Сколько сэкономили денег на автоматизации реестра документов в Битрикс24
В этой статье рассмотрим коротенький кейс о том, как автоматизация работы с документами позволяет экономить расходы и ускорять бизнес-процессы. На примере простого Реестра документов в смарт-процессах Битрикс24 рассматриваем, как упростить работу менеджера и бухгалтера, убрать ненужную рутину.
Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).
Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.
Подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.
Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.
Там же, в канале, увидите анонсы наших бизнес-мероприятий в Москве, Волгограде и Онлайн. Подписывайтесь!
ИСХОДНАЯ СИТУАЦИЯ ℹ
Клиенту нужно наладить документооборот в Битрикс24, чтобы всё хранилось по папочкам и при этом можно было бы видеть единый список документов, как в ЭДО.
Сейчас файлы хранятся где угодно - на компьютере менеджеров, в чатах с клиентами, в почтовой переписке, в комментариях в сделке, в поле в сделке. Соответственно сделать выгрузку всех документов невозможно.
Бухгалтеру приходится со всех запрашивать документы, переписывать данные из них в Ексель и собирать реестр.
В день менеджер загружает около 5-10 документов (в расчетах 7), двух типов. Всего 3 менеджера.
Зарплата менеджера и бухгалтера по 70 000 руб. в мес.
Стоимость организации такого Реестра и автоматизации перемещения документа составляет 25 200 руб.
На поиск и передачу документов бухгалтеру у менеджера уходило 20 секунд.
У бухгалтера уходило 60 секунд, чтобы скачать документ и положить в папку Реестр документов у себя на компьютере и затем внести данные по одному документу в таблицу. Зарплата бухгалтера тоже 70 000 руб. и он тоже работает 168 часов в месяц.За месяц всего скапливалось по 7 документа ежедневно с 3х менеджеров в течение 20 рабочих дней.
ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ 🤖
Мы делаем бизнес-процесс, который позволяет загрузить файл в реестр в смарт-процессах и автоматически переместить его в нужную папку клиента. При этом бухгалтер может скачать весь реестр документов за любой период в любое время.
Мы сэкономили 12 секунд на загрузку одного документа с помощью автоматизации. Процесс экономит 6 кликов на загрузку документа на диск и формирование ссылки на документ в реестре.
И теперь реестр формируется одним кликом - экспортом базы и на это уходит 5 секунд.
СКОЛЬКО ДЕНЕГ СЭКОНОМИЛИ 💰💸
Экономия при создании ссылки на документ
- Время сокращено на 12 секунд * 7 документов = 84 секунды в день.
- Время сокращено на 84 секунды * 20 дней = 1680 секунд в месяц.
- Количество часов, которое было сэкономлено на загрузке документов в месяц: 1680 секунд / 3600 секунд (в одном часе) = 0.47 часа на одного менеджера
- Сэкономленные затраты на создание ссылок в месяц для всех 3 менеджеров: 0,47 * (70000/168) * 3 = 587.49 руб.
Экономия при оформлении документов и создании реестра
- Сэкономленное время для каждого менеджера: 20 секунд * 7 документов = 140 секунд в день.
- Сэкономленное время для всех 3 менеджеров: 140 секунд * 3 менеджера = 420 секунд в день ≈ 0.12 часа.
- Сэкономленные затраты на поиск и предоставление документов в месяц: 0.12 часа * 20 * (70000/168) = 1000 руб.Бухгалтер оформляет всего (7 документов * 3 менеджера * 20 дней) = 420 документов, на каждый уходит 1 минута.
Всего на оформление реестра документа уходит в месяц 420 минут = 7 часов
Сэкономленные затраты на бухгалтера в месяц = 7 часов * (70000/168) = 2916.69
То есть всего сэкономленные расходы в месяц = 2916.69 + 1000 + 587.49 = 4504,18 рублей в месяц.
Стоимость автоматизации = 25 200 руб.
Автоматизация окупится через 25 200 / 4504,18 = 5,5 месяцев
Как вам такой результат? Напишите в комментариях!
Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.
Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, участвуйте в наших конференциях, вебинарах, семинарах в Москве и Волгограде, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.
Студия автоматизации Автопилот предлагает комплексные решения для ведения табеля учета рабочего времени в Битрикс24.
Мы специализируемся на внедрении CRM систем, таких как Битрикс24 и amoCRM, настраиваем аналитику в Биплан24, автоматизируем бизнес-процессы с помощью роботов и вебхуков, а также разрабатываем сайты на платформе 1С-Битрикс: Управление сайтом и чат-боты на Python, Salebot.
Мы работаем с разными отраслями и предлагаем индивидуальные решения для каждого клиента.
Хотите узнать больше о том, как мы можем помочь вашей компании вессократить рутину? Оставьте заявку на консультацию.
Мы с удовольствием поможем вам увеличить эффективность работы и ускорить достижение ваших целей! 💼💡