Простая инвентаризация через QR-код: как вести учёт 36000 ТМЦ без бумажных журналов и Excel-таблиц

Для проведения инвентаризации современными инструментами обычно выбирают 1С, штрихкоды, ТСД. Но мы с командой предлагаем иной путь — QR-код и смартфон. В кейсе поэтапно расскажу, как внедрили простую систему, которая сэкономит время, избавит от бумажной работы и беспорядка в процессах.

Привет! Я Андрей, работаю в Wave Service — это цифровой помощник для обслуживания коммерческой недвижимости через QR-коды.

Когда у нас получаются достойные результаты в работе, мы пишем статьи на vc.ru, чтобы тема нашла своих заинтересованных читателей. Сегодня расскажу о кейсе инвентаризации по QR-коду.

Наш клиент — крупная производственная компания в Санкт-Петербурге.

Понимаю, что с реальными именами, фактами и деталями кейсы выходят интереснее, но мы соблюдаем NDA, поэтому местами информация будет перефразирована. Это не должно помешать вам примерить опыт заказчика на ваши процессы и вынести идеи для улучшения.

Кратко познакомлю вас с кейсом в карточке:

Как ранее проходила инвентаризация:

1. Выходил приказ о проведении инвентаризации в соответствии с регламентами компании. В приказе назначали ответственных, как правило, 6-8 человек.
2. Офис-менеджеры готовили и печатали инвентаризационные описи ТМЦ для каждого исполнителя. Иногда на инвентаризацию выходили с ноутбуком, на котором открыта таблица Excel.
3. Исполнители подробно заполняли акты о проведении процедуры.
4. Последним этапом менеджеры формировали табличные отчёты и сравнивали данные.

Минусы устаревшего подхода:

• После выполнения инвентаризации в записях возникал беспорядок, следовательно, был высокий риск потерять информацию.

Если инвентаризацией занимаются 6-8 человек, это вполне логичное последствие. Руководители вручную собирали все отчёты, акты и накладные по разным сотрудникам, чтобы составить общую картину о состоянии ТМЦ.

• Невозможно быстро найти данные о статусах ТМЦ и их месторасположении.

Информация о ТМЦ фиксировалась в бумажных актах, на поиск которых уходило время.

• Сложно установить, кому и когда передавался объект, и как менялись ответственные.

Если имущество переместили, это часто нигде не фиксировалось, или же информация терялась среди бумаги и электронных таблиц.

• Сохранялась высокая вероятность потери, краж и несвоевременных закупок.

Общее количество ТМЦ превышало 36 000 объектов (небольшие предметы, инвентарь и расходники). Уследить за всем без инструментов учёта было сложно.

Мы с командой проанализировали потребности заказчика и предложили решение — полностью автоматизировать процедуру инвентаризации и сделать процесс прозрачным, понятным и доступным для сотрудников.

Проведу вас по этапам, что конкретно мы сделали, и как это повлияло на бизнес-процессы.

Для начала настроили единый реестр управления списком имущества, у нас он так и называется — модуль «Имущество». Там содержится детальная информация о каждой товарно-материальной ценности.

Когда список ТМЦ объёмный, как в этом кейсе — 36 000 единиц, мы задачу по импорту берём на себя.

Если, например, клиенту нужно при поставке внести новые единицы, он может это сделать самостоятельно. Такие функции доступны сотрудникам с соответствующими правами.

При добавлении нового объекта указывается вся описательная информация для дальнейшей работы.

Клиент в этом реестре может сортировать данные по требуемым критериям, отслеживать и контролировать все действия над ТМЦ.

Например, на поиск шуруповёрта — где он находится, как он выглядит, и кто несёт за него ответственность — уйдёт меньше минуты.

Когда все ТМЦ были в системе, приступили к маркировке QR-кодами.

Все QR-коды генерируются автоматически, по кнопке из системы, а распечатать их можно на любых принтерах термоэтикеток — например, PROTON TTP-4206. Часто мы привозим свои принтеры на объект заказчика и вместе готовим наклейки — тут уже как договоримся.

Когда наклейки готовы, размещаем их на ТМЦ.

В нашем случае магии с маркировкой не было: команда заказчика планомерно расклеила стикеры на все ТМЦ.

При сканировании QR-кода пользователь увидит карточку ТМЦ с детальной информацией о конкретной единице.

Перед внедрением заказчик обозначил график регламентного проведения инвентаризации, а мы настроили расписание в системе. Система автоматически заводит задачи на проведение инвентаризации для ответственных сотрудников в установленные дату и время.

Когда наступает время инвентаризации, пользователю приходит пуш-уведомление о предстоящей задаче.

Внеплановые инвентаризации мы тоже поддерживаем в системе. Руководители могут создать заявку через веб-версию, мобильное приложение или путём сканирования QR-кода.

Инвентаризация проводится полностью через мобильное приложение, исполнителю не нужны бумажные описи или ноутбук в руках.

В задаче указана локация, где нужно провести инвентаризацию, и прикреплена инструкция в виде списка ТМЦ для учёта.

Исполнитель сканирует QR-коды на объектах по списку. Приложение автоматически вычёркивает найденные ТМЦ.

Если в помещении есть лишний объект, система создаёт заявку на перемещение.

Если же исполнитель не нашёл объект из списка — заводится заявка о его отсутствии.

В конце процедуры при отсутствии проблем исполнитель закрывает заявку, а руководитель может просмотреть аналитику и отчёт в системе.

Статусы отслеживают и фиксируют, где находятся ТМЦ, и в каком они состоянии.

В этом кейсе, например, обозначены следующие статусы:

• Обычный — ТМЦ находится в указанном месте и исправна.
• Списан — объект списан по причинам, которые указываются в комментариях и подкрепляются актами.
• Продан — объект был продан, и это тоже фиксируется подписанной накладной.
• Передан в аренду — указывается арендатор и новое местоположение ТМЦ.
• Перемещён — описываются причины перемещения и указывается новое местоположение.
• Возвращён — если в ходе инвентаризации ТМЦ находилась не на своём месте, её возвращают и отмечают в системе.

Если исполнитель не нашёл в объект, который по регламенту должен находиться в помещении, система создаёт заявку «Отсутствует объект».

В таком случае заявка попадает руководителю или ответственному лицу на смену статуса. Например, на рабочем месте нет монитора — этот объект можно списать по конкретной причине (сломался) или отправить исполнителя на поиски, если причины неясны.

Руководитель проверяет информацию и принимает решение о смене статуса. При необходимости процесс подтверждается актами или накладными с подписью ответственного.

Система хранит информацию в истории изменений: в карточке ТМЦ всегда видно, что было до изменения, что стало после, когда оно произошло, и кто это сделал.

Всё это хорошо укладывается в картину полной подотчётности. Любые операции над ТМЦ зафиксированы: утери, возвраты, поломки и прочее.

Акты и накладные формируются по внутренним порядкам компании. Доступны в виде экспорта документа в форме PDF.

При необходимости пользователь может распечатать документ из системы и подписать, а затем прикрепить скан.

Например, когда статус ТМЦ меняется на «списан», ответственному нужно прикрепить акт списания. Весь документооборот доступен в отчётах.

1. Процесс инвентаризации на объекте стал быстрым и прозрачным. Увеличен контроль за местоположением ТМЦ.
2. Руководители в отчётах видят полную картину всех операций над ТМЦ — какие объекты списывались, а какие требовали обязательного перемещения в другое помещение.
3. Сводятся к минимуму потери объектов, ошибки и путаница в данных.
4. Любая смена статуса зафиксирована актом или накладной, которые хранятся в системе и отражаются рядом с нужными ТМЦ.

• Площадь объекта клиента — 25 000 м². За год инвентаризацию через QR-код провели в 400+ помещений
• Система помогла отследить 1582 предмета, которые отсутствовали на положенных местах в ходе инвентаризации
• И ещё 285 ТМЦ вернулись на свои места после несанкционированных перемещений
• 291 раз зафиксирован запрос на изменение статуса ТМЦ — списание, перемещение и удаление

Буду рад услышать ваше мнение и обменяться опытом!

Делитесь в комментариях, как у вас устроена инвентаризация, и задавайте вопросы, если что-то непонятно раскрыл. Я на связи тут и в Telegram. Всем лёгких процессов!