КЭДО. HR – документооборот без хлопот…и бумаги
Вы, наверное, могли ранее слышать такие замысловатые аббревиатуры, как КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО. Так вот это все о нем – Кадровом электронном документообороте, и подразумевает он под собой создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде.
Заверяют электронные документы при КЭДО с помощью электронной подписи: одной кнопкой на компьютере или в смартфоне. Подписанные таким способом документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с Вашей личной визой.
Те, кто сталкивался с КЭДО, уверены, без сомнения подтвердит удобство и незаменимость этой технологии в современных реалиях.
В связи с массовым переходом на удаленную работу у специалистов кадровой службы появился совершенно новый пласт работы с сотрудниками этой категории, что повлекло дополнительные расходы на логистику. А КЭДО позволяет минимизировать такие издержки. Не говоря уже о том, что в электронном формате работать с документами удобнее, быстрее и комфортнее.
Кадровый электронный документооборот обеспечивает контроль, безопасность, прозрачность процессов, исключает риск возникновения ошибок. А вести электронный обмен документами можно со всеми сотрудниками компании, в том числе с работниками, которые трудятся удаленно. Для этого просто необходимо заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов.
Что бы не быть голословными – приведем некоторые факты от авторитетных ведомств. С 2017 по 2020 гг. Министерство труда и социальной защиты РФ проводило ряд кадровых экспериментов для работодателей в этой сфере, которые показали, что внедрение электронного кадрового документооборота в России показало значительное ускорение кадровых процессов и в целом деятельности компании.
Важно понимать, что при кадровом ЭДО документы существуют только в электронном виде и не дублируются на бумажных носителях.
Если кто-то Вам скажет, что у них внедрен КЭДО, но при этом весь их документооборот сводится к пересылке документов по электронной почте или в мессенджерах – они будут неправы. При КЭДО обмениваться документами можно только через систему кадрового электронного документооборота. Пересылка документов по электронной почте или в мессенджерах к КЭДО не относится.
Немного законодательства
В таком щепетильном вопросе, как переход на КЭДО, особенно если Вы стоите перед выбором «Внедрять или нет?», нужно ориентироваться скорее не на удобство, а на четкое понимание всех юридических аспектов и прочную законодательную базу, которые позволят без проблем использовать эту технологию.
Давайте же обратимся к законодательству, что оно «говорит» по этому поводу?
На сегодняшний день в Российской Федерации активно формируется нормативно-правовая база для кадрового ЭДО.
Благодаря принятым в ноябре 2021 года поправкам в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральному закону №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной( работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» разрешено работать с кадровыми документами в электронном виде, без дублирования документов на бумажном носителе.
В Трудовой кодекс РФ добавили новые статьи — ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот», ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота», согласно которым создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы можно в электронном виде.
Переход на КЭДО — это право, а не обязанность для работодателя и работника. Организация вправе сама определиться в необходимости перехода на кадровый ЭДО. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться от его использования, даже если работодатель его внедрил.
Практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид за исключением следующих, экземпляры которых закон обязывает дублировать на бумаге:
– акт о несчастном случае на производстве;
– приказ об увольнении;
– документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
– трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника).
Суп из электронных подписей, в чем же соль?
Для тех, кто хотя бы раз сталкивался с необходимостью подписать документ в электронном виде, наверное, не секрет, что в этом вопросе не все так просто и существует несколько видов электронных подписей. Чем же они отличаются? Давайте разбираться!
- Простая электронная подпись (ПЭП) – это специальный код, который включает в себя логин, пароль и дополнительный код подтверждения (он приходит на почту или в смс). Функционал такой подписи ограничен: с ней не получится убедиться, что в документ не вносили изменения после подписания. Она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек в определенное время. В компании ПЭП можно использовать для повседневных рабочих задач: входа в личный кабинет сотрудника, подготовки отчетов, отправки заявок и писем внутри компании.
- ПЭП Госуслуги – вариант подписи для компаний, которые выбрали для кадрового электронного документооборота государственный портал «Работа в России». По сути ПЭП Госуслуги — это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Такой вид подписи надежнее, чем простая ЭП, ведь учетная запись на Госуслугах проходит верификацию через МФЦ или банковское приложение и в личный кабинет на Госуслугах не могут зайти третьи лица.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – это две связанных между собой комбинации символов: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет определить, кто подписал документ и выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Поэтому УНЭП можно с уверенностью использовать для подписания кадровых документов. Однако работать с ней могут только компании, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя.
- Госключ - бесплатная электронная подпись от государства. С ней можно работать через любую информационную систему работодателя. В Госключе можно оформить как НЭП, так и КЭП. Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобится подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - самый защищенный вид электронной подписи. Для ее формирования используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. В сертификате также указывают, кто, когда и кому выдал УКЭП. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту. УКЭП можно подписать любой документ — и он будет иметь юридическую силу.
И вместо резюме приведем таблицу, в которой наглядно видно, какие документы можно подписывать с использованием той или иной электронной подписи:
Как прекрасен наш КЭДО, посмотри…
Ранее по тексту мы вскользь упоминали о ряде преимуществ кадрового ЭДО, однако при ближайшем рассмотрении плюсов у этой технологии на порядок больше и было бы несправедливо с нашей стороны не ознакомить Вас с ними:
1. Экономия времени при работе с кадровыми документами
Время подписания документа может сократиться в 3 (!) раза. Например, кадровому специалисту достаточно отправить документ через сервис КЭДО, чтобы сотрудник подписал его за пару секунд, а удалённому сотруднику не нужно будет ездить в офис или ходить на почту за документами.
2. Экономия на бумажном документообороте
Ну нужно распечатывать и подписывать бумажные документы и организовывать их доставку до удалённых сотрудников. Хранить документы тоже проще: для увеличения архива не нужны дополнительные площади, только место в облачном хранилище или на сервере.
3. Организация работы с удалёнными сотрудниками
Для подписания документов нет необходимости присутствовать в офисе, сотрудники могут находится в любой точке мира.
4. Сокращение количества ошибок в документах
В КЭДО можно использовать шаблоны и автоматическую проверку заполнения форм. Это гарантирует точность и аккуратность в работе с документами: документ со всему нужными данными идет по конкретному маршруту. Так риск юридических проблем становится минимальным.
5. Повышение безопасности данных
Электронные документы на защищённых серверов практически невозможно потерять, а риск их порчи практически равен нулю. Поэтому компаниям не придётся тратить время на их восстановление, если случился пожар или протечка воды. Доступ к кадровым документам есть только у кадрового специалиста, благодаря этому утечка конфиденциальной информации сводится к минимуму.
А все ли так гладко?
Дабы наше представление о КЭДО было полным, давайте рассмотрим и его недостатки :
1. За сервис КЭДО необходимо платить
В стоимость КЭДО может входить доплата за внедрение, выпуск подписи, интеграцию сервиса учёта и т. д. Из-за этого может показаться, что затраты на КЭДО будут аналогичны или даже превышать затраты на традиционный документооборот. Однако на рынке сервисов можно найти довольно выгодные предложения. Например, в продукте HRlink все это входит в стоимость базовой лицензий.
2. Переход на кадровый документооборот в электронном формате – очень сложный и всеобъемлющий процесс
Привлекать к процессу необходимо всех сотрудников. Работодателю необходимо подписать специальные документы, собрать соглашения с сотрудников. Поэтому обращайте внимание на то, как интегратор включается в процесс внедрения КЭДО и насколько он готов Вас сопровождать. От этого зависит, какие работы Вам потребуется проводить самим или с привлечением подрядчиков.
3. Сотрудники могут отказаться от использования КЭДО
Всё новое пугает, вызывает недоверие. И не нужно надеяться на то, что все сотрудники с радостью воспримут такие перемены – будут и те, кто в силу каких-то внутренних опасений откажется от перехода. Не все могут открыто признать свой страх, многие прикрывают его разными аргументами. Ищут дополнительные сложности и риски в новом процессе, плодят мифы о юридической силе электронных документов, или даже саботируют внедрение, продолжая плодить бумажные документы.
О чем говорят цифры?
Мы с вами разобрали, что же такое КЭДО, основные плюсы и минусы от использования таких систем и, наверное, где-то в глубине души, Вы уже сделали предварительный выбор «Быть КЭДО в Вашей организации или не быть?».
Давайте же развеем последние тени сомнений и обратимся к финансовым показателям. Ведь кому, как ни математике, стать решающим звеном в вопросе принятия столь важного и необходимого решения?
По статистике HRlink на 1000 сотрудников в среднем компания тратит:
- на бумагу – 341 389 руб. в год;
- операционную деятельность (распечатка документов, архивирование, подписание/контроль подписания документов) – 1 354 166 руб. в год;
- на логистику – 526 500 руб. в год.
В сумме получается – 2 222 052 руб. в год.
При внедрении и использовании платформы HRlink Ваши затраты будут сводиться только к оплате лицензии – 930 000 руб. в год, т.к. электронная подпись, внедрение и поддержка абсолютно бесплатны.
Таким образом, экономия на компанию из 1 000 сотрудников в год составит более 1 000 000 руб. Неплохо, не правда ли?
Если Вы, после ознакомления с нашими расчётами, бросили все свои дела и начали искать ссылку на контакты для приобретения системы КЭДО, мы облегчим Вашу задачу – срочно бегите сюда:
На этом, пожалуй, все. Желаем Вам легких процессов и ни тени сомнений!
До новых встреч!