Как автоматизировать HR и не прогадать: новые тренды и решения

Для сокращения затрат бизнес стремится автоматизировать как можно больше процессов, снизить зависимость от ручного труда и повысить производительность. Рассказываем, как КЭДО, HR-боты, OCR-решения и другие ИТ-продукты снизят издержки бизнеса и когда они будут действительно полезны, а не источником неоправданных расходов.

Привет! Мы команда одной из крупнейших в России аутсорсинговых компаний Unicon Outsourcing. Входим в ТОП-5 рейтинга RAEX с 2009 года. Специализируемся на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Внедряем продукты 1С и оказываем услуги хостинга бизнес-приложений.

Главный тренд, который зародился в пандемию и позднее укрепился, это дистанционный и гибридный формат работы. Несмотря на то, что в начале многие руководители опасались, что у сотрудников упадет продуктивность, будет трудно отслеживать их работу, со временем все приспособились.

Предприниматели увидели, что удаленный формат выгоден и удобен в отдельных моментах. Снижаются издержки бизнеса, потому что не надо арендовать офис, оплачивать проезд, становится возможным найм сотрудников по всему миру.

Но со временем стали проявляться и серьезные минусы. Для предпринимателей проблемой стала сложность контроля за сотрудниками. В ответ на это стало появляться больше инструментов для контроля удаленных сотрудников, которые помогают автоматизировать и упростить этот процесс, делать его более эффективным.

В числе других проблем — общее падение продуктивности и нехватка живого общения. А после 2022 года для ряда компаний добавились дополнительные ограничения и вызовы. Например, некоторые крупные компании, как «Тинькофф», — запретили удаленную работу из других стран, не считая Белоруссии, Армении и Казахстана.

Сами сотрудники тоже по-разному относятся к удаленке спустя время. В свежем исследовании «Работа.ру» голоса респондентов за удаленку, за офис и за гибридный формат распределились почти поровну — как 33%, 36% и 30%.

В целом, несмотря на то, что в 2023 году в опросе «Работа.ру» 68% респондентов не хотели бы возвращать сотрудников в офисы, сегодня очевидно, что удаленный и гибридный формат подходят не всем компаниям и отраслям и не могут стать новой нормой для бизнеса.

В результате развития гибридного и удаленного формата работы бизнесу пришлось менять внутренние процессы. Это привело к развитию двух сопутствующих трендов.

Первый — автоматизация HR-процессов. Использование ИТ-решений, позволяющих заменить ручной операционный труд на машинный, ускорить разные процессы, уменьшить их себестоимость, снизить риски ошибок.

Второй — переход на КЭДО, кадровый электронный документооборот. Он особенно важен в работе с дистанционными сотрудниками. Сейчас КЭДО уже можно применять в отношении всех категорий работников.

Благодаря изменениям в законодательстве сегодня бизнес может пользоваться КЭДО во всех направлениях и с самыми разными сотрудниками. Можно подписывать приказ об отпуске, дополнительные соглашения, какие-то личные документы, систематизировать личные дела сотрудников.

КЭДО — это удобно. Больше не нужно вручную обрабатывать первичную информацию, собирать в файлы, складировать. А при работе с дистанционными сотрудниками не нужно закладывать время и деньги на доставку документов туда и обратно для их подписания.

КЭДО — это экономически выгодно. Переход на КЭДО помогает бизнесу существенно экономить ресурсы — сотни тысяч, а то и миллионы рублей в год, поскольку снижаются затраты на логистику, на бумагу и оргтехнику, на содержание административного персонала, на низкоквалифицированный труд.

Помимо этого КЭДО:

Еще КЭДО формирует более современный имидж вокруг компании и повышает лояльность молодых кадров. Молодым сотрудникам, которые большую часть жизни проводят с технологиями, неинтересно и неудобно работать с бумагой — они привыкли и хотят все сделать в телефоне, в планшете. Поэтому они более положительно относятся к компании, которая предоставляет им удобный и привычный вариант действий. Не заполнять реальные бумажки на отпуск и нести их лично к кадровому специалисту, а сделать все в пару кликов по экрану.

Задуматься о переходе к КЭДО бизнесу стоит не только из-за преимуществ, который он дает, но и из-за того, что в 2025 году он может стать обязательным. Поэтому лучше начать знакомство сейчас, чем позже делать это в спешке.

КЭДО удовлетворяет запрос сотрудников на простое взаимодействие с документацией. Но это не единственное, что сотрудники сегодня хотят от кадрового отдела в компании. Мы проводили опросы и изучали статистику по нашим клиентам, и выделили несколько ключевых запросов от сотрудников:

Для удовлетворения всех этих запросов на рынке сегодня есть очень много разных кадровых продуктов. Например, на «Гоуслугах» теперь есть «Госключ», которым можно подписывать документы. Есть кадровые продукты, где ведется учет и расчет вашей зарплаты. Еще коммуникационные инструменты. Недостатка предложений нет. И теперь запрос сотрудника — не только на то, чтобы все это внедрялось в компании, но и на то, чтобы все это находилось в едином пространстве. Зашел, посмотрел, что нужно, задал вопрос, получил ответ, там же подписал документ.

Есть несколько востребованных сегодня ИТ-решений для кадровых процессов бизнеса.

Мы постоянно увеличиваем функционал своего бота и сейчас он также выдает расчетные листки, положения, инструкции и другие документы, подсчитывает положенные сотруднику льготы согласно HR-регламентам компании.

Личный кабинет с КЭДО — многие компании его внедряют, потому что это выгодно и удобно. Но на самом деле не обязательно их соединять: можно использовать КЭДО отдельно, а личный кабинет — отдельно. Или даже где-то сэкономить и использовать «Госключ».

Автоматизация подготовки кадровых документов — это инструмент для обработки и доработки информации в системе, в которой ведется кадровый учет. При помощи такого инструмент можно, например, по нажатию одной кнопки подготовить типовой пакет документов для приема сотрудника на работу. Это облегчает труд кадровика и снижает вероятность ошибок.

Для оперативного решения кадровых вопросов и оптимизации труда HR-сотрудников мы реализовали на базе 1С личный кабинет, к которому можно подключить КЭДО. С личным кабинетом могут взаимодействовать кадровый специалист, менеджер (работодатель) и сам работник.

У каждого из них свой набор возможностей:

Для всех бизнес-процессов в личном кабинете есть автоматизированные контроли — организационные, по внутренним правилам компании, по законодательству. Они позволяют избежать ошибок на этапе создания заявки от работника: например, по датам отпуска.

Компания, у которой 200 сотрудников, при помощи личного кабинета с КЭДО в год экономит 1,1 млн рублей. Эта сумма складывается из снижения трудозатрат табельщиков, кадровиков, расчетчиков, руководителей, администраторов, работающих с бумажными документами. А также из уменьшения трат на неэффективное время сотрудников, на бумагу, расходных материалов на печать, архивного хранения и курьерской доставки документов.

Если вы хотите перейти на КЭДО, оставляйте заявку по ссылке ниже.