbox для этого не подходят и что такое Digital Assets Management.

Вот вам задачка. Есть 250 тысяч фото с названиями вроде IMG_2012482.jpg, которые вы снимали по всему свету последние 10 лет. Всё хранится на внешнем жёстком диске. Как вам найти фото, сделанное в июле 2010 года в Ялте у памятника Ленину? Конечно, у самых дотошных всё хорошо. Они пройдут в «2010» → «Крым» → «Ялта» и вуаля!

Но в большой компании очень сложно долго поддерживать чёткую структуру каталогов. Один сотрудник был в командировке и отправил фото по почте, SMM-щики обмениваются баннерами в мессенджерах, а отчёт с последней презентации хранится просто на флешке. Если и получается хранить все данные в одном месте, чаще всего это выглядит так (и это даже неплохо):

Вот, что не так на этом скриншоте:

• Много папок, копий этих папок и нет чёткого стержня. Структура отсутствует.
• Названия фото ни о чём не говорят.
• Чтобы найти фотографию, придётся перелопатить несколько каталогов и открыть десятки файлов.
• Очень много дублей занимают лишнее место и затрудняют поиск.

По данным International Data Corporation, сотрудники тратят до 30% рабочего времени на поиск нужного фото. Это много. И прежде чем перейти к решению проблемы — три абзаца скучной теории.

Что вы видите, когда смотрите на фотографию? Изображение, набор пикселей. Помимо этого, у любой фотографии, снятой на цифровой фотоаппарат, есть специальный набор данных — метаданные.

Метаданные, или «данные о данных», — скрытая информация о фото. В них можно найти дату съёмки, модель и настройки камеры. А ещё в метаданных может храниться геолокация места, где был сделан снимок, данные о фотографе, описание и авторские права.

Метаданные можно посмотреть, открыв «Свойства» любой фотографии на компьютере. Обычно они создаются камерой автоматически, но есть сервисы, которые помогают их редактировать и дополнять. А ещё по метаданным можно искать. Когда, помимо самого изображения, у нас есть набор полей с информацией — намного проще всё организовать и привести в порядок.

Существует целый рынок сервисов, которые помогают организовать хранение, сортировку, поиск по большому объёму медиафайлов и отладить рабочий процесс в команде. Их называют Digital Assets Management Software, или кратко DAM.

Действительно, зачем внедрять какое-то стороннее ПО, обучать ему сотрудников и выстраивать процессы, когда есть облачные сервисы? Люди к ним привыкли и умеют в них работать. Но не всё так однозначно.

Google Drive отлично подходит, когда вы работаете в одиночку или небольшой командой. Проблемы начинаются, когда количество сотрудников и контента увеличивается.

• Если вы только собираетесь переносить файлы с локального диска в облако — при загрузке не получится сохранить структуру каталогов. В большинстве случаев придётся всё формировать с нуля. Это займёт много времени.
• Проблема с форматами. Облачные решения могут не поддерживать или частично поддерживать, например, RAW-файлы. А бывает ещё хуже — при импорте RAW-файла они конвертируют его в JPG.
• Удаление метаданных. Худшее, что может случиться, — облачный сервис удалит метаданные фото. Искать по ним в будущем будет невозможно.

Корпорации ещё не придумали такое ПО, которое закроет потребности одновременно и простых пользователей, и компаний.

Часто приходится использовать связку сервисов, например Dropbox для хранения фото, Vimeo для хранения видео. Всё это затрудняет поиск, передачу и распространение контента, тормозит работу.

Digital Assets Management, или DAM, — это ПО, которое позволяет загружать, хранить, организовывать и отслеживать все цифровые активы в одном месте, управлять и делиться ими. Если проще — это корпоративная медиабиблиотека.

Загрузив фото или видео в систему DAM, вы сможете быстро разметить их тегами, сложить в коллекции по темам, назначить доступ нужным сотрудникам, искать, делиться внутри команды и выгружать. С помощью поиска по метаданным можно легко найти фото или видео по дате съёмки, автору и GPS-координатам.

Рынок DAM-сервисов сейчас растёт на 34% в год. В 2019 он оценивался в $1,6 млрд, а к 2025 будет уже $9.25 млрд, по прогнозам Research and Markets. Такой быстрый рост обусловлен увеличением спроса.

Медиаконтента с каждым годом генерируется всё больше, а управлять им всё сложнее. К концу 2018 года количество фото в интернете оценивалось в 5 трлн, и эта цифра растёт в геометрической прогрессии.

DAM-системы используют рекламные и медиа-агентства, спортивные компании и FMCG, где так или иначе приходится работать с большим количеством фото и видео. В России этот рынок только зарождается, в США уже накоплено большое количество кейсов.

Представьте: вы работаете SMM-специалистом в футбольном клубе. Чтобы получать много лайков, вам нужно быстро публиковать фоточки в Instagram для фанатов, моментально находить самые подходящие кадры, а прямо во время игры нужно что-то публиковать в Twitter. Вы сидите в офисе, а фотографы — на передовой, на поле. Как быстро организовать процесс передачи контента от фотографа к SMM-щику?

Обычно происходит вот как. После игры фотографы собирают весь отснятый контент на жёсткий диск, не сортируя передают всю стопку в офис и забывают об этом. А ещё хуже, когда начинают пересылать архивы по почте: бедным менеджерам приходится тратить кучу времени на разбор и организацию этого бардака.

Как в таком хаосе быстро найти, например, «прыжок игрока под тринадцатым номером во время празднования второго забитого гола?»

Кроме SMM, фото нужны для других целей. Например, баннеры или афиша. Хуже всего, если отделы начинают друг другу передавать файлы разными средствами связи — по почте или в мессенджерах (которые ещё и могут сжимать фото с потерей качества).

• Все старые фото будут залиты в облако и доступны для всех в одном приложении.
• Существующую библиотеку придётся один раз разобрать и разметить все фото тегами. Если кадры уже хранились по папкам, система по их названиям автоматически создаст коллекции.
• Фото уже сразу можно будет искать по метаданным — дате съёмки, имени фотографа и геолокации.
• Фотографы смогут быстро загружать новые снимки в систему, а менеджеры сразу получат к ним доступ. Можно настроить разграничение прав для разных отделов.
• Чтобы быстро найти нужный снимок достаточно просто вбить в поиск его тэг или найти в нужной коллекции. Помните пример выше про празднование гола игрока под 13 номером? Если у нас будут теги «13», «празднование» «прыжок», «гол» и дата снимка — поиск займёт несколько секунд.

Но DAM-системы нужны не всем компаниям. Если у вас маленькая команда или мало файлов, вполне подойдёт Google Drive или даже внешний жёсткий диск. Ниже — рекомендации по созданию корпоративной медиабиблиотеки для небольших команд.

Если у вас нет денег на внедрение сложной DAM-системы, а жить в порядке всё равно хочется, вот простой чеклист, который здорово облегчит вам жизнь:

1. Найдите все носители, где могут храниться данные. Соберите все жёсткие диски, флешки, CD, аккаунты в облаках или мессенджерах. Прежде чем создавать структуру, нужно собрать весь материал.
2. Выгрузите все данные на один отдельный жёсткий диск или облако. Убедитесь, что это место достаточно защищено. Если это внешний жёсткий диск, он должен храниться в надёжном месте, если облако — установите сложный пароль и двухфакторную аутентификацию. Помните: вы даже не подозреваете, где может пригодиться однажды сделанное фото или скриншот. Например, в суде. Хотелось бы, чтобы в случае юридических проблем, вы смогли быстро найти нужный файл.
3. Найдите самые важные и полезные фотографии и видео, которые должны быть доступны команде и с которыми вы работаете прямо сейчас. Отложите их в сторону от архивов.
4. На основе важных материалов создайте понятную структуру папок (об этом ниже).
5. Переместите важные материалы в эту структуру, протестируйте её, попробуйте что нибудь быстро найти, обучите команду.

На данном этапе ваша главная цель — создать структуру для контента, с которым вы работаете прямо сейчас. Не нужно начинать с разбора старых архивов, этим всегда можно заняться позже, после внедрения системы.

Структура здесь — самое сложное. Чтобы её выстроить, нужно понимать разницу между просмотром и поиском.

Для этого вернёмся к нашему кейсу с футбольным клубом.

Просмотр — это когда я хочу найти несколько лучших кадров с прошлого матча. Ничего конкретного. Я хочу открыть папку с фото этого матча, просто скроллить и выбирать. У меня нет конкретной цели, я хочу посмотреть и выбрать лучшее.

Поиск — это когда есть конкретная цель. Например, наша задача «найти прыжок игрока под 13 номером». Я уже точно знаю, что хочу получить, мне просто нужно быстро это найти.

Если вы строите корпоративную библиотеку на ПК или условном Google Drive, создавайте структуру, ориентированную на быстрый просмотр файлов.

К сожалению, удобный поиск в таких системах выстроить не получится — нет возможности искать по метаданным и тегам. Можно ориентироваться лишь на названия файлов.

Структура должна быть многоуровневая и описывать вашу организацию. Вот пример из головы — структура для бизнеса по строительству загородных домов.

У каждой компании структура будет своя, потому что каждый бизнес уникален. Здесь тяжело дать какой-то универсальный рецепт.

После создания структуры заполните её актуальными материалами, которые вы отобрали в третьем пункте нашего чеклиста. И с этого дня весь новый контент распределяйте по нужным папкам. Теперь это будет делать легче, потому что вы уже знаете заранее, куда положить каждый файл.

Когда вы и ваша команда будете довольны рабочим процессом, эту модель можно масштабировать на старые архивы, начать разбирать завалы.

Хранить всю библиотеку на внешних жёстких дисках очень дёшево. Единственный расход — покупка дополнительных дисков. На этом плюсы, пожалуй, заканчиваются. Из минусов: отсутствие резервного копирования, нет настройки прав доступа, невозможно искать по метаданным. Этот вариант хорошо подходит для фрилансеров или небольших команд на два-три человека.

В облаках вы платите деньги за место — это дороже, но удобнее. Можно настроить индивидуальный доступ для каждого сотрудника. Такой системой управлять проще. Ещё она безопаснее — один сотрудник уже не может по ошибке удалить все материалы.

Но проблема с поиском никуда не уходит. К тому же часто один сервис не может удовлетворить все потребности, приходится использовать связки (Google Drive + Vimeo, Dropbox + Flickr), а это уже тормозит весь рабочий процесс.

DAM-системы специально созданы для управления большими медиабиблиотеками. Здесь вы получаете полный набор — удобство в формировании структуры, поиск и редактирование метаданных, теги, коллекции, продвинутые настройки доступа и даже распознавание лиц. Их можно заточить под существующие бизнес-процессы компании, сделать кастомные доработки.

Единственный минус DAM — цена. Подходит не всем и не у всех будет окупаться, но если у компании медиаконтент — ключевой актив, вокруг которого завязана вся работа, внедрение DAM может сильно ускорить процессы. Новости начнут писаться быстрее, SMM будет реагировать моментально, все данные будут в безопасности с резервным копированием.

Расскажите, как у вас в компании работают с фото и видео? Есть ли какая-то система или полный хаос? Также буду рад ответить на ваши вопросы в комментариях.

Автор: Сергей Фомин, основатель и генеральный директор Picvario.