Помощники HR: как автоматизировать систему управления персоналом

Стремительные изменения, которые происходят на рынке труда в последние годы, побуждают компании непрерывно оптимизировать свои бизнес-процессы. Повсеместно распространившийся формат удаленной работы расширил возможности поиска сотрудников, но в то же время усложнил задачу рекрутерам, ведь число релевантных кандидатов возросло в разы. Другой пример — подбор узкоспециализированных сотрудников. В ИТ-отрасли, несмотря на мощный приток специалистов (по данынм АПКИТ, к 2030 году их доля среди всего работающего населения достигнет почти 5%), сохраняется дефицит кадров. К концу года рынок будет нуждаться в 438 тыс. работниках, и это число будет расти.

В связи с этим автоматизация работы HR стала одной из приоритетных задач как для крупных компаний, так и для представителей малого и среднего бизнеса. Рассказываем, какие решения наиболее эффективны сегодня и как именно они влияют на работу HR-подразделений.

Работа HR-специалиста сопряжена с большим количеством рутинных процессов. Менеджеры по подбору персонала ежедневно выполняют множество однотипных операций, которые отнимают значительную часть рабочего времени и не дают сосредоточиться на задачах, требующих интеллектуальной вовлеченности.

Один из ярких примеров рутины в HR — процесс найма новых сотрудников, где на каждом этапе присутствуют повторяющиеся действия. Во время поиска кандидатов рекрутеру приходится иметь дело с несколькими источниками вакансий и большим количеством резюме — производить выборку и ранжировать в соответствии с требованиями.

Когда подходящий кандидат найден, необходимо запросить у него документы и произвести их проверку. Здесь менеджеры должны отправлять шаблонные письма-запросы, искать данные из присланных документов (ФИО, номер паспорта, данные по диплому, СНИЛС и т.д.) и заносить их во внутренние информационные системы.

Следующий этап — подготовка оффера и подписание договора. Несмотря на то, что в последние годы российские компании активно начинают использовать системы ЭДО, количество документов не уменьшилось, и рутина присутствует даже при работе с их электронными вариантами. При этом на HR-специалисте лежит большая ответственность — все данные должны быть заполнены безошибочно, а при большом потоке входящей информации концентрация внимания естественным образом снижается.

На стадии онбординга новых сотрудников HR-менеджер также производит ряд одних и тех же действий — это постановка задач на заведение учетных записей в корпоративных системах, предоставление доступа к регламентам, вводной информации о работе и проведение анкетирований.

Все эти операции легко автоматизировать именно потому, что они стандартизированные и повторяющиеся. Такие действия за HR-специалистов могут выполнять цифровые помощники, что позволит снизить нагрузку на сотрудников и предоставить им больше времени для личной работы с кандидатами.

В последние 5 лет рынок HR Tech переживал бурный рост: именно в этот период, по оценкам экспертов, создано примерно 40% всех продуктов для работы с кадрами. Сейчас наибольшей популярностью пользуются системы управления кандидатами (ATS), КЭДО (кадровый электронный документооборот), LMS и LXP-платформы (системы для корпоративного обучения), а также искусственный интеллект для автоматизации процесса подбора. Не стоит забывать, что HR-менеджеры взаимодействуют и с внутренними ресурсами организации — это 1С, различные CRM- и ERP-системы, корпоративные порталы и многое другое.

Таким образом, компании часто используют несколько технологических продуктов для автоматизации HR одновременно. Как правило, если эти решения не входят в одну экосистему, интегрировать их между собой не получается — сотруднику приходится вручную взаимодействовать со всем спектром программ, записывать повторяющиеся данные или переносить их из одной системы в другую. Это говорит о том, что рынку не хватает комплексных решений, которые могли бы объединить функционал всех необходимых продуктов для ведения HR-процессов без привязки к одной экосистеме.

Одним из таких готовых программных продуктов стал цифровой ассистент ROBIN, разработанный компанией SL Soft. Это виртуальный помощник менеджера, который действует на базе платформы интеллектуальной автоматизации ROBIN. Общение с ассистентом происходит в формате диалога в чате — сотрудник создает запросы на естественном языке и получает ответ.

В составе цифрового ассистента ROBIN — целый комплекс новых технологий, что позволяет автоматизировать даже сложные многоступенчатые процессы. Основу составляют программные роботы, которые выполняют регулярные действия за сотрудника. Это значит, что они могут вести себя за компьютером точно так же, как реальный пользователь — переключаться между программами, работать с браузерами, копировать и вставлять нужную информацию, взаимодействовать с мессенджерами и почтовыми сервисами. Возможности автоматизации существенно расширяют встроенный модуль OCR, который позволяет распознавать входящие документы и извлекать нужные данные, а также AI-компоненты, применяемые для интеллектуального поиска, консультаций и классификации обращений сотрудников.

Например, цифровому ассистенту ROBIN можно перепоручить классическую процедуру рекрутинга — поиск резюме на сайте-агрегаторе, запрос и проверку личных документов кандидата, а также заполнение карточки нового сотрудника во внутренней системе. В начале работы в чате появляется экранная форма, где сотрудник выбирает нужную вакансию из выпадающего списка. Робот переходит на сайт-агрегатор резюме, выставляет фильтры и автоматически формирует выгрузку со списком подходящих соискателей.

Следующий сценарий — запрос документов у кандидата. Для этого в чате с цифровым ассистентом сотрудник выбирает нужный шаблон письма, и программный робот отправляет его на заданную электронную почту. Когда кандидат направляет сканы документов в ответном письме, робот с помощью OCR извлекает из них все необходимые персональные данные. Эти данные сотрудник может одним кликом перенести в нужную ATS-систему, где автоматически создастся карточка сотрудника. На данном этапе можно включить в процесс проверку документов — например, подтвердить подлинность дипломов.

Цифровой ассистент успешно справляется и с другими задачами HR: поиском кандидата по базам, оформлением ДМС, больничных и отпусков, процедурой увольнения и проведением анкетирований.

Один из примеров внедрения цифрового ассистента — автоматизация прикрепления работника к программе ДМС (и открепления от нее в случае увольнения). Такой проект реализовали в SL Soft, когда из-за стремительного расширения компании потребовалось нанять много новых сотрудников. Робот собирает и анализирует данные из кадровых баз компании и прикрепляет специалистов к договору ДМС в заданные сроки без привлечения администратора. Благодаря этому решению повысилась лояльность кадров к работодателю. Также компании удалось снизить расходы за счет своевременного открепления уволенных сотрудников от программы.

Другим успешным кейсом стало использование цифрового ассистента ROBIN в крупном информационном агентстве, где его применили для автоматизации процесса обработки документов кадрового департамента. Робот распознает документы и контролирует их комплектность, затем извлекает нужную информацию за счет алгоритмов машинного обучения и проверяет данные по реестру ФСПП. Также цифровые ассистенты самостоятельно создают карточки сотрудников в 1С. Благодаря этому решению компании удалось освободить 50% кадровых специалистов от рутинных задач, при этом процессы стали выполняться в два раза быстрее и без каких-либо ошибок.

Внедрение цифровых ассистентов в отделе кадров помогает бизнесу в 3-4 раза ускорить выполнение рутинных процессов. В зависимости от величины компании и количества HR-менеджеров в штате можно снизить затраты на процессы до 60%. У рекрутеров появляется больше времени на подготовку к интервью и непосредственное общение с кандидатами, что позволяет быстрее закрывать вакансии и находить действительно подходящие кадры. При этом исключается влияние человеческого фактора, и, как следствие, уменьшается количество ошибок в документах.