Оформить за два часа: как ускорить приём новых сотрудников в 8 раз
Чтобы оформить документы на трудоустройство в пик найма, компании, в среднем, тратят два дня. Как сократить время на оформление новых сотрудников до двух часов рассказали в статье.
Обычно путь оформления документов кандидата выглядит так:
- Кандидат заполняет анкету и прикладывает копии документов.
- Кадровый специалист переносит рукописный текст из документов в 1С.
- Формирует трудовой договор, приказ о приёме в 1С.
- Распечатывает пакет документов.
- Просит кандидата проверить и подписать.
- Организует передачу подписанных документов: один экземпляр в архив, один — уже сотруднику.
- Документооборот завершён.
Но не всё так просто
❓ Если в компании равномерная нагрузка по кадровому делопроизводству.
❓ Если в цепочке не появляются дополнительные сотрудники, от которых нужна подпись
❓ Если сотрудники всегда находятся на рабочих местах.
❓ Если никто не обнаружил ошибок в кадровых документах.
❓ Если процесс передачи документов отлажен и не бывает случаев потерь.
✅ Тогда полное оформление документов кандидата может занимать несколько часов.
Но компания не находятся в вакууме:
❗ По статистике пик найма приходится на периоды с февраля по март и с сентября по октябрь.
❗ В пути подписания документов могут быть прямые, административные руководители и служба безопасности.
❗ У всех есть обеды, совещания и приоритетные задачи, а кто-то может работать в этот день на удалёнке.
❗ Кандидаты могут допустить ошибку в анкете, а кадровый специалист — при занесении в систему компании.
❗ Документы теряются, их забывают принести.
❌ Тогда полное оформление документов кандидата может занять два рабочих дня.
В итоге:
- Из-за ошибок в документах приходится начинать весь процесс заполнения и подписания заново.
- Сотрудники переключаются на оформление или поиск документов пока другие задачи копятся.
- Компания рискует заполнить документы с ошибками или не проверить данные кандидата. Например, если компания нанимает главного бухгалтера, который является банкротом, то получит штраф.
Справка
Напомним, что физическому лицу, признанному банкротом, запрещено:
— в течение 3 лет руководить и иным образом управлять делами большинства юридических лиц;
— в течение 10 лет занимать руководящие должности в кредитных организациях;
— в течение 5 лет управлять делами частных пенсионных и инвестиционных фондов.
Как сократить время на оформление сотрудника до двух часов
В Nopaper мы разработали «Анкету кандидата». Решение полностью автоматизирует сбор персональных данных соискателя в учётную систему компании, например, в 1С:ЗУП.
Как работает «Анкета кандидата» вместе с готовым решением КЭДО Nopaper:
- Кадровый специалист создаёт персональную ссылку в личном кабинете Nopaper и отправляет её кандидату.
- Кандидат переходит по ссылке, заполняет анкету и загружает необходимые документы.
- Анкета с документами отправляется автоматически в 1С, где создаётся карточка сотрудника.
- Кадровый специалист формирует трудовой договор, приказ о приёме и отправляет их на подписание.
- Кандидат подписывает документы в Nopaper.
- Документооборот завершён.
Если документы должен подписать руководитель компании, кадровый специалист может отправить ему документы через личный кабинет Nopaper. Или включить руководителя в путь подписания по умолчанию.
Также в «Анкете кандидата» есть проверка документов, которая не позволяет отправить анкету с ошибками.
В итоге:
✅ Оформление и подписание документов занимает, в среднем, два часа.
✅ Документы не теряются и не задерживаются у сотрудников.
✅ Реже появляются ошибки в кадровых документах.
Анкета кандидата автоматически собирает и переносит данные новичка в кадровую систему компании. Это не только помогает повысить производительность кадровых специалистов, но и справиться с пиковыми периодами, когда новичков в компании становится больше, а времени на выполнение задач с жёсткими дедлайнами, например, оформление отпуска или отгула, — меньше. Благодаря автоматизации оформления найма, кадровые специалисты могут быстрее выполнять задачи и за счёт этого увеличивать свой доход. А HR-дженералисты, которые занимаются КДП и управлением персонала, выделять больше ресурсов на повышение эффективности сотрудников».