Безд-возд-мезд-но: почему бесплатный тариф таск-трекера Kaiten — это не просто пробная версия

В IT-мире поговорка про бесплатный сыр не особо актуальна — множество сервисов предоставляют качественные free-версии своих продуктов. Один из них — это таск-трекер Kaiten. Однако, даже на бесплатном тарифе его возможности которого гораздо шире пробной версии в классическом понимании, а в чем-то даже превосходят платные аналоги.

Давайте разберемся, что включает в себя free-тариф Kaiten, кому он подойдет и почему его стоит попробовать, даже если вы скептически относитесь к «бесплатному сыру».

Free-тариф включает в себя все необходимые функции для управления задачами и документами. Внутри доступен большой спектр функций, с помощью которого сотрудники могут:

Что важно: количество пользователей и период использования не ограничены.

Подробнее про тариф можно узнать на специальной странице или в нашей Базе знаний.

Отвечаем — всем. Увидимся в следующей статье!

Если отставить шутки, то правда — всем. Любая команда, которая хочет попробовать работу по Agile или перейти в Kaiten из другого таск-трекера, может начать с бесплатного тарифа.

Неважно, маленькая ли это команда или в ней работает 500 человек, потому что на бесплатном тарифе не ограничено количество пользователей. Конечно, большой команде будет тяжеловато ужиться на одной доске, но даже на бесплатном тарифе Kaiten можно создавать сколько угодно пространств и сколько угодно досок.

Например, чтобы визуализировать процессы разных отделов компании, можно для каждого из них сделать отдельное пространство, а на нем — доски, которые будут отображать разные задачи или задачи отдельных сотрудников.

Специфика команды также не важна. Доски — это универсальный инструмент, с помощью которого можно визуализировать любой процесс: работу производства, контент-специалистов, бухгалтеров, юристов, разработчиков и т. д.

👉 Канбан за рамками IT

👉 Подборка готовых решений для разных команд

Сервис гибок и легко адаптируется под любые изменения в вашей работе. Нужно изменить структуру проекта? Нет проблем. Появились новые задачи? Легко добавляем. Kaiten растет и развивается вместе с вами.

А если вы поймете, что бесплатного функционала Kaiten не хватает, можно легко масштабироваться, подключая нужные вам модули.

Управление компанией — задача не из легких, требующая баланса между стратегическим планированием и повседневным контролем. Но грамотно управлять процессами можно даже на бесплатном тарифе Kaiten.

Первым шагом для успешного управления компанией может стать создание пространства с доской для верхнеуровневых задач. Это будет местом для всех проектов и стратегических задач, которые должен выполнять руководитель.

Например, на пространстве можно создать несколько досок, таких как «Цели квартала», «Ключевые проекты», «Важные встречи» и др. Это позволит вам и вашим топ-менеджерам видеть общую картину и держать фокус на главном.

Каждую задачу можно оформить в виде карточки. Внутри можно подробно описать задачу, указать срок выполнения, прописать ответственных сотрудников, приложить файлы и добавить ссылку с карточкой с пространства подчиненных.

При необходимости также можно сделать чек-лист, а в каждый пункт добавить ссылки на подзадачи с пространств коллег. Так руководитель сможет отслеживать актуальный статус хода проекта.

Также для руководителя важно приоритизировать задачи. Сделать это можно с помощью пользовательских полей: сделать метки, указать размер или проставить эмоджи.

Чтобы обеспечить четкое выполнение задач и прозрачность процессов, важно создать отдельные рабочие пространства для каждого отдела и подчиненного. Это позволит структурировать работу и улучшить коммуникацию внутри компании.

К примеру, можно сделать отдельные пространства для каждого отдела компании (маркетинг, продажи, разработка). А на каждом из пространств сделать доски, отражающие задачи отдела и подзадачи больших проектов, которые находятся на верхнеуровневый доске.

Внутри карточек сотрудники смогут общаться и обмениваться файлами и отчетами.

При необходимости можно выдать сотрудникам разные доступы к пространствам друг друга. Так несколько зависимых друг от друга отделов, например, разработчики и верстальщики, смогут ставить друг другу задачи и работать вместе над одним проектом. Это упростит процесс коммуникации и позволит отслеживать выполнение задач в реальном времени.

Руководитель же может легко переключаться между пространствами и видеть реальную картину происходящего и взаимосвязь команд друг с другом. Так будет достаточного одного взгляда на доску, чтобы понять, из-за чего и на каком этапе завис проект.

Чтобы улучшать работу компании, руководитель сможет просматривать отчеты на каждом пространстве. Они помогут найти сильные и слабые места каждого отдела.

👉 Среди наших клиентов есть руководители, которые управляют большой командой на бесплатном тарифе. Например, в этом кейсе владелец компании Unitender рассказал, как контролирует работу сотрудников, коммуницирует с клиентами и ведет все проекты в едином информационном пространстве.

Фрилансерам часто приходится одновременно вести несколько проектов. С бесплатным тарифом Kaiten можно создать отдельные доски для каждого проекта, отслеживать дедлайны и типизировать задачи с помощью меток.

Чтобы грамотно планировать свой рабочий день, фрилансер может распределять задачи по приоритетам. Это поможет вам не только успевать больше, но и избегать выгорания.

Также фрилансерам важно поддерживать связь с клиентами и держать их в курсе выполнения работы. В Kaiten вы можете приглашать клиентов на доску проекта в качестве гостевых пользователей, чтобы они видели, как продвигается работа.

Это создает прозрачность и доверие. Клиенты смогут оставлять комментарии, вносить правки и отслеживать статус задач, что избавит вас от лишних писем, звонков и перепрыгивания из чата в чат.

SMM-специалисты, видео- и фотографы, копирайтеры, дизайнеры и другие контент-специалисты часто работают сразу над несколькими проектами: статьи, посты в соцсетях, рекламные кампании и многое другое. В Kaiten можно сделать отдельные доски для каждого проекта и легко управлять задачами.

Представьте себе: вы планируете контент для блога, социальных сетей и email-рассылок — каждая задача четко прописана и имеет свой дедлайн. Такой подход помогает не упускать важные детали, распределять задачи по приоритетам и следить за их выполнением. Вы можете устанавливать дедлайны, назначать задачи себе и коллегам и отслеживать прогресс.

Работая в команде, важно, чтобы все участники были на одной волне. В Kaiten вы можете приглашать коллег на доску проекта, чтобы они видели, как продвигается работа. Это создает прозрачность и улучшает коммуникацию.

В карточках коллеги смогут оставлять комментарии, вносить правки и отслеживать статус задач, что избавит вас от лишних писем и звонков. Совместная работа станет проще и эффективнее.

Многим контент-специалистам удобнее работать с календарной сеткой при планировании публикаций. С бесплатным тарифом Kaiten вы можете составлять контент-планы, используя вид пространства «Календарь». Для этого нужно установить «Срок» для каждой задачи.

Также контент-специалисты часто работают с аналитикой и отчетами. Kaiten позволяет отслеживать выполнение задач и оценивать их эффективность. Вы можете легко видеть, какие задачи выполнены, какие — в процессе, а какие — требуют внимания.

👉 Кейс в тему. Посмотрите, как редакция Бизнес-секретов Тинькофф переехала из Trello в Kaiten и начала работать на бесплатном тарифе.

Администраторы — сотрудники, которые держат всё под контролем, организуют работу команды и следят за тем, чтобы каждый процесс шел гладко. Это особенно важно для сфер, работающих с большим потоком клиентов каждый день, например, салоны красоты, автосервисы и т. д.

Обычно админы ведут такие виды задач, как бронирование записей, управление персоналом, заказы продукции и многое другое. С бесплатным тарифом Kaiten можно создать отдельные доски для каждой категории задач и легко управлять ими.

Например, можно сделать доски «Записи клиентов», «Управление персоналом», «Заказы продукции» и др.

Также администраторы могут разбивать рабочие процессы на отдельные задачи и подзадачи с помощью чек-листов. Представьте себе: вы планируете смены сотрудников, заказы продукции и маркетинговые акции — каждая задача четко прописана и имеет свой дедлайн и ответственного. Всё это можно указать прямо в списке.

В работе с командой, важно, чтобы все участники были в курсе предстоящей работы. Например, администратор салона красоты может пригласить в Kaiten своих коллег-мастеров. Также можно настроить пуш-сообщения, которые будут приходить при добавлении мастера в карточку с записью. Так сотрудник получит уведомление о предстоящей записи и сможет спланировать свою работу.

Многие наши клиенты, которые устали вести ежедневник, используют Kaiten в качестве планировщика задач.

Для личных целей можно создать несколько досок, например, «Домашние дела», «Ремонт» и т. д.

Если вам нужно отслеживать траты, можно использовать пользовательские поля или сделать свое с нуля. Например, прописывать траты в каждой задаче на доске «Ремонт». Это поможет лучше контролировать семейный бюджет.

Большие задачи могут казаться непреодолимыми, поэтому важно разбивать их на более мелкие. Сделать это можно с помощью чек-листов. Например, если у вас есть задача «Организация дня рождения», разбейте ее на этапы: составление списка гостей, покупка продуктов, украшение помещения и так далее. Это сделает задачу более управляемой и поможет вам следить за прогрессом.

Ну и конечно же, нужно регулярно обновлять свой таск-трекер, отмечая выполненные задачи и добавляя новые. Это поможет вам видеть свой прогресс и оставаться мотивированным.

О том, как вести доску с личными делами, мы готовили кейс с Сергей Кунцевич. Он рассказал про «Персональный Канбан» и наглядно показал, как устроен весь процесс.

Бесплатный тариф Kaiten — это отличная возможность для всех, кто хочет навести порядок в задачах и построить прозрачные процессы с нуля. Независимо от вашей профессии, Kaiten поможет вам стать более организованным и продуктивным. Начните с бесплатного тарифа, и вы увидите, как он может облегчить вашу работу. А когда будете готовы масштабироваться, всегда можно перейти на более расширенные версии.

В комментариях с радостью ответим на ваши вопросы о том, что входит или не входит в бесплатный тариф. А если вы уже используете Kaiten, то с удовольствием почитаем ваши истории и пожелания!