Личный кейс: система учёта "Закупки-продажи-склад" для маленького ИП

Автор – Олег Таран

Если вы опытный предприниматель и сторонник готовых сервисов, не теряйте время на кейс и, пожалуйста, проходите мимо без едких комментариев. А вот если вы начинающий предприниматель и для вас важно лично разобраться и собрать свою систему учёта – этот кейс для вас.

В кейсе рассказываю, как собрать своими руками простенькую систему учёта закупок, продаж и склада, используя бесплатные Гугл таблицы.

Итак, вы решили заняться или уже занимаетесь небольшим оптовым бизнесом. Покупаете товар, держите его какое-то время на складе и затем продаёте или сначала продаёте, потом закупаете и что-то лежит в остатках на складе. Пожалуй, это самая распространённая бизнес-модель среди микро предпринимателей. Конечно же вам понадобится система учёта товара, но по каким-то причинам вы не желаете пользоваться платными или бесплатными готовыми сервисами учёта, а хотите использовать своё: вы убеждены, что своё – простое, гибко настраиваемое под ваши нужды и зависит только от вас. Тогда вы открываете Google Таблицы и самостоятельно создаёте систему учёта движения товара. Так поступают опытные пользователи таблиц. А что делать тем, кто в этом пока не очень разбирается? Самый простой вариант – подсмотреть, как это делают другие и сделать самому. Сегодня, тот самый случай. Смотрите...

Создадим файл в Google Таблице. Назовём его "Учёт товара".

Давайте будем использовать тот же подход, о котором я писал в предыдущих кейсах (ссылка в конце статьи) и первым листом сделаем лист "Справочник". Он позволит один раз занести переменные и затем многократно их использовать при заполнении базовых таблиц. Какие переменные? Например, "Поставщик", "Покупатель", "Склад", "Менеджер" или "Товар" – вы просто вносите название под соответствующим заголовком и забываете про ошибки ввода, при ведении основных таблиц.

Следующий шаг – это создание листа "Закупки". Давайте его создадим и сделаем заготовку базы данных по закупкам. Лист "Закупки" – это база данных по закупкам разными менеджерами разного товара от разных поставщиков. Выглядеть она может так, как показано на скриншоте. Вести эту базу может отдельный менеджер или менеджер, который занимается закупкой или сам предприниматель, если по каким-то причинам не целесообразно привлекать менеджера. Человек, ответственный за ведение листа своевременно вносит информацию о менеджере, который занимается конкретной закупкой, о поставщике, дате закупки, о товаре, кол-ве и цене закупки, а также о складе, на который товар помещается и в конечном итоге информацию о статусе и дате оплаты за поставку. Формат листа в виде реестра (базы данных), его нужно и можно продолжать вниз. Вверху импровизированный дашборд, в котором вы можете выбрать период, который вас интересует и формула, что правее автоматически подсчитает общую сумму закупок за выбранный период и отдельно ещё не оплаченную сумму, другими словами – сумму кредиторской задолженности перед поставщиками. Надо ли говорить, что при заполнении таблицы автоматически подтягиваются данные из справочника, который мы создали специально для этого?

Теперь самое время создать лист "Продажи". Он очень напоминает лист "Закупки", но это не недостаток, а скорее преимущество, так как похожее легче воспринимается и с ним проще работать разным людям. Схема работы аналогичная. Человек, ответственный за ведение базы данных "Продажи" своевременно заполняет реестр продаж по менеджерам, по покупателям и прочим полям, тем самым обеспечивая актуальную, своевременную и полную информацию по бизнес-процессу продаж. Импровизированный дашборд вверху позволяет одним глазком контролировать общую сумму продаж и сумму дебиторской задолженности покупателей перед нами.

Теперь ещё одна важная табличка или лист – "Склад". Она собирается с помощью функций и формул автоматически. Функция Unique подтягивает все наименования товара из справочника. Из листа "Закупки" с помощью функции "суммеслимн" в нужные ячейки подставляются суммы товаров в единицах. Из листа "Продажи" с помощью той же формулы данные о продажах. Затем считаются остатки. Если товаров будет больше, функция unique их обнаружит и выведет на лист, а остальные функции вставят информацию о закупках и продажах напротив этого товара. Так что, остаётся только смотреть информацию об остатках.

Ещё можно добавить лист "Задолженность". Он будет автоматически собирать информацию о дебиторской и кредиторской задолженности за весь или отдельный период времени.

И, наконец – лист "Эффективность". Он отвечает за автоматический подсчёт маржи или того, что мы заработали (разницу между ценой продажи и ценой закупки товара, умноженной на количество продаж в единицах).

Таким образом, наша система учёта товара позволяет получить простенький учёт продаж и закупок товара, склада (движение и остатки), задолженностей (дебиторки и кредиторки) и элементарной эффективности продаж.

Ну а кто захочет внедрить такое же моими руками, заполняйте заявку. Сделаю всё за вас.

Смотрите мои предыдущие кейсы:

1. Как построить отчёт о прибылях и убытках, если есть только банковская выписка

2. Как я ушёл от платных сервисов и собрал своими руками простую систему учёта заявок и сделок

3. Как я избавился от кассовых разрывов с помощью платёжного календаря

4. Система бюджетирования для маленького ИП или ООО своими руками

Напишите, если есть идеи, что разобрать в следующий раз. Если нет, тоже напишите:)

Автор – Олег Таран, канал и чат в Telegram.