Готовые решения vs разработка с нуля: что выбрать для цифровых HR-процессов

Бизнес сегодня вкладывает немалые средства в цифровизацию кадровых процессов, ведь она дает ощутимые результаты: ускоряет работу, повышает прозрачность, экономит время и деньги. При этом часто перед компаниями встает вопрос: использовать готовое решение или разрабатывать продукт самостоятельно. В статье Иван Нагорнов, эксперт по HR-цифровизации компании Directum, рассказал о преимуществах и недостатках каждого подхода. Читайте, чтобы было проще принять взвешенное решение.

В компании Directum мы создаем продукты для цифровизации бизнеса и внедряем их в компаниях разных размеров и отраслей. Одна из разработок — система для перевода в цифру кадровых процессов и документов Directum HR Pro. С ее помощью все основные HR-задачи решаются в электронном формате, операции выполняются мгновенно, работы идут прозрачно, сотрудники стартуют заявления в пару кликов со смартфона, а работодатель получает экономические выгоды, статус передовой компании и лояльных работников в штате.

При этом довольно часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда крупный заказчик с десятками тысяч сотрудников рассматривает возможность закрыть задачи цифровой трансформации своими силами на собственной платформе или с помощью внутренней разработки.

Идея кажется вполне разумной:

Как видно, аргументов в пользу самостоятельной разработки довольно много. Однако из года в год к нам обращаются компании, которые уже попытались реализовать проекты своими силами, но теперь хотят купить готовое решение. Давайте разберемся, почему так происходит.

Когда организация, заинтересованная в цифровизации HR-процессов, начинает проект, она сталкивается с тем, что эта область сильно зарегламентирована. Положения Трудового кодекса, которые регулируют кадровый документооборот, нередко вызывают споры среди экспертов о неоднозначности трактовок.

Ситуация осложняется тем, что каждый год появляются новые уточнения и нововведения от регуляторов: к примеру, не так давно вышел приказ Минтруда о формате кадрового электронного документа, уточняется практика применения машиночитаемой доверенности, постоянно меняется законодательство в области охраны персональных данных. Всё это влияет на правила игры и требования к информационной системе. Мало того, что эти изменения нужно отслеживать, часто по ним требуются уточнения от регуляторов. Только после получения разъяснений появляется понимание, как именно система должна работать, чтобы соответствовать требованиям законодательства.

На этом этапе многие компании осознают, что лучше обратиться к тиражным продуктам, ведь в штате компании-вендора, как правило, есть целые группы аналитиков, которые берут на себя изучение законодательства, трактовку норм и формулирование требований.

В ходе самостоятельной автоматизации компании потребуется настроить целый ряд интеграций. В контексте кадрового документооборота придется взаимодействовать с:

1. Кадровой учетной системой (1С ЗУП или другой), чтобы синхронизировать сведения о сотрудниках, подразделениях, печатных формах документов, отпусках и их видах, количестве оставшихся дней отпуска и т.д.

2. Провайдером облачной электронной подписи для легитимного заверения электронных документов.

3. Госключом как одним из вариантов электронной подписи.

4. Порталом «Работа в России» как с сервисом, куда нужно выгружать кадровые документы.

5. ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) для решения задачи легитимной удаленной идентификации сотрудников при выдаче электронной подписи.

6. Службой штампов времени TSP для фиксации доверенного времени подписания документов и перештамповках при длительном архивном хранении.

7. Сервисом смс-напоминаний для отправки уведомлений сотрудникам.

Настройка всех этих интеграций требует времени и усилий. В готовых программных продуктах необходимые интеграции уже реализованы, и хотя иногда требуется их доработка или донастройка, эти задачи гораздо меньше по объему и решить их можно быстрее.

Разработать продукт своими силами не так-то просто. Одна из проблем — нехватка специалистов или их компетенций. Она может быть связана как с изначально неправильным расчетом необходимых ресурсов, так и с ростом объема требований в процессе работы над проектом. Ситуация усугубляется, если нет опытного руководителя проекта и выделенного аналитика, а также когда сотрудники ИТ-отдела отвлекаются на другие задачи. Всё это замедляет получение результата для бизнес-заказчика.

Софт от вендора развивается гораздо быстрее. Это связано с тем, что над созданием продукта работает большое количество опытных программистов. Например, над разработкой Directum HR Pro трудится пять команд, а это значит, что десятки специалистов создают новую версию ПО, которая выходит каждые три месяца.

При этом можно предположить, что собственный продукт будет лучше ложиться на специфику бизнес-процессов: действительно, над ним работают сотрудники этой же компании, которые лучше других знают «внутреннюю кухню».

В то же время некоторые готовые решения предлагают целый пул возможностей гибкой настройки. В Directum HR Pro адаптация продукта под потребности клиента идет оперативно благодаря встроенным no-code-инструментам. С их помощью можно конструировать схемы бизнес-процессов в визуальном редакторе без программирования. No-code обеспечивает гибкость системы, помогает легко настраивать ее под специфические запросы. Это ключевой момент, так как изменения будут происходить всегда, и важно, чтобы система была готова поддержать их и быстро адаптироваться к новым требованиям бизнеса.

Когда в компании тысячи и особенно десятки тысяч сотрудников, при создании ИТ-решений своими силами их быстродействию не уделяется должного внимания как нефункциональному требованию. В результате конфигурация решения может иметь узкие места и архитектурно, и с точки зрения реализации прикладной логики: массовые действия с объектами, например, ознакомление с приказом 10 тыс. сотрудников, могут вызывать зависание.

Некоторые системы от вендоров, например, Directum HR Pro, специально созданы для крупных компаний и выдерживают нагрузки при одновременном подключении десятков тысяч пользователей. В ходе выпуска релизов обязательным этапом являются нагрузочные и объемные тестирования. Крупные клиенты подтверждают хорошее быстродействие системы при высоких нагрузках. Среди них — такие компании, как «Лента», «Бристоль», «ЮТэйр» и другие с десятками тысяч сотрудников.

Чтобы учесть все нюансы и получить действительно качественное ПО, нужно время. Доработки увеличивают срок реализации проекта собственными силами, и он рискует превратиться в долгострой. Бизнес-заказчик и исполнители теряют мотивацию. Именно в этот момент нередко у них возникает мысль, не лучше ли выбрать что-то готовое на рынке.

В компаниях, которые обращались к нам, проекты растягивались на срок от полугода до трех лет. Поэтому чем раньше организация осознает, что не все решения нужно разрабатывать самостоятельно, тем меньше ресурсов она потратит впустую.

В нашей практике был кейс, когда проект по самостоятельной разработке затянулся на 3 года. Спонсор подсчитал упущенную выгоду, которую компания могла бы получить уже через год после внедрения тиражного решения. Полученные цифры были настолько значительными, что проект был остановлен.

Если учесть, что чистая экономия после автоматизации кадрового документооборота на одного сотрудника составляет около 2 тыс. рублей в год, то для компании с 10 тыс. сотрудников эта сумма составит около 20 млн рублей за каждый год «промедления». Фактически это и есть плата за желание сделать всё своими силами.

Если ваша компания стоит перед выбором, покупать тиражный софт от вендора или разрабатывать собственное решение, рекомендуем присмотреться к первому варианту. Это поможет избежать рисков, связанных с самостоятельной разработкой.

Особенно это касается автоматизации кадрового документооборота. Это не та область, которую стоит «держать за собой»: она не является критически важной для основного бизнес-процесса компании. Это вполне отделимая задача, которую готовы квалифицированно решать вендоры профильных систем. За последние три года на рынке появилось множество компаний, предлагающих услуги по автоматизации кадрового документооборота. Они имеют опыт и ресурсы, чтобы обеспечить надежное и эффективное внедрение.

Если вы хотите задействовать свои внутренние ИТ-службы для реализации этих задач, то делайте это, но необязательно начинать разработку с нуля. Можно использовать готовую систему Directum HR Pro. Она содержит всю базовую функциональность, необходимую для автоматизации HR-процессов: интеграции, оптимальную архитектуру, базовую бизнес-логику в соответствии с ТК РФ, встроенные электронные подписи и т.п.

После двухнедельного обучения ваши сотрудники смогут развивать и поддерживать Directum HR Pro в своей компании. Благодаря высокой гибкости решения, которая достигается за счет встроенных no-code-инструментов, они смогут быстро вносить изменения и адаптировать систему под свои нужды.

Directum HR Pro дает компаниям возможность быстро и эффективно внедрить необходимые функции для автоматизации HR-процессов, не тратя время и ресурсы на разработку собственного решения.

Изображение на обложке от Freepik.