Подготовила ресурс для онкобольных, посетила Байкал и избавилась от операционки: как Наталья систематизировала бизнес

Чтобы управлять бизнесом, Наталье нужно было много всего: Trello, гугл-календарь, блокноты, куча маленьких бумажек. Однако она смогла оцифровать и систематизировать бизнес. Наталья избавилась от операционки, и у неё появилось время на путешествия и на новый проект. В статье о том, как это было.

Наталья Трапезникова, которой не помогли ни Trello,  ни гугл-календарь, ни блокноты, ни куча маленьких бумажек
Наталья Трапезникова, которой не помогли ни Trello, ни гугл-календарь, ни блокноты, ни куча маленьких бумажек

Привет, это Квант. Мы помогаем компаниям масштабироваться в 2–3 раза, освобождаем руководителям по 80 часов в месяц и делаем всякие полезные штуки, чтобы собственники бизнеса переставали жить на работе.

К нам обратилась Наталья Трапезникова — основатель и руководитель детского медицинского центра «Три пингвина». В штате 50 человек.

Медицинский центр Натальи начал расти. Раньше в нём работало буквально несколько врачей. С ростом численности штата появилась задача всё систематизировать, прописать задачи, чтобы посмотреть на это сверху.

Думала, что буду распечатывать и вешать на стену какие-то таблички

Наталья пробовала разные способы систематизации бизнеса, однако ни один из них ей не помог.

«Раньше мне приходилось всё записывать в заметках, были задействованы разные инструменты: приложение Trello, гугл-календарь, какие-то блокноты, куча маленьких бумажек. Это был настоящий хаос!»
Наталья Трапезникова

Также Наталья искала, как построить организационно-функциональную схему компании. Она проходила специальное обучение по её составлению.

«Думала, что буду распечатывать и вешать на стену какие-то карточки, таблички и там расписывать функции. Так меня там учили».
Наталья Трапезникова
Вешать на стену карточки –  довольно бесполезная практика, поскольку в бизнесе всё меняется очень быстро, а в такие карточки очень сложно оперативно вносить изменения
Вешать на стену карточки – довольно бесполезная практика, поскольку в бизнесе всё меняется очень быстро, а в такие карточки очень сложно оперативно вносить изменения

В этот момент Наталья наткнулась на «Квант».

«Была потрясена, как тут удобно придумано: всё в электронном виде, и есть возможность оперативно вносить изменения, улучшать организационную структуру компании».
Наталья Трапезникова

После внедрения системы появилось спокойствие

До внедрения Кванта были еженедельные и ежемесячные задачи, которые Наталья и её сотрудники периодически забывали выполнять.

Например, необходимо было проводить инвентаризацию до 10 числа каждого месяца. Наталье приходилось постоянно напоминать ответственным, что сроки уже заканчиваются.

С момента внедрения «Кванта» эта проблема отпала сама собой. Наталья выставила повторяющуюся задачу. Теперь нужному сотруднику приходит оповещение, и он выполняет инвентаризацию вовремя.

Теперь предпринимателю не нужно постоянно напоминать сотрудникам о задачах, они сами их выполняют и даже берут на себя инициативу
Теперь предпринимателю не нужно постоянно напоминать сотрудникам о задачах, они сами их выполняют и даже берут на себя инициативу
«Как собственник могу сказать, что с появлением системы появилось спокойствие. Многое я просто стала выгружать в Квант».
Наталья Трапезникова

Все вопросы, которые хочу обсудить на планёрке, отправляю в Квант: ничего не забывается

Для Натальи был особенно полезен инструмент «Проекты». Она им пользовалась, чтобы выделить и систематизировать какую-то область, которая её беспокоила. Это мог быть новый проект или какая-то личная проблема.

«Например, мне диагностировали серьёзное заболевание, и нужно было понять, что делать, чтобы его победить. Я создала проект «Исцеление» и закинула туда все задачи, которые связаны именно с этой проблемой».
Наталья Трапезникова

Инструмент «Проекты» также помогал фиксировать всю информацию по бизнес-проектам в одном месте, а не собирать её по разным ежедневникам и заметкам.

«Когда я провожу планёрки, создаю проект «Планёрка такого-то числа». Все вопросы, которые нужно обсудить, уже не фиксирую в каких-то бумажных ежедневниках, а накидываю задачи сразу в Квант».
Наталья Трапезникова
Наталья перестала забывать о своих идеях: теперь все они зафиксированы в  «Проектах». Их можно в любой момент просмотреть, что-то добавить, а что-то удалить.
Наталья перестала забывать о своих идеях: теперь все они зафиксированы в «Проектах». Их можно в любой момент просмотреть, что-то добавить, а что-то удалить.

Наталье система помогла не только перестать забывать о задачах, но и наглядно отслеживать свой прогресс и прогресс своей команды.

«Система очень сильно разгружает мозг и внимание. Ты точно понимаешь, что у тебя всё в одном месте, всё сгруппировано. Выставляешь задачи и видишь, вовремя ли они выполняются. Очень хорошо видно, насколько вовремя мы выполняем задачи — на 100 процентов или на 80, например».
Наталья Трапезникова

Высвободилось время для новых проектов, раньше могла об этом только мечтать!

После внедрения Кванта жизнь Натальи изменилась. У неё появилось больше времени на путешествия, больше времени для семьи и для личных проектов. Её психологическое состояние стало более спокойным.

1. Спокойна за свой бизнес, даже если нахожусь в другом городе

Наталье по состоянию здоровья часто приходится уезжать в другой город. Предприниматель при этом не теряет связь со своими сотрудниками.

«Могу управлять бизнесом буквально с телефона».
Наталья Трапезникова

Даже в аэропорту в другом городе Наталья спокойно контролирует выполнение задач.

Для того, чтобы проверить, выполнили ли сотрудники свою работу , теперь не нужно ехать в офис – достаточно иметь стабильное интернет-соединение
Для того, чтобы проверить, выполнили ли сотрудники свою работу , теперь не нужно ехать в офис – достаточно иметь стабильное интернет-соединение

2. Появилось время на новые проекты

«Высвободилось время для новых проектов, раньше могла об этом только мечтать! Нарастало чувство неудовлетворённости, что идеи есть, а времени на их воплощение нет».
Наталья Трапезникова

Сейчас Наталья занимается социальным проектом: готовит информационный ресурс для помощи онкобольным, а также пишет книгу на эту тему. Она хочет помочь людям, впервые столкнувшимся с этим заболеванием, чтобы они не отчаивались и знали, что есть возможность помочь себе.

«Сейчас я с большим оптимизмом смотрю в будущее. Я понимаю, что могу систематизировать работу над любым проектом и привлечь своих же сотрудников на его реализацию».
Наталья Трапезникова

3. Появилось время на путешествия

Раньше Наталье было страшновато надолго куда-то уехать, ведь все бизнес-процессы вышли бы из-под контроля. После внедрения Кванта это изменилось.

«Прошлым летом, сразу после внедрения «Кванта», мы посетили Байкал, в этом году совершили путешествие на Алтай. На каждые выходные спокойно уезжаем и путешествуем по местным достопримечательностям».
Наталья Трапезникова
Предприниматель может спокойно путешествовать и получать новые впечатления, не боясь, что бизнес в его отсутствие развалится
Предприниматель может спокойно путешествовать и получать новые впечатления, не боясь, что бизнес в его отсутствие развалится

Тоже хотите путешествовать и при этом не развалить бизнес?

Запишитесь на бесплатную экскурсию по системе Квант. Мы покажем, как делегировать контроль тем, кто никогда не болеет, не уходит в отпуск и не забывает напоминать о задачах.

Чтобы узнать больше об управлении бизнесом, подпишитесь на наши соцсети:

Канал Дмитрия Калашникова – канал создателя системы «Квант», сооснователя трёх бизнесов с капитализацией в 1,5 млрд рублей. Дмитрий рассказывает, как легко построить системную компанию.

Канал Кванта – канал компании, в котором мы делимся полезной информацией об управлении. Например, недавно мы рассказали о 5 популярных ошибках в управлении компанией и о том, как их избежать.

1212
35 комментариев

Лично мне карточки на стене лучше бы подошли. Люблю, когда все зафиксировано на бумаге, а все эти электронные системы на дух не переношу. Может не слишком современно, зато надёжно

2
Ответить

Скажите, пожалуйста, а что вы будете делать, если сотрудник уволится? Или если вы двух новых наймёте? Будет довольно утомительно каждый раз менять эти карточки, распечатывать новые и т.д., разве нет?

1
Ответить

складывается ощущение, что статья написано ИИ. Уже к середине текста от количества упоминаний имени Наталья начинало подташнивать

2
Ответить

А как так выходит, что Наталья использует много инструментов, и ничего не систематизируется, а тут она вводит одну систему, и бизнес магически приводится в порядок? Я этого не понимаю

2
Ответить

Изобилие инструментов часто наоборот отвлекает от важного. Предприниматель думает, эту задачу нужно занести в трелло, а эту в гугл-календарь, а эту надо вычеркнуть и оттуда, и оттуда. В результате вместо того, чтобы тратить время на работу, время тратится на то, чтобы заносить и вычеркивать задачи.

Квант же это единое пространство для всех рабочих задач, после того, как предприниматель внес задачу в Квант, просто нет необходимости ее куда-то еще вносить

Кроме того, у нас есть коммуникатор, который напоминает сотрудникам о задачах, если они что-то забывают.

Ответить

Вопрос: а откуда появилось время для новых проектов?
По сути задачи остались те же, операционки меньше не стало, всегда есть вопросы от сотрудников, новые клиенты, партнеры, проверки и т.д. Хорошо бы был такой инструмент, который добавляет часов в сутках)

И еще интересно за какое время Наталья так сильно смогла перестроить свою работу, расписание и график. Здесь как будто что-то еще нужно, вроде коучинга, а не только система управления задачами.

2
Ответить

Операционки стало меньше, ведь теперь вместо Натальи о задачах напоминают коммуникаторы. Это уже освободило несколько рабочих часов.

Когда большая часть операционки уходит, расписание само постепенно перестраивается: предприниматель понимает, что об этом напоминать не надо, о том не нужно и сосредотачивается на тех задачах, которые кроме него никто сделать не сможет.

Ответить