9 причин, почему ЭДО нужен именно вам

Электронный документооборот (ЭДО) уверенно вытесняет бумажный. Постепенно ЭДО становится обязательным и безальтернативным. Проверяющие госорганы требуют сдавать отчётность только в электронном виде. Все, кто работает с маркированными товарами, кроме лекарств, должны иметь ЭДО.

В условиях удалённой работы движение бумажных документов усложняется. Курьерские службы и почтовые службы медленнее доставляют письма из-за ограничений в связи с режимом самоизоляции. Затруднена доступность подписантов-руководителей.

Электронные документы за несколько секунд доходят от отправителя к получателю – от компании к контрагенту, от коммерческой организации в госучреждение. Кратно увеличивается скорость платежей и бизнес-процессов в целом.

Подготовка, обработка, согласование, доставка и подписание перестают быть раздражительно медленными – это сберегает не только время, но и нервы.

При переходе на ЭДО снижаются затраты на обработку бумажных документов, их печать, хранение и пересылку, на офисную технику и расходные материалы. Экономия достигает 80 % .

Предприятия со множеством контрагентов скорее обрабатывают платежи в ЭДО. Счета и акты сразу видны региональным клиентам. Они оплачивают их без задержек. Кассовый разрыв сокращается.

«Договор потерялся! Беда!», – восклицание, знакомое и бюджетникам, и предпринимателям. Затем следует лихорадочный поиск виновных.

С ЭДО утеря документов исключена. Статус получения файлов отображается автоматически.

Бухгалтеры сразу видят каждую сделку и вовремя включают её в отчёт. Снижается риск штрафа и прочих неурядиц с налоговой.

Вдобавок в большинстве ЭДО-программ есть функции подсказок заполнения документов, автоматические и настраиваемые напоминания о приближающихся сроках той или иной отчётности.

Руководитель предприятия или отдела всегда может проверить движение документов, увидеть ошибки персонала. Минимизируется перекладывание ответственности. Растёт дисциплина в коллективе.

С каждым годом госучреждения расширяют список отчётностей, доступных для сдачи в электронке. В частности, сейчас внедряются цифровые больничные и трудовые книжки. А контролирующие госорганы, ещё вчера работавшие с бумагой, сами активно переходят на электронный документооборот.

Без ЭДО и электронной подписи нельзя заказать или предложить товар или услугу на площадках электронных торгов и онлайн-аукционах.

В электронном обороте документы подписываются электронной же подписью – уникальным цифровым кодом (статья 6 закона № 63-ФЗ «Об электронных подписях»). Юридическая сила документов остаётся прежней, как при работе с бумагой, а безопасность повышается.

Поступление и возврат маркированных товаров следует оформлять только в электронном виде. Бумажные накладные и счёт-фактуры уходят в прошлое. Подготовиться и подключить ЭДО лучше заранее, чтобы избежать штрафов.

Порядок и простота электронного документооборота заметно превосходят по эффективности кипу бумаг. Внутри предприятия ЭДО полезен всем семи основным отделам большинства компаний: производственному, управленческому, коммерческому, финансовому, складскому, кадровому и архивному.

Делать резервные копии электронного документооборота легко и просто. Цифровой архив можно хранить в облаке или на удалённом сервере. При пожаре жёсткие диски сгорят, как и бумажные документы. А регулярно дублируемые файлы сохранятся.