Будь готов — всегда готов: налоговые проверки без стресса и суеты с ИИ в электронном архиве
Сегодня в компаниях документооборот значительно превышает человеческие ресурсы на его обработку: документы наспех регистрируются и отправляются в работу, но на их проверку и контроль, а тем более формирование в архив зачастую не хватает времени. В итоге бумажные документы складируются на столах ответственных или теряются среди множества данных в информационных системах.
Согласно исследованию РАН, нехватка кадров в России по итогам 2023 года составила 4,8 млн человек. По статистике девять из десяти компаний страны испытывают дефицит персонала. При этом потребность в сотрудниках проявляется в разных направлениях деятельности — от рабочих специальностей до административно-управленческого персонала.
Когда в компании документы хранятся в разных местах, то при запросах контролирующих органов на сбор информации для ответа может уходить много времени. Чтобы избежать штрафов и оптимизировать работу с данными необходим электронный архив финансовых документов.
Заведите электронный архив и спите спокойно
За многие годы сформировалось стереотипное мнение, что сотрудники бухгалтерии вынуждены тратить много времени на подготовку к налоговой проверке, задерживаясь на работе сверхурочно. Современные информационные системы предоставили специалистам возможность экономить свое время.
Один из таких инструментов — электронный архив. С его помощью можно хранить финансовые и договорные документы, контролировать наличие печати и подписи на них, отслеживать недостающую первичку и быстро находить связанные документы по одной операции.
Преимущество «Финансового архива» Directum — возможность работать с разными потоками документов: бумажными и электронными, входящими и исходящими. В систему можно автоматически заносить:
- документы, которые поступили в компанию через сервисы обмена (например, СБИС или Диадок);
- исходящие финансово-хозяйственные документы, сформированные в учетной системе;
- поступившую по электронной почте первичку от контрагентов;
- скан-копии входящих бумажных документов.
Хорошая работа та, которую не нужно делать: ИИ сделает её за вас
Чтобы полностью автоматизировать наполнение электронного архива, можно воспользоваться интеллектуальными сервисами, встроенными в Directum RX Intelligence. Они освобождают сотрудников от рутинных операций и за них:
- классифицируют документы по видам и категориям;
- извлекают реквизиты и заполняют ими электронную карточку документа в системе;
- проводят перекрестные и арифметические проверки;
- сопоставляют наименования товаров и услуг со справочником номенклатур в учетной системе.
Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. При этом система подсветит поля, которые вызывают сомнения в правильности распознавания.
Можно выделить список преимуществ использования интеллектуальных инструментов в связке с финансовым архивом:
- сокращается время на занесение оригиналов в систему и заполнение реквизитов в карточке;
- ускоряется поиск всего пакета документов по одной операции;
- исключаются ошибки, связанные с человеческим фактором: опечатки, пропуски, лишние пробелы;
- автоматически определяются маршруты согласования в соответствии с видом первичного документа;
- легко проконтролировать наличие подписи, печати и возврат подписанных документов со стороны контрагента благодаря оповещению заинтересованных сторон.
Вот бы еще документы к налоговой проверке сами готовились
Как правило, запросы от контролирующих органов поступают в неформализованном виде — на бумажном носителе или в формате PDF — с перечнем запрашиваемой информации. При этом сроки на подготовку ответа довольно сжатые, обычно не более десяти дней. За игнорирование и опоздание как правило грозят штрафы.
Для быстрой обработки требований ФНС и сбора запрашиваемых документов по нему, также можно прибегнуть к помощи искусственного интеллекта в связке с электронным архивом. Такую возможность можно реализовать под индивидуальные требования компании.
Без помощи человека ИИ извлекает из PDF-документа и заносит в систему все необходимые сведения.
Далее с помощью инструментов поиска система автоматически подбирает нужные документы, одновременно подсвечивая недостающие. Бухгалтеру придет задача на верификацию извлеченных данных и проверку наличия запрашиваемых документов.
Подготовленные документы легко выгрузить из системы по соответствующей кнопке. Они сохраняются в необходимом для ФНС формате с файлами электронных подписей и PDF-версией для удобного просмотра.
В результате сотрудники тратят минимум времени на подготовку пакетов запрашиваемых документов, к тому же исключаются ошибки при сборе информации. Благодаря этому отчетность и предоставление данных по запросам контролирующих органов перестает быть головной болью для бухгалтеров и руководителей организации даже в условиях ограниченности человеческих ресурсов.