Система моделирования процессов или система исполнения процессов?

По мере развития и расширения бизнеса большинство организаций приходят к пониманию необходимости описания и оптимизации бизнес-процессов, а затем эффективной автоматизации их исполнения и контроля. Возможно 5 разных вариантов.

1. Внедрить только систему моделирования и оптимизации бизнес-процессов. Если говорить точнее, то подразумевается программный продукт бизнес-моделирования (далее – ППБМ), второе название – система моделирования корпоративной архитектуры (Enterprise Architecture). ППБМ предназначен для разработки и оптимизации комплексной цифровой модели организации (корпоративной архитектуры), а не только процессов. Пример самого распространённого и многофункционального отечественного ППБМ – Business Studio.
Исполнение процессов организовать в действующих ИТ-системах организации (например, класса front-office, back-office и других в зависимости от специфики бизнеса).

2. Внедрить только систему исполнения процессов (например, ELMA, Comindware, Directum и др.). Если говорить точнее, то это класс BPMS (business process management systems). Система этого класса включает небольшой модуль для разработки моделей процессов (обычно только в одной нотации – BPMN). Но полноценный функционал для описания, анализа, оптимизации, регламентации бизнес-процессов и тем более для разработки комплексной цифровой модели организации в системе BPMS отсутствует.

3. Внедрить обе системы (ППБМ + BPMS), сделать их полную интеграцию, которая заключается в следующем:
- передача моделей процессов на исполнение из первой системы во вторую;
- передача разных справочников (например, организационная структура и списки сотрудников) из первой системы во вторую;
- передача статистики исполнения процессов и значений показателей KPI из второй системы в первую.

4. Внедрить обе системы (ППБМ + BPMS) без их интеграции. Т.е. параллельно разрабатывать модели процессов в двух системах для разных целей: в первой – для анализа, оптимизации и регламентации, во второй – для исполнения и управления.

5. Не внедрять системы (ППБМ + BPMS), а внедрить трекер задач (например, Яндекс.Трекер, Kaiten, ЛидерТаск и др.) для автоматизации планирования и контроля задач в рамках бизнес-процессов без их моделирования.

Какой из этих 5 вариантов выбрать и какую ИТ-систему внедрять, должна решать каждая организация исходя из своих особенностей, задач и ресурсов. Важно не только правильно выбрать ИТ-систему для внедрения, но и правильно выбрать класс ИТ-систем, который необходим организации в первую очередь. Автор встречал в работе следующие типовые ситуации. Организация тщательно выбирала систему BPMS и уже собиралась начинать внедрение. Но краткий аудит и общение с высшим руководством показывало, что в организации сначала необходимо оптимизировать бизнес-процессы, т.к. они были неэффективные, медленные (с задержками и очередями), ненадёжные (много операционных рисков), некачественные (не соответствовали требованиям). Также необходимо оптимизировать организационную структуру, формализовать цели и показатели KPI, построить правильную корпоративную архитектуру и взаимосвязи всех её компонентов. Т.е. сначала выполнить работы в ППБМ, а потом уже переходить к BPMS системе. Есть известное правило: если проблемный бизнес-процесс автоматизировать, то количество проблем и рисков может возрасти в несколько раз, а также значительно возрастут операционные убытки (претензии клиентов, штрафы и т.п.).

Сравнительный анализ программных продуктов бизнес-моделирования приведён в следующей статье. Примеров сравнительного анализа систем класса BPMS достаточно много в открытом доступе в сети Интернет. Одними из главных критериев выбора любой ИТ-системы, кроме функциональной части и стоимости, должны быть:
- опыт организаций-пользователей и успешные проекты;
- наличие большого сообщества профессионалов, которые в течение многих лет применяют ИТ-систему;
- экосистема (наличие дополнительных полезных сервисов, продуктов, интеграций);
- постоянное развитие ИТ-системы и регулярность выпуска новых версий.

Данная статья не является рекламой каких-либо ИТ-систем и подготовлена в информационных целях.
Автор: Исаев Роман, www.isaevroman.ru.

Полезные учебно-практические материалы и примеры из проектов по процессному управлению и организационному развитию в нашем телеграм-канале «Бизнес-аналитики, специалисты по бизнес-процессам и орг. развитию». Подключайтесь!