Интеллект-карта в проекте
Успешность реализации любого проекта во многом определяется качеством планирования. При этом сам процесс разработки планов отличается сложностью и многогранностью, требует учесть множество моментов.
На сегодня существует большое многообразие подходов к организации планирования, многие из которых обладают выраженной направленностью, обладают своими сильными сторонами и недостатками.
Одним из них является создание интеллект-карт — разновидности визуализации предлагаемых концепций. Данный подход обладает своими особенностями, поэтому его целесообразно рассмотреть более подробно.
Интеллект-карта: что это?
Под интеллект-картами понимается разновидность диаграмм, обеспечивающих доступность наблюдения за изменением основных задач и существующими между ними связями.
Для них в научной среде можно встретить самые различные названия:
- ментальные карты, называемые в России майнд-картами;
- карты связей или дерево связей;
- графы по аналогии с математикой;
- ассоциативные карты;
- карты мозгового штурма.
В определенных условиях интеллектуальными картами могут быть названы и таймлайны, диаграммы Ганта, генеалогические древа и другие средства визуализации информации, обеспечивающие удобство и наглядность ее восприятия пользователями.
Для любых интеллект-карт характерна максимальная свобода при составлении, они не ограничены в числе формируемых связей и не требуют упорядочивания элементов при размещении в конкретной последовательности.
Для большей наглядности лучше рассмотреть реальный пример использования интеллект-карты:
Или возможен другой вариант:
Принцип работы данного инструмента достаточно простой, он предусматривает рассмотрение каждой задачи или идеи в качестве узловой точки. Для объектов, обладающих возможностью разложения на более простые компонентов, их раскладка на новые блоки проводится в непосредственной близости от узлового элемента с отражением соответствующих связей. Формат связей может быть различным, причем допускается существование между объектами нескольких параллельных связей.
Никаких ограничений по расположению объектов для mind-карт не предусматривается, но необходимо понимать, что они должны обеспечивать наглядность и простоту восприятия, поэтому не стоит увлекаться количеством объектов или придумывать совершенно хаотичное размещение элементов. Наличие огромного числа мелких элементов существенно усложняет прочтение карт и понимание представленной на них информации.
Чем интеллект-карты помогают в управлении проектами
Посредством данного решения обеспечивается удобство визуализации наиболее сложных проектов с развитыми связями и существованием ключевых задач. Человеческое образное мышление строится на примерно идентичных принципах восприятия информации, поэтому майнд-карты настолько удобны для понимания.
Существует немало научных трактатов, расписывающих преимущества работы с интеллект-картами, но на практике случается это далеко не всегда. Причина этого заключается в особенностях самих карт, эффективных только в определенных условиях. Их применение актуально только для отдельных видов планирования:
- общее стратегическое планирование и разработка стратегий действий по направлениям (маркетинговая стратегия, антикризисная стратегия и так далее);
- обобщенные концепции, предусматривающие визуализацию на бумажном носителе оригинальных предложений и идей;
- базы знаний и справочники, основанные на системе ссылок на ту или иную информацию и взаимных связях;
- расписания, структуры и иерархии для отражения подчиненности персонала, зависимости подразделений и так далее;
- структуры проектов для выделения в общем объеме задач ключевых точек, требующих к себе повышенного внимания, и оптимального распределения работы внутри команды;
- результаты мозговых штурмов удобно отражать при помощи майнд-карт, где в центре оказывается предмет изучения, а вокруг предложенные пути решения проблем.
Вместе с этим применение данного инструмента для ведения оперативного планирования или создания планов на тактическом уровне нецелесообразно. При отсутствии значительных временных интервалов большее удобство предоставляют списки с наличием внутри них отдельных разделов и делением на подразделы. Не лучшим решением будет использование интеллект-карт в процессе финансового планирования.
Сильные и слабые стороны интеллект-карт
Основными преимуществами перехода на использование данного инструмента являются:
- возможность легко и понятно выделить наиболее важные элементы на концентрации на них внимания участников команды;
- более высокая запоминаемость приводимых данных за счет наглядности информации и удобства ее подачи;
- наличие древовидной структуры способствует выстраиванию объективной декомпозиции задач;
- гибкость подобных карт обеспечивает возможность внесения в них изменений при возникновении подобной потребности;
- диаграмма может быть создана вручную без каких-либо сложных вычислений или использования программных продуктов.
При этом существуют и специальные программы на ПК и мобильных устройствах, обеспечивающие простоту формирования карт и привлекательный, удобный для прочтения формат.
Упомянуть необходимо и о недостатках майнд-карт:
- диаграмма не способна решать проблемы или стать заменой планированию. Она лишь визуализирует информацию и готова дать положительный результат только в случае ее составления опытным специалистом;
- излишне большое количество объектов и их связей, помещаемых на карту, нивелирует удобство восприятия данных, не позволяет сфокусировать внимание на центральных моментах;
- интеллект-карты неудобны для отражения некоторых видов данных, например, ответственных лиц, потребных ресурсов, мест реализации и так далее. Подобная информация ведет к информационному перегрузу карты;
- сложность интеграции подобных карт в программное обеспечение по ведению планирования. Фактически только диаграммы Ганта достаточно легко встраиваются в другие программные продукты. Подробнее о визуализации данных;
- трансформация в формат To Do с отображением списком перечня задач представляет собой достаточно трудоемкий процесс с рисками потери отдельных задач в процессе переноса.
Как составляются майнд-карты
Проще всего создать интеллект-карту вручную при помощи карандаша и бумаги. В случае обсуждения схемы с сотрудниками нарисовать ее можно на обычной офисной доске при помощи маркера.
Более удобный инструментарий предлагают специальные программные продукты и web-сервисы. Для последних предусматривается использование доступа по платной подписке разработчиков, в то время как в бесплатной версии экспорт данных не предусматривается. В режиме офлайн полноценных программ практически не существует, в первую очередь за счет проблем с монетизацией. В свое время предложенные проекты с открытым доступом не получили развития и не отвечают современным требованиям.
Среди популярных программ для установки на ПК стоит выделить FreeMind, Freeplane, XMind и другие.
Причина недостаточного развития данного направления программирования заключается в сложности создания конструкторов визуализации данных, поэтому их количество остается ограниченным.
Среди всех существующих вариантов наибольшее удобство предоставляют онлайн-сервисы. Для их использования не требуется установка на ПК, периодическое обновление. При этом пользователь получает доступ ко всему функционалу программы, причем во многих случаях он оказывается шире, чем декстопные версии программ. Особенно удобно использование подобными сервисами людьми, пользующимися ими не постоянно, а периодически.
Использование онлайн-сервисов в последнее время в России стало проблемой, так как их подавляющая часть создана иностранными компаниями для западного рынка. После введения санкций в отношении России BMP-системы отказались от финансовых операций, поэтому провести оплату пользователям из нашей страны не представляется возможным. Соответственно приходится использовать демоверсии, доступные в бесплатном режиме или полностью бесплатные программы, причем такие тоже можно найти на рынке.
Самыми качественными по набору характеристик и функционалу программами, доступными сегодня в России, выступают:
- Obsidian. Кроссплатформенный сервис, доступный в web-версии и в виде приложения. При личном пользовании программа бесплатна, но коммерческий функционал предусматривает необходимость подписки. Существует русскоязычная версия интерфейса, возможность поиска, поддерживаются плагины. В свою очередь, управление достаточно сложное, а сама программа в большей степени адаптирована на работу с графами знаний. Для объектов можно создавать большие по размерам описания, делать заметки в голосовом формате, прикладывать файлы, изображения. При этом майнд-карта выступает вершиной возможностей программы;
- Freeplan. Полностью бесплатный продукт, созданный на основе кода программы FreeMind, заброшенной ранее. Разработчики активно развивают программу, позволяют устанавливать ее на любые виды операционных систем для ПК, включая Linux. Функционал предусматривает наличие расширений, смены тем, установки запароленной защиты. Предусмотрена возможность экспортировать данные или загружать их. Выгрузка карт допускается в растровом или векторном формате. Вместе с этим работа с программой предусматривает необходимость установки Java-машины;
- Draw.io. Онлайн-сервис, представленный в виде приложения, причем загрузка осуществляется браузером. В результате система не предполагает загрузки на удаленные серверы, вычислительные операции проводятся непосредственно на ПК конкретного пользователя. При условии скачивания установочного файла браузер не требуется, и конструктор становится доступен без браузера. Весь функционал программного продукта бесплатный. Хранить диаграммы можно в личных облачных хранилищах, на жестких дисках и любых иных устройствах. В распоряжении большое количество шаблонов. В случае хранения на Google-диске для карт предусматривается возможность командного редактирования.
Общее количество подобных бесплатных сервисов составляет минимум несколько десятков, но указанные выше наиболее функциональные и популярные.
Основные правила создания интеллект-карт:
- не стоит использовать большое количество элементов, они просто перегрузят карту и не позволят ничего прочитать;
- необходимо выделять наиболее важные фрагменты, поэтому основные компоненты должны располагаться в центре;
- название должны быть краткими, но максимально емкими и понятными, недопустимо дублирование названий;
- для более эффективного восприятия данных необходимы тематические иконки, очень удачное решение для визуализации информации;
- по мере приближения к центру схемы шрифт текста должен быть более крупным, подчеркивая степень важности объекта;
- при наличии более трех веток целесообразно для каждой из них предусмотреть наличие отдельной схемы. В этом случае каждый подпункт превращается в интеллект-карту.
Для работы по управлению проектами сегодня лучшим решением в России является сервис Projecto. Данный онлайн-сервис является полностью отечественной разработкой и изначально адаптирован для работы в нашей стране.