Инструменты для организации работы, которые я перепробовал за 6 лет

Хочу поделиться с вами своей подборкой (не реклама) инструментов, помогающих не сойти с ума в большом объеме задач. Буду описать в хронологическом порядке что я юзал + краткий вывод.

Первым подобным инструментом для меня стал Trello - мы его в агентстве использовали. Оч простой, интуитивно понятный, но мне почему-то он пипец как не нравился. Даже не могу сказать почему - просто душа не лежала. Я несколько раз пытался туда переехать - ничего не получалось.

После перешёл в крупную компанию, там познакомился с монстрами Jira и Confluence. Пытался организовать работу отдела в них, создавал для общего пользования пространства, но по причине ИБ вход в это пространство у нас был только под корпоративным VPN и это было жесть как неудобно, соответственно, и не нужно.

Приобретя самостоятельность, у меня вставал вопрос как не упускать из виду процессы и задачки. Тогда я пришёл к Microsoft To-do. Для соло юзания инструмент более чем годный. Главное научить себя всё там фиксировать. Я вот не фанат лишней работы, поэтому я начинал вести To Do только в тот момент, когда начинал видеть, что всё - я начинаю упускать какие-то моменты. Но, когда нагрузка снижалась, я переставал им пользоваться - как-то так.

Был период, когда мне срочно потребовалось организовать команду из 10 человек в одном месте. С фиксацией затраченного времени и треком задач по людям - тогда я впервые попробовал Notion как командный инструмент. В целом - норм. Но мне не хватило кучи функций. Например, если я подключаю фрилансера к проекту, я хочу, чтобы он мог видеть и редактировать только свои задачи - этого там нет. Я продолжал использовать Notion как личную базу знаний до недавнего времени, но это работало ровно до того момента, как я решил этой базой поделиться. Ограничение в количестве блоков убило меня как пользователя.

Сейчас мы с командой сидим в YouGile. Это типа русский аналог Trello, но сильно удобнее, так ещё и бесплатная. Короче - кайфуем. В каждом проекте мы организовали базу знаний + даже построили CRM у себя там. И пока что на мой вкус это самая удобная штуковина для командной работы, что я юзал.

До yougile я пробовал и битрикс и мегаплан - но это какой-то мрак чес слово. Да, функционально, но нельзя просто так взять, зарегаться и начать там работать - всё обязательно через интегратора, что для нас, как для небольшой компании, не выгодно.

Однако, стоит разделять командные задачники и личный. Я уже как год ушёл от формата to do к формату выделенного времени. Я давно перестал успевать делать все задачи, которые у меня есть (предприниматели поймут), не вижу смысла просто в очередной раз двигать срок дедлайна той задачи, которая сейчас не актуальна. И где-то я прочитал, что в таких случаях лучше выделять себе время в календаре, когда ты конкретно сфокусирован на конкретной задаче. Тут моими помощниками стали Google Calendar и Reclaim ai.

Если с календарем всё понятно. С него теперь начинается моё каждое утро. То второй сервис на ру рынке почти неизвестен. Фишка его в том, что он интегрирован в календарь. Закидываете туда свои привычки и рутинные задачки (обед, проверка емейлов по утрам, etc), сгружаете туда все свои задачи с приоритетами и оценками времени и потом, когда вы потратите несколько дней разбираясь с функцоналом, для вас начнётся настоящая магия - сервис сам распределяет ваше время в течение дня на разные типы задач. Если вдруг планы меняются и появляется внезапный срочный созвон, сервис тут же пересоберет расписание так, чтобы всё было максимально эффективно. Т.е. что-то вроде бесплатного ассистента, только лучше.

И пока что это лучшее решение из всех, что я сейчас пробовал. Буду рад почитать и про ваш опыт - пишите в комментариях.

P. S. Из того, что сейчас не закрыто - удобный формат базы знаний самого агентства. Описания бизнес-процессов, документация и т.д. у нас в основном хранятся на общем Google диске в виде доков. Но если можете порекомендовать какой-нибудь классный сервис для этого дела - буду рад попробовать)

P. P. S. А ещё подписывайтесь на мой телеграм канал - вещаю там регулярно и без цензуры.