Синки больше не нужны - пошаговая инструкция избавления от ненужных встреч
Почему синхронизационная встреча (синк) на 100+ человек являются бесполезной тратой времени, надеюсь, объяснять не нужно. Но вот почему, график современных офисных сотрудников постоянно наполняется регулярными встречами, почему это зло и как от этого избавиться, предлагаю рассмотреть в статье ниже.
Синхронизационные встречи (синки) появились в нашей жизни из-за распределенного характера работы современных офисных сотрудников. Т.к. мне ближе область ИТ, буду в основном говорить про нее, но уверен, что и в других областях схожая проблема присутствует. Первоначальный смысл, который закладывался в синки уходит корнями в методы управления на заводах и в армии, где день начинался с планерки, четкого подсчета имеющегося состава людей и раздачи ценных указаний всем или кому-то в отдельности. Это довольно действенная практика управления, которая помогает держать руку на пульсе и позволяет постоянно находиться на связи с командой, поэтому такая практика используется до сих пор довольно активно. Соответственно, современные синки выполняют ту же роль, позволяют убедиться в том, что команда остается на связь, позволяют задать вопросы команде и ответить на вопросы от команды.
Современный мир дал нам множество новых способов и инструментов коммуникации, которые позволили сократить расстояния и более нам не нужно для решения большинства вопросов встречаться лично и обсуждать их один-на-один. Все еще остаются вопросы, которые касаются деликатных тем и их лучше обсуждать лично, но что-то обыденное и рядовое наше общество уже привыкло обсуждать в мессенджерах или в видео/аудио звонках. Появление таких инструментов сделало коммуникацию очень высокочастотной, т.к. если нам нужно обсудить какой-либо вопрос, обычно, мы сами пишем кому-то или нам пишут в моменте появления такого вопроса. А область взаимодействия теперь не ограничена каким-то конкретным кабинетом, офисом, городом и даже страной.
Однако, в отличии от работы на заводе, работа большинства современных офисных сотрудников является асинхронной. Т.е. каждый сотрудник выполняет свою задачу довольно автономно, обычно без необходимости в течение дня делать что-то одновременно со своими коллегами. Обычно вся синхронная часть сводится к передаче материалов с итогами работы от одного сотрудника другому вместе с сопроводительной информацией. При этом, частотность передачи результатов работы у всех разная, кто-то свою часть работы сделал быстро (за несколько часов), а следующему по цепочке процесса может требоваться несколько дней на обработку таких результатов. Все это логично подводит нас к тому, что синхронизироваться нужно не со всей командой целиком в каком-то регулярном расписании (каждый день по одному или несколько раз), а инцидентно - т.е. по необходимости.
Тут многие руководители могут возразить, что-то в духе "Мне так удобнее контролировать команду, видеть ее и обмениваться лучами любви", но далеко не факт, что так удобнее команде. Даже если в вашей команде преимущественно экстраверты, которые охотно делятся публично своими вопросами и с интересом слушают вопросы других участников команды, то даже в таком случае, эта практика порочна, т.к. оставляет у вашей команды ощущение, что если есть какой-то вопрос, его лучше оставить до синка, а до этого времени смиренно ждать. Бывают, конечно же исключения, и инициативность команды остаются высокой, но на длинной дистанции, обычно, вырабатывается условный рефлекс откладывать все вопросы до синка и тем самым подвешивать их в нерешенном и нерешаемом состоянии до конца дня/недели/месяца. И тем более, проблема усугубляется, если вы работаете с интровертивной командой, где многим просто некомфортно задавать вопросы публично, поэтому они постараются вопрос придержать до момента, пока он не выльется в проблему, требующую экстренных мер. Ну и как следствие, если на синках обсуждается вопрос не касающийся всех присутствующих, у люди отвлекаются и пропускают уже следующие тезисы, которые могут быть важны для них. Все это создает в последствии много накладок, т.к. руководитель был уверен, что он донес важную информацию до команды, а команда не помнит, что именно и когда они обсуждали, т.к. все такие синки в итоге сливаются в единый поток сознания. И тут хорошо, если у вас сохраняются какие-либо записи о принятых решениях и договоренностях, но часто и этого не бывает или бывает недостаточно.
Если просто избавиться от синков, то контакт с командой поддерживать станет действительно сложнее. Поэтому многие руководители в дополнение к синкам создают группы в телеге, вотсапе или корп мессенджере, чтобы дать возможность участникам задавать вопросы в онлайне не дожидаясь синка. Но тут часто возникает другая проблема, очень быстро такая группа распухает от избыточного состава участников или таких групп становится несколько и потом очень сложно понять, что где и кто кому писал. Те руководители, которые как и я, пытались хоть раз найти источник договоренности в мессенджере, прекрасно меня поймут, это та еще задачка. И тут вам очень повезло, если вы как руководитель или ответственный сотрудник, фиксируете важные договоренности где-то еще - в почте, в заметках, в прикрепленных сообщениях и т.п.
Так что же делать? Если в вашей команде еще не используется таск-трекер, хотя бы простейший вроде Trello или его аналогов, то первым делом стоит внедрить такой инструмент. Но скорее всего, таких команд почти нет и они скорее являются исключением. А значит какой-то таск-трекер, будь то Jira/Asana/Kaiten или что-то еще у вас уже есть. И скорее всего обозначенных проблем эти инструменты сейчас у вас не решают, и вот почему. Как правило, таск-трекеры все еще используются исключительно для фиксации задач. Если у вас трекер используются и для обсуждения задач и материалов в ней, то это уже прогрессивная и полезная практика, т.к. обсуждение становится контекстным и в него можно вовлекать только тех, кто действительно нужен. А как следствие снижается потребность в синках и прочих созвонах, а инфу найти потом становится сильно легче. Но из-за ограничений по правам доступа, все еще приходится переходить в мессенджеры или собирать синки, т.к. не у всех необходимых участников есть доступ в трекер или в самом трекере банально не так удобно и быстро можно получить ответ.
Я же предлагаю вам попробовать новый трекер задач, который по новому подходит к управлению задачами и проектами
Этот трекер доступен бесплатно и позволяет добавлять к конкретным задачам отдельных участников за пределами платформы или шерить задачу по прямой ссылке, по аналогии с гугл-документами. Кроме того, Answeroom интегрирован с ТГ и для обсуждения задач больше не нужно создавать отдельные группы, достаточно указать свой ТГ в профиле системы, чтобы получать сообщения из задач прямо в свой Телеграмм.
В дополнение к этому, Answeroom помогает автоматически рассчитывать сроки начала и окончания задачи, чтобы получать актуальный статус задач при объединении их в последовательности.
Ниже пример простой последовательности, которые можно создавать в Answeroom - при изменении срока и статуса предшествующей задачи, автоматически актуализируется срок и статус в текущей задаче.
А если вам интересно как именно в вашей команде можно применить этот инструмент, чтобы повысить эффективность работы и избавиться от ненужных встреч, это делается всего в три шага:
1. Напишите нам в ТГ (ниже) какая у вас есть боль по текущим взаимодействиям в команде.
2. Наш бизнес-аналитик задаст вам несколько вопросов по организации процессов в команде, поможет составить текущую схему рабочего процесса (AS IS) и предложит варианты улучшения текущего процесса (TO BE).
3. Далее вы сможете самостоятельно или вместе со специалистами внедрения настроить вашу текущую схему работы в команде с использованием платформы Answeroom и перенести всю рабочую информацию.
И в качестве бонуса - консультация от бизнес-аналитиков по всем вопросам предоставляется бесплатно при обращении до конца мая этого года.