Сапожник с сапогами или внедрение КЭДО в Hopper-IT

Всем привет!

На связи Наталья Вагурина – заместитель финансового директора компании Hopper-IT и Ольга Собайкина – специалист по кадрам.

В прошлом году мы успешно перевели свои кадровые процессы в систему HRlink, в связи чем нам хочется поделиться своей экспертизой – как этот переход он стал точкой роста для нашей компании, и как нам удалось повысить эффективность работы в кадрах.

Наша компания имеет сеть из трех офисов – в Москве, Нижнем Новгороде и Дубне, а также распределенную команду – около 60% от общего числа сотрудников трудятся удаленно.

Так как кадровые процессы у нас уже были автоматизированы в Битрикс24 и все согласование проходило там, нашей основной «болью» оставалась необходимость подписания документов на бумаге.

В текущей ситуации, чтобы получить подписанные документы от сотрудника, необходимо было заказать курьера или отправлять документы по почте, что влекло за собой перерасход человеческих ресурсов и рост накладных расходов.

Нам была четко понятна наша основная цель: все кадровые документы должны быть подписаны в требуемый срок, без задержек. Также мы хотели повысить лояльность сотрудников и обезопасить компанию от скопления неподписанных документов.

После того, как мы осознали необходимость в изменениях и четко определили цель, настала очередь формирования требований, которым должна была соответствовать система КЭДО.

Среди требований мы выделили основные:

Отталкиваясь от выделенных приоритетов и сформулированных целей, мы обращали пристальное внимание на следующие возможности потенциальной системы:

К выбору решения мы подошли со всей ответственностью и проделали колоссальную работу: провели предварительный анализ рынка компаний, которые предлагали готовые продукты, просмотрели немало презентации и протестировали онлайн работу в предложенных продуктах, по каждому из них встретившись с представителями от внедрения.

Результатом столь внушительного и тщательного анализа стал выбор идеальной для закрытия наших потребностей системы, и ей стала HRlink.

Однако, наше сотрудничество с HRlink, по счастливому стечению обстоятельств, не ограничилось только автоматизацией наших кадровых процессов. На себе ощутив всю выгоду от внедрения, мы, не задумываясь, заключили партнерское соглашение с HRlink, и теперь мы помогаем делать кадровые процессе проще и мобильнее, имея соответствующие компетенции и главное, положительный пользовательский опыт

Ранее мы с Вами в общих чертах уже рассмотрели процесс внедрения КЭДО на нашем примере, однако для тех, кто намерен пройти этот путь, нужно более подробное руководство к действию. Давайте же рассмотрим этот процесс по шагам.

Шаг 1. Подготовительный этап

Документальная подготовка

Процесс перехода на КЭДО, как и полагается, мы начали с подготовки прочной нормативной базы – сначала мы выпустили Положение о кадровом электронном документообороте, издали Приказ о внедрении системы кадрового электронного документооборота и утвердили перечень документов и категорий работников, в отношении которых в компании устанавливается кадровый электронный документооборот.

Для того, чтобы выполнить переход на КЭДО, каждый наш сотрудник, поддержавший переход, подписал четыре документа:

1. Уведомление о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота.

2. Согласие на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот.

3. Согласие работника на обработку его персональных данных третьим лицам.

4. Соглашение о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Также в рамках подготовительного этапа Кадровому сотруднику была оформлена доверенность для выпуска от лица сотрудников УНЭП.

Примечание – Подготовительный этап по праву считается одним из самых сложных, т.к. нужно донести до сотрудников компании информацию о пользе, удобстве и безопасности их личных данных при использовании нового сервиса, развеять их сомнения и страхи.

Шаг 2 - Внедрение

Параллельно с документальной подготовкой мы проводили совместно с коллегами из HRlink техническую настройку всего необходимого оборудования. К слову, этот процесс прошел для нас на удивление быстро и безболезненно.

Какие работы проводятся в этот период:

Обособленным пунктом в процессе внедрении являлась адаптации текущих систем, в первую очередь Битрикс24, к работе совместно с системой КЭДО.

Так как это довольно интересный и нетривиальный опыт, остановимся на этом моменте более подробно.

В Hopper-IT были адаптированы процессы согласования таких заявок, как:

Как же наши процессы «подружились» с HRlink:

Используя такой механизм, мы смогли сохранить привычный интерфейс для сотрудника при оформлении и согласовании заявки и обеспечили минимальное погружение в новый продукт, где сотруднику остается только нажать одну кнопку – Подписать документ.

Шаг 3 – Наслаждаемся результатами

Уже сейчас, работая около года в тесном сотрудничестве с HRlink, мы можем подтвердить следующие выгоды ее внедрения:

1. Использование HRlink позволило значительно ускорить процессы делопроизводства и документооборота, не только для сотрудника кадровой службы, но и бухгалтера:

2. HRlink улучшила и ускорила взаимодействия между сотрудниками, так как лишняя бумажная волокита отнимает не только время, но и нервы

3. С HRlink невероятно удобно работать в двух и более базах 1С ЗУП, так как благодаря этой системе, Вы работаете с ними всеми, как с единой базой, да еще и с возможностью фильтровать по наименованию юрлиц, сотрудников, типу документов и т.д.

4. В работе можно использовать следующие подписи: для руководителя усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а для сотрудников усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).

Подробней про подписи, читайте в нашей статье на VC.ru

5. КЭДО в HRlink ускорил процесс подписания кадровых документов практически в два раза, а некоторые документы мы теперь подписываем буквально за 5 минут даже с удаленными сотрудниками.

6. Большим плюсом является оптимизация расходов на курьеров, на бумагу и почтовые расходы.

7. HRlink позволил построить прозрачную систему документооборота, так как документы невозможно подписать «задним числом» и легко контролировать «статус» документа.

8. КЭДО полностью соответствует трудовому законодательству и снижает риски получить штраф от контролирующих органов.

9. Так же стоит отдельно отметить быстроту внедрения, понятный кейс с пошаговыми инструкциями, работу с персональным менеджером, юридическую и техническую поддержку на высшем уровне.

Для тех, кто уже устал читать весь этот текст еще раз кратко сформулируем все плюсы от внедрения системы КЭДО HRlink.

Мы, как компания, которая «пуд соли съела» в процессе подбора и внедрения системы КЭДО, хотим дать ряд напутствий для тех, кому еще предстоит пройти через этот процесс:

Мы на своем примере и на примере наших дорогих клиентов, смогли оценить, на сколько системы КЭДО облегчают работу сотрудников, экономят средства и время организаций, и мы хотим поделиться этим счастьем и с Вами! Жмите кнопку, если хотите узнать подробнее