МЧД в ЭДО: понятный гид с ответами на горячие вопросы о машиночитаемых доверенностях

Рано или поздно любому руководителю приходится делегировать задачи — и в некоторых случаях тут не обойтись без доверенности. Но бумажные доверенности постепенно уходят в прошлое, а на их место приходят МЧД — машиночитаемые доверенности.

Грубо говоря, машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной доверенности. Руководитель подписывает МЧД электронной подписью, которую он получил в налоговой.

МЧД создается в формате XML и содержит информацию о том:

— кто ее выдал (доверитель),

— кто получил (доверенное лицо),

— что МЧД позволяет делать (полномочия).

Машиночитаемая доверенность оформляется один раз, а дальше ее реквизиты передаются вместе с документами, подписанными доверенным лицом.

МЧД, в отличие от бумажной доверенности, не нужно относить в налоговую и другие органы, а также заверять у нотариуса (для ИП).

Бизнес использует МЧД, как и бумажную доверенность, если руководитель делегирует кому-то свои полномочия.

Например, руководитель крупной компании поручает отправку налоговой отчетности бухгалтеру. Раньше в этом случае оформляли бумажную доверенность и заранее относили ее в инспекцию. Только после этого бухгалтер мог отправить отчеты от лица руководителя компании. С МЧД процесс немного упростился — теперь доверенность достаточно отправить сразу с отчетом.

До конца лета 2024 года МЧД можно не применять, если доверенное лицо, на которое выписана бумажная доверенность, подписывает документы электронной подписью (ЭП) сотрудника компании — в ней должны быть прописаны личные данные и сведения о компании. С 1 сентября 2024 года старая схема перестанет работать: для работы потребуется электронная подпись физлица (а не сотрудника конкретной компании) и МЧД. Если сертификат сотрудника заканчивался после 1 сентября 2023 года, то новый такой уже получить было нельзя → начинала действовать схема с ЭП физлица и МЧД.

Из всего этого можно сделать вывод о том, что МЧД совсем скоро станет обязательной для всех.

Требования к составу машиночитаемых доверенностей установил приказ Минцифры Р Ф от 18.08.2021 № 857. МЧД включает в себя:

— уникальный номер,

— срок действия,

— дату оформления,

— информацию о системе хранения,

— сведения о возможности передоверия,

— информацию о доверителе и доверенном лице,

— данные электронной подписи, которой подписана МЧД,

— список и коды полномочий из специального классификатора,

— ограничения полномочий.

Отдельно остановимся на классификаторе полномочий — едином справочнике Минцифры. В нем прописаны уникальные номера, названия и даты включения в список конкретного полномочия. Создатель машиночитаемой доверенности просто выбирает нужное полномочие, а не прописывает его вручную.

Обычно компания создает сразу несколько МЧД, потому что хоть Минцифры и разработало единый универсальный формат документа, не все площадки и регуляторы готовы его использовать.

Примеры форматов МЧД

— Единый формат машиночитаемой доверенности 003. Формат считается универсальным, подходит для взаимодействия с контрагентами и многими площадками. Например, МЧД формата 003 принимают Госуслуги, Честный ЗНАК, федеральные электронные торговые площадки, Росреестр, Центробанк и другие.

— Формат 002. Такие МЧД чаще используют для обмена документами с контрагентами и работы на сайте Росаккредитации.

— Формат 5.01 и 5.02 для налоговой. Эти форматы разработала налоговая: МЧД формата 5.01 принимают до 28 февраля 2025 года включительно, после — только доверенности в формате 5.02. Признак возможности передоверия МЧД есть только в 5.02.

— МЧД СФР. Социальный фонд (бывший ФСС) разработал свой собственный формат машиночитаемой доверенности.

Мы рекомендуем заранее уточнять у госоргана подходящий формат МЧД.

Создать

Составлять файл машиночитаемой доверенности, копаясь в XML-коде не нужно — вместо этого сформируйте МЧД:

— В бесплатном сервисе налоговой. На странице выберите тип доверенности и заполните необходимые сведения.

— В платных сервисах от разработчиков бухгалтерских программ и операторов ЭДО.

— МЧД для СФР можно сформировать в бесплатном ПО «АРМ Доверенность» от СФР.

Хранить

После создания МЧД, ее можно разместить в одной из информационных систем (ИС) и при отправки документа контрагенту просто указывать ее данные, не добавляя саму доверенность к пакету.

Список таких информационных систем зафиксирован в Постановлениях Правительства Р Ф № 223 и № 224 от 21.02.2022, в него входят ИС:

— ЕСИА «Госуслуг»;

— аккредитованного удостоверяющего центра (УЦ);

— аккредитованной доверенной третьей стороны;

— оператора ЭДО;

— в которой подписан и из которой отправляется документ;

— федерального органа исполнительной власти.

Если доверенностей много и их создают в разных системах, компании удобнее пользоваться распределенным реестром ФНС (ЦПРР ФНС) — единым блокчейн-хранилищем МЧД.

ЦПРР ФНС:

— Обеспечивает единую точку доступа;

— Содержит и передает актуальные сведения об МЧД;

— Хранит простые и нотариально заверенные МЧД.

Отозвать

Отозвать машиночитаемую доверенность (по сути прекратить ее действие) имеет право только руководитель организации, который зафиксирован в ЕГРЮЛ или ЕГРИП для ИП. План действий в этом случае такой:

1. Сформируйте заявление на отмену МЧД в той ИС, где хранится доверенность

2. Подпишите заявление электронной подписью руководителя.

3. Если ИС интегрирована с ЦПРР ФНС, больше ничего делать не нужно. Если такой интеграции нет, надо дополнительно зарегистрировать заявление в специальном реестре нотариальной палаты.

Нужна ли МЧД для внутреннего документооборота?

Решение принимается внутри организации. Если в уставе или внутренних документах организации (например, приказах) не установлена необходимость применения МЧД, то использовать не надо. В случае с кадровым ЭДО, если со стороны работодателя документы подписывает его представитель, МЧД необходима.

У компании сменился генеральный директор. Действительны ли старые МЧД?

Смена директора не влияет на ранее выданные доверенности. Это подтверждает ФНС в ответах на частые вопросы на своем сайте, а также этот момент прописан в 186-й статье ГК РФ

Достаточно ли предоставлять контрагентам печатную форму со штампом МЧД?

Нет, визуализация МЧД со штампом — это не сама подписанная доверенность. Но вы можете договориться с контрагентами, что будете обмениваться только уникальным номером доверенности, загруженной в централизованную платформу на базе распределенного реестра ФНС (ЦПРР).

Какая МЧД нужна для налоговой?

Налоговая на текущий момент применяет собственный формат МЧД. С 1 марта 2024 года действует новый формат версии 5.02. МЧД нового формата можно передоверять и передавать полномочия сразу нескольким доверенным лицам. Доверенности в старом формате налоговая будет принимать только до 28 февраля 2025 года. В перспективе ФНС планирует перейти на универсальный формат 003.

Можно ли использовать обычную бумажную доверенность между двумя юрлицами после 31 августа 2024?

Да, между юридическими лицами можно продолжать использовать бумажные доверенности. МЧД обязательна преимущественно для взаимодействий с государственными органами, а не для B2B-взаимоотношений.

На тему МЧД можно говорить долго, но проще всего — посмотреть наш вебинар и полистать шпаргалку с ответами на 32 самых горячих вопроса о машиночитаемых доверенностях.