Как выбрать систему электронного документооборота. Рекомендации эксперта

Работу уже практически любой компании сегодня сложно представить без электронного документооборота. Он помогает сэкономить ресурсы, повысить безопасность данных, упростить и ускорить обмен информацией. Системы электронного документооборота в России представлены очень широко – как среди многообразия предложений найти оптимальное, рассказывает Олег Пашинин, директор направления ECM Лиги Цифровой Экономики.

Когда организация сталкивается с выбором СЭД, она пытается охватить все предложения на рынке и рассмотреть все возможные характеристики. Это может увеличить время и трудоемкость принятия решения, а иногда и привести к неправильному выбору. Опыт внедрений в разных компаниях показывает, что основным фактором для поиска оптимальной системы является размер организации. Он чаще всего определяет набор тех требований, которые будут иметь ключевое значение на проекте внедрения.

Рассмотрим потребности в СЭД у небольшой компании (десятки или сотни пользователей), среднего размера (тысячи пользователей) и крупной (десятки и сотни тысяч пользователей). В каждом случае будет свой приоритет потребностей.

Для небольшой организации ключевыми факторами являются минимизация стоимости сопровождения и максимально гибкая функциональность решения. Переход на систему электронного документооборота в этом случае не предполагает ее доработку под процессы компании. Скорее наоборот, необходимо ориентироваться на адаптацию самих процессов под возможности СЭД. Поэтому ключевой аспект здесь – возможности гибкой настройки системы. Отсутствие кастомизации позволит с минимальными усилиями проводить обновления при выходе новых версий СЭД. Для этого компании не нужно держать штат собственных разработчиков, зачастую достаточно поддержки вендора.

Компании среднего размера, как правило, уже не хватает типовой функциональности СЭД. Ключевой потребностью становятся возможности кастомизации системы, подразумевающие доработку ее программного кода. Выполненная кастомизация будет существенно усложнять процедуры обновления системы при выходе новых версий. Развитие и сопровождение решения потребует дальнейших услуг разработчиков. Даже если доработка и внедрение производились с помощью внешнего подрядчика, вскоре возникает желание снизить затраты и сопровождать систему своими силами. Компании следует быть готовой к тому, что рано или поздно потребуются собственные разработчики, которые будут поддерживать и развивать систему.

Крупные заказчики почти никогда не внедряют типовую «коробку», требуют глубокой кастомизации под свои индивидуальные процессы и выполняют интеграцию с большим количеством своих корпоративных ИТ-систем. Одной из основных проблем, с которой сталкиваются большие компании, является производительность системы. Современные СЭД справляются с нагрузкой в несколько тысяч пользователей, но далеко не все способны преодолеть порог в десятки тысяч и тем более сотни тысяч пользователей. Большой объем доработок будет сильно ухудшать ситуацию. Выполняемые встроенными средствами СЭД, они могут приводить к обходным решениям и дополнительной логике и проверкам, которые еще сильнее снижают производительность. Разумным решением в таких проектах является или приглашение самого вендора, который согласится переписать свою СЭД под индивидуальные требования заказчика, или создание собственного решения на базе ECM/CSP-платформы / фреймворка быстрой разработки.

Для компаний небольшого размера мы будем выбирать коробочное решение. Поэтому необходимо обращать внимание на СЭД со значительным количеством внедрений у небольших компаний. Узнайте, насколько регулярно вендор выпускает обновления, когда и какие обновления вышли за последние пару лет. Обратите внимание, что некоторые разработчики переписывали свои СЭД на новых технологиях. Поэтому нужно рассматривать внедрения именно продукта последнего поколения. Так как мы не планируем дорабатывать решение под себя, изучите встроенные возможности системы по настройке экранных форм, отчетов, процессов, ролей пользователей, доступов.

Компания среднего размера, предполагаем, будет «допиливать» систему. И рано или поздно – с помощью своих разработчиков. В первую очередь обратите внимание на технологический стек. На рынке СЭД сейчас представлены четыре основные технологии: .NET, Java, Python и «1С». Чтобы не получить у себя «зоопарка», целесообразно выбирать систему на используемой вами технологии и с самого начала включать в команду проекта собственных разработчиков. Если вы понимаете, что объем доработок будет большим, желательно предварительно изучить архитектуру. Есть примеры, когда после выбора СЭД в процессе доработки ее функциональности специалисты сталкивались с ограничениями архитектуры. Поищите на «Хабре» или аналогичных ресурсах описание проблем, с которыми сталкивались разработчики в процессе доработки рассматриваемых вами СЭД. В меньшей степени обращайте внимание на возможность гибкой настройки системы. Зачастую доработка программного кода «ломает» настройки, сделанные с помощью самой системы.

Процессы крупных компаний часто имеют индивидуальную специфику и требуют объемной кастомной разработки. Получаемая система – это почти всегда неповторимое решение. Искать следует не СЭД, а успешные проекты, аналогичные вашему по масштабу. Системы могут быть реализованы как на базе какой-либо СЭД, так и на ECM/CSP-платформах или фреймворках быстрой разработки. Корпоративные системы с большим объемом разработки, рассчитанные на значительное количество пользователей, – это наиболее сложные и дорогостоящие проекты. Успех таких проектов складывается из трех ключевых факторов: а) наличие примеров работающей системы, аналогичной вашей по масштабу и объему функциональности; б) наличие команды, имеющий успешный опыт реализации подобного проекта; в) наличие в вашей команде собственных экспертов, знакомых с используемыми технологиями. Последний пункт важен для минимизации технологических рисков и способности компании «подхватить» дальнейшее развитие и сопровождение своей СЭД.

На официальных сайтах вендоров вы найдете перечень их клиентов. Достаточно много информации собрано на ресурсе TAdviser. В обоих случаях это информация, предоставляемая поставщиками или интеграторами. Найти критичные отзывы от самих клиентов в публичном пространстве вряд ли получится. Зная названия компаний, связывайтесь напрямую с их ИТ-дирекциями и службами документационного обеспечения, просите поделиться оценкой работы СЭД и процесса внедрения. При этом важно сознавать, что неудовлетворенность проектом часто зависит не только от функциональности СЭД, но и от обстоятельств внедрения – завышенных ожиданий заказчика, неудачно выбранного подрядчика, технологической несовместимости и т. п.

Пожалуй, наилучший способ – воспользоваться профессиональными горизонтальными связями и собрать информацию у делопроизводителей различных организаций. Как правило, делопроизводители – наиболее активные пользователи СЭД, которые сами работают с большинством функций системы и знают ее болевые точки.

Типичный порядок действий включает следующие шаги.

В первую очередь необходимо составить перечень бизнес-требований и бизнес-процессов, которые вы планируете реализовать с помощью СЭД. Подготовьте краткую справку о текущем положении дел в вашей организации: сколько сотрудников задействованы в процессе документооборота, какое количество документов обрабатывается в месяц/год, какие есть информационные системы, которые на текущий момент связаны в компании с обработкой документов, то есть являются их источниками или потребителями. Подобное описание ваших процессов и краткая справка о компании – более ценная информация, чем перечень функциональности, которую вы ожидаете от СЭД.

Далее нужно связаться с вендорами (для небольших и средних компаний) или интеграторами (для крупных заказчиков), направить им краткую справку о компании и перечень бизнес-требований и попросить выслать предварительную оценку. По каждому требованию необходимо получить заключение, есть ли запрошенная функциональность в СЭД. Если функциональность отсутствует, необходимо уточнить, каким образом ее можно реализовать средствами системы. Если с помощью настройки системы ее реализовать нельзя – какова трудоемкость и стоимость доработки. У вендоров/интеграторов стоит также запросить проведение демонстраций их решений на основе переданного списка требований. В результате полученных коммуникаций у вас должен сформироваться шорт-лист решений/подрядчиков с учетом критериев, изложенных ранее, – исходя из размера вашей компании и предполагаемой специфики проекта.

Обязательно нужно собрать информацию с рынка – обратиться к клиентам вендоров, проконсультироваться у знакомых; понять проблемы, с которыми сталкиваются пользователи; получить отзывы о системах и проектах. Информация с рынка позволит вам скорректировать выбор рассматриваемых вами участников/решений.

Далее проведите закупочные процедуры, принятые у вас. Небольшие компании могут обойтись без организации конкурса. Для компаний, подпадающих под действие федеральных законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, необходимо проведение конкурсов в соответствии с законодательством и регламентом организации.

Отечественные СЭД опираются на нормативную базу РФ и вобрали в себя огромный опыт автоматизации процессов делопроизводства, десятилетиями формировавшихся в нашей стране. Для большинства компаний предпочтительно выбирать именно российскую СЭД. Если в организации есть собственное сильное ИТ-подразделение, неплохим решением может также стать внедрение ПО с открытым кодом.

До недавнего времени многие крупные компании предпочитали зарубежные ECM-платформы и на их базе автоматизировали свои процессы работы с документами. В таких случаях речь шла фактически о заказной разработке и создании уникальных решений. На текущий момент для заказной разработки на рынке также присутствуют российские решения, не уступающие зарубежным аналогам.

В целом можно сказать, что уровень наших поставщиков и интеграторов СЭД постоянно растет, увеличивается клиентская база, нарабатывается новый опыт. На мой взгляд, рынок систем электронного документооборота – один из самых зрелых в отечественной ИТ-индустрии. Поэтому для поиска оптимальной СЭД хоть и придется приложить некоторые усилия, но при должном подходе ваш выбор будет удачным.