Можно ли подписать документ электронной подписью из-за границы?

Да, только следует выпустить электронную подпись заранее и помнить про техническую сторону вопроса.

И этим все сказано. Для подписания документов из-за рубежа, перед поездкой нужно выпустить электронную подпись, если у вас ее еще нет. В зависимости от задач вам могут понадобиться разные виды электронной подписи. 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая электронная подпись позволяет пользователям проходить авторизацию на различных веб-сайтах и подтверждать базовые операции, например, перевод в онлайн-банке. ПЭП может быть представлена в виде логина и пароля или кодов из СМС. Простую электронную подпись невозможно выпустить заранее, она формируется в момент ввода кода из СМС. Может показаться, что простая электронная подпись открывает большие возможности для подписания документов по всему миру, но это не совсем так – ПЭП подходит только для подтверждения действий и ненадежна для документооборота. Во-первых, существуют законодательные ограничения по применению ПЭП, она не используется для подписания многих документов. Во-вторых, она не защищена криптографическим шифрованием, в связи с чем существует риск взлома ПЭП. Поэтому в статье речь пойдет о тех видах подписи, которые будут удобны и практически применимы в документообороте – УНЭП и УКЭП. Они защищены криптографическим шифрованием, надежны и юридически значимы.

Для выпуска электронной подписи необходимо обратиться в сервис электронного документооборота – например, к разработчику Sign.Me – и выбрать необходимый вид подписи или решение. Чтобы получить усиленную квалифицированную электронную подпись, необходимо пройти очную идентификацию личности в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре (УЦ). Это обязательное условие для получения УКЭП.

Для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи существует несколько способов идентификации: личная встреча с представителем УЦ, онлайн-идентификация через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА). Также, согласно ч. 5 ст. 5 63-ФЗ «Об электронной подписи», УНЭП можно выпускать без сертификата. Тогда бизнес вместо ЕСИА или УЦ берет на себя ответственность за идентификацию личности, пользовательский путь становится таким же простым, как у ПЭП, при этом подпись надежно защищена криптографическим шифрованием.

Если у вас уже есть электронная подпись, проверьте срок действия лицензии – обычно они действуют около 12 месяцев, но в зависимости от условий и тарифов этот показатель может варьироваться. Если срок действия лицензии истек, то данной ЭП нельзя подписывать документы, и перевыпустить ее уже не получится – только создать новую.

Вы выпустили электронную подпись заранее – полдела сделано, можно паковать чемоданы и отправляться в отпуск или деловую поездку (а лучше совместить одно с другим). Но необходимо позаботиться о технической стороне вопроса.

Носителем электронной подписи может выступать флешка-токен, которая подключается к компьютеру со специальным программным обеспечением – вряд ли кому-то хочется брать с собой в отпуск офисный ПК. Для поездок удобнее пользоваться сервисами, которые позволяют подписывать документы на сайте или в мобильном приложении. Для подписания документов при помощи телефона и отправки договоров нужен интернет – об этом стоит помнить при планировании поездки.

Короткий ответ на вопрос «Можно ли подписать документ электронной подписью из-за границы?» – да, не только подписать, но и отправить на подписание. Электронная подпись упрощает ведение документооборота, позволяет бизнесу работать удаленно без потери в эффективности. ЭП лучше выпустить заранее, до отъезда за рубеж. Это сэкономит ваше время и силы на поиск удобного сервиса. Для использования электронной подписи может понадобится только носитель и интернет.