Инструменты визуализации данных в проектном финансировании

Любые данные представляют собой лишь набор информации, приобретающей пользу только при наличии конкретного смысла. Основным решением по улучшению восприятия информации выступает ее визуализация. В этом случае формируются условия для принятия более эффективных и актуальных управленческих решений. Используют потенциал визуализации и в управлении проектами.

Цифровая информация, например представленная в табличной форме, традиционно сложна для восприятия, и чем больше данных содержится, тем сложнее правильно оценить предложенные цифры и сделать необходимые выводы.

Куда большей наглядностью обладают графики, диаграммы и иные формы графического отображения данных. Визуализация позволяет превратить цифровой ряд в формат, более удобный для понимания, выявления отличий, закономерностей, проблемных моментов, периодов резкого роста или спада. Как результат, повышается эффективность реакции на изменения.

Визуализация обеспечивает динамику данных, что позволяет прослеживать наличие прогресса/регресса. Графические данные быстрее поддаются восприятию, поэтому и оперативность управления возрастает.

Смысл визуализации есть только в случае, когда она отражает реальные цифры. В этом случае она должна сочетать в себе наглядность и одновременно полезность для потребителя.

Построение визуализированных моделей обычно строится на следующих принципах:

Логика в подборе инструментов визуализации. Используемые для визуализации данные должны отображать итоговую цель проекта, нести в себе параметры KPI и иные данные, нуждающиеся в контроле. Любой график должен нести в себе пользу, в противном случае он просто отнимает время у команды проекта. Соответственно, для создаваемых форм визуализации необходимо наличие логического порядка, например выстраивание по параметру времени, возрастанию, степени критичности и так далее. Выбираемая типология отражения данных в графическом формате должна соответствовать типу данных для совместимости трансформации. Графики подходят для отражения изменений в динамике времени, показатели прироста или падения параметра лучше видны на столбчатых диаграммах, а распределение долей — на круговых. Любые графические данные должны иметь подписи для их понимания человеком;

Максимальная простота. Успех визуализации во многом зависит от удобства восприятия и понимания данных. Она строится для упрощения оценки цифровой информации, а не усложнения. Соответственно, любые формы графиков должны иметь минимум лишней нагрузки, например логотипов, декоративных элементов и так далее, а вот значения необходимо иметь четкие, однозначно трактуемые, хорошо различимые на фоне окружающего пространства. Не несет в себе никакой пользы и перегрузка изображений сокращениями и аббревиатурами. При этом необходимо исходить из правила — на каждую задачу делается один график;

Использование общепринятых норм. При разработке визуализированных моделей необходимо исходить из общепринятых норм оформления, это позволит повысить их эффективность. Внимание необходимо уделить цветовой гамме. Традиционно в агрессивных цветах (красный и его оттенки) отражаются негативные явления, а для позитивных трендов применяют холодные тона (зеленый, голубой). При наличии большого количества графического материала целесообразно использовать единство размеров. Это позволит сделать изображения более гармоничными, особенно в случаях, когда они находятся в окружении тестового материала.

На сегодня специалистами выделяется несколько десятков вариантов визуализации цифровых данных, из которых целесообразно кратко рассмотреть наиболее востребованные и распространенные:

Круговые диаграммы. Этот формат оптимален для отражения долей. Они могут быть кольцевыми или иерархическими с существованием нескольких уровней;

Гистограммы. Инструмент отражения сравнительных данных в динамике времени с установленным временным интервалом;

Столбчатые диаграммы. По своему назначению сопоставимы с предыдущим форматом, но за счет разнесения столбцов легче визуализируются человеком;

Линейные диаграммы. Формат данных в виде ломаной линии, удобный для демонстрации изменения показателей в динамике времени;

Японские свечи. Распространенный формат для биржевой торговли с отражением корректировки цен на определенном интервале торговли;

Пузырьковые диаграммы. Инструмент отражения сложной информации с одновременным использованием до четырех метрик;

Схемы/графы. Инструмент отражения существующих в системе взаимных связей многочисленных элементов.

Для визуализации задач оптимальным решением становится список. Для поддержания необходимой информативности реализуют их в виде канбан-досок, деревьев задач или диаграмм Ганта. Для отражения степени загруженности конкретного сотрудника или группы, а также графика выполнения задач применяют календари.

Канбан. Японская модель планирования, выполненная в виде таблицы или вертикального набора столбцов, каждый из которых соответствует определенному этапу решения задачи. Для каждого из этапов предусмотрены карточки задач. После того как задача получила новый статус, она продвигается в новый столбец. Такой формат позволяет быстро определить общий перечень задач и стадию реализации каждой из них. Аналогичным образом в маркетинге происходит построение воронок продаж, но здесь задачи заменяются сделками. Число колонок соответствует общему количеству возможных статусов. Реализация канбан-досок возможна в физическом исполнении или цифровом формате на ПК или мобильных устройствах. Широкое распространение Kanban-доски получили в Agile-проектах. В карточку задачи допускается включать не только ее саму, но и иные данные, например сроки исполнения, ответственного сотрудника и так далее.

Сетевые графики, или диаграммы Ганта. Этот формат предполагает выстраивание взаимных связей между существующими в рамках проекта задачами. С целью улучшения восприятия данных графики обладают привязкой ко времени, когда любая задача имеет начальную и конечную временную отметку. Отражение связей осуществляется стрелками или дугами, демонстрируя взаимные зависимости. Сетевой график является удобным форматом для выявления проблемных мест и планирования сроков реализации проекта. Применение диаграмм Ганта является составным элементом методики критического пути. Подходит она и для методики водопада (waterfall) за счет четкости иерархической структуры.

Дерево задач. Эта форма графа не предполагает наличия связи с фактором времени. С его помощью удобно отражать перечень существующих задач и имеющиеся между ними зависимости. При помощи дерева задача определяются подчиненность элементов и прогресс их реализации. Здесь можно отобразить делегирование задачи определенному лицу или ее разделение на несколько более мелких задач.

Календарь. Список, в котором отражаются все задачи, запланированные мероприятия с указанием дат и времени. Календари выступают удобным инструментом контроля нагрузки персонала, ее перераспределения, причем как в разрезе конкретного сотрудника, так и проектной команды, структурного подразделения. Наличие общих свободных слотов позволяет запланировать мероприятия с привлечением всех сотрудников или использовать их для выдачи новой задачи.

Дашборды. Разновидность графической отчетности, включая возможность обновления в динамике, отражающая текущее положение бизнеса или его коррективы в динамике времени. Применять дашборды можно в отношении отдельной команды или сотрудника. Базовыми значениями чаще всего выступают параметры KPI, но возможно применение и иных метрик, способствующих оценке результативности проекта. В свою очередь, визуализировать данные можно любым из представленных выше методов.

Оптимальным решением для визуализации данных в современных условиях можно считать BPM-системы с интеграцией в них всех представленных выше форматов. В этом случае для выполнения работ не потребуется использовать сторонние программные продукты.

Вместе с этим стоит учесть, что работа с большими данными в большинстве случаев строится именно на внешних, специализированных сервисах. Это своеобразные агрегаторы. Насыщение же BPM-систем всеми возможными опциями нецелесообразно: инструмент, изначально созданный для контроля, превращается в излишне сложный механизм, сложный для применения. Ориентироваться необходимо на баланс характеристик.