Бездорожье нипочём! Горы – сдвинем мы плечом! И коронка буровая запоёт пласты вскрывая !!!

Всем привет! На связи команда интеграторов из Hopper IT.

Пожалуй, многие интеграторы могут похвастаться своими «увесистыми» копилками реализованных проектов, но лишь единицы берутся за то, что, казалось бы, не совместимо с автоматизацией. И сегодня мы хотим рассказать Вам об одном из таких реализованных нами кейсов, ведь не с проста в заголовке нашей статьи красуется девиз бурильщиков!

Компания «НафтаГаз» обратилась к нам с запросом на реализацию внутреннего интранет портала или, проще говоря, Корпоративного портала.

Что такое «Корпоративный портал»?

Для тех, кто не сталкивался ранее с этим понятием, давайте уточним, что же такое Корпоративный портал – это единая площадка, на которой Вы можете автоматизировать бизнес-процессы (заявки, согласования и т.д.), подключать различные платформы и модули, имеющие определенный набор инструментов для решения задач различных групп сотрудников, а также эффективно организовывать внутренние коммуникации.

Какие проблемы мы должны были решить?

Как Вы, наверное, могли догадаться Корпоративный портал – очень масштабное понятие и для каждого Заказчика его внедрение решает свой определенный круг задач.

Вот с чем к нам пришла компания «НафтаГаз»:

1. Отсутствие системы онбординга

В компании не было системы обратной связи, позволяющей новичкам быстро влиться в коллектив. Требовалась автоматизация.

Проблема стояла особенно остро в связи с тем, что Компания активно расширяла свой штат. О масштабах роста можете судить по нашей статистике: с момента старта проекта и до его завершения, коллектив вырос с 1,7 тыс. до 2,2 тыс. человек. Впечатляет, не правда ли?)

2. Потребность в развитии HR-бренда

В нефтесервисной отрасли спрос на новых сотрудников превышает предложение. На выбор работодателя, помимо заработной платы, влияют карьерные перспективы, соцподдержка, взаимоотношения в коллективе и так называемый «диджитал-комфорт» (удобный доступ к справкам, расчетным листам и другим необходимым в работе документам). Все эти преимущества работы в компании можно демонстрировать новичкам с помощью Портала. Да, да – Корпоративный портал с легкостью можно применять как инструмент привлечения и удержания сотрудников.

3. Проблемы с коммуникациями

74% сотрудников не использовали компьютер.

90% сотрудников не использовали корпоративную почту.

Около 90% сотрудников работают на месторождениях, где интернет нестабилен. Потребовались корпоративные сервисы, доступные с мобильного телефона и работающие в режиме офлайн.

Значительное часть времени производственный персонал тратил на получение информации, касающейся их персонально (получение спецодежды, запрос расчетного листа, разъяснение по начислениям и т.д.)

4. Отсутствие инструментов для информирования о событиях и обмена опытом

Не было единой площадки для создания профильных сообществ. Сотрудники в управлении не знали новостей разных производственных площадок. Новости компании публиковались в рассылках на корпоративную почту, которую многие не читают или удаляют сообщения.

Команда внедрения

В рабочую группу по внедрению вошли 9 человек со стороны Hopper IT и 7 человек со стороны Заказчика.

Реализация проекта

Проект был реализован за 11 месяцев и включал в себя пять этапов.

На первом этапе специалисты Hopper IT совместно с рабочей группой Заказчика собирали требования к Корпоративному порталу, проектировали решение и утверждали Техническое задание – костяк того, что было реализовано далее. Заняло это примерно 1 месяц.

На следующих четырех этапах:

- внедряли модули,

- разрабатывали мобильную версию,

- реализовывали интеграцию с информационными системами компании,

- проектировали документацию для Заказчика.

Пятым этапом было внедрение.

Как нам это удалось

В процессе реализации проекта мы применяли следующие методы и инструменты:

1. Планирование методом «набегающей волны», которое включает:

a. Верхнеуровневое планирование для достижения конкретного результата в зафиксированные сроки;

b. Декомпозицию проекта на составные части – детальное планирование этапов.

2. Реализация каждого этапа выполнялась итерациями, двухнедельными спринтами, в конце каждого спринта выпускался релиз. Результатом этапа был демо-продукт, который анализировался всей командой, выявлялись плюсы и минусы решения, намечались необходимые доработки.

3. Еще одним итогом каждого этапа была ретроспектива с командой проекта. Она позволяла своевременно выявлять проблемы, которые мешают работать лучше и находить способы их оперативного устранения.

После ввода Корпоративного портала в эксплуатацию, была проведена кампания по его продвижению.

Около половины сотрудников «НафтаГаза» – люди 40-60 лет с устоявшимися привычками, которым потребовалась помощь при переходе к новому типу коммуникаций.

Кампания включала в себя подарки за регистрацию, распространение информационных материалов, личные консультации. В помещениях были размещены плакаты с QR-кодами для быстрого перехода к сервисам Портала. Очень важный инструмент для производственника – заполнение стоп-карт (предупреждение о рисках) был с первого дня переведен на портал (ранее заполнялся в эксель), а заполнять карты сотрудники обязаны по функциональным обязанностям.

«НафтаГаз» стал первой буровой компанией на российском рынке, запустившей Интранет с корпоративными услугами. Как мы его называем – первая социальная сеть для бурильщиков.

Наглядный результат Вы можете увидеть на рисунке:

От 1 до 3 новостей публикуются сегодня на Портале ежедневно. 50% из них – производственной тематики, 30% – социальной и 20% – познавательной, включая разъяснения по функциональным возможностям Портала.

Общение без границ. Сотрудники получили возможность напрямую общаться со своими коллегами, находящимися на других месторождениях или решать свои вопросы через любого руководителя.

Возможность сказать: «Спасибо». Самый популярный сервис «Благодарности»: любой сотрудник может поблагодарить своего коллегу: за сутки публикуется примерно 2 -3 благодарности. Даже мы не ожидали такой активности!

Отлично работают функции по отслеживанию прочтения и одобрения новостей - лайки, просмотры и комментарии под новостями о сотрудниках, которые оставляют руководители.

Возможность чувствовать настроение и потребности коллектива. Через сервисы обратной связи «Опросы» и «Задать вопрос руководителю» формируется АДЕКВАТНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ о том, что беспокоит коллектив и где нужно усилить свою работу. Например, очень слабая информированность про условия начисления премий производственному персоналу

Портал стал ЕДИНЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ ПОЛЕМ, позволяющим создавать правильный образ Компании у сотрудников, доносить информацию о миссии, ценностях и перспективах. А также информацию по рабочим вопросам: соцпакетам, выплатам, премиям, подаркам, конкурсам и т.д.

Корпоративный портал, несомненно, стал площадкой для профессионального развития, быстрого онбординга и единым местом для общения Всех сотрудников Компании «НафтаГаз»!

Наверное Вы уже поняли, на сколько непростым оказался этот проект, но мы с уверенностью можем сказать, что справились со своей задачей на все 100% – ведь результаты говорят сами за себя!

А если и Вы хотите попробовать сделать свои процессы проще, а коммуникации прозрачнее, но все еще сомневаетесь, мы готовы дать Вам пару практических советов по внедрению Корпоративных порталов:

1.Определите основные цели/задачи/ценности Портала, интересы разных целевых групп пользователей, используя метод персон.

Не пренебрегайте этим шагом, если Вы хотите получить реально работающее решение. Можно, конечно, опереться на чей-то опыт успешного внедрения, но лишь частично. Ведь на первый взгляд запросы могут быть похожи, но если копнуть глубже, может оказаться, что у основных групп пользователей совершенно другие «болячки» и реализовывать нужно совершенно другой функционал.

Для справки, метод персон состоит из определения групп пользователей (персон) и их проблематики. Важно понимать, что персона – это не описание реального человека, а искусственный персонаж, обобщенный портрет целевой аудитории, описание которого основано на сведениях о реальных людях.

2. Работайте над вовлечением персонала в работу с Корпоративным порталом

- Приложите усилия к раскрутке Корпоративного портала внутри Компании: размещайте постеры в локациях с высокой проходимостью;

- Пусть руководство на разных уровнях расскажет о проекте и о его ценности для каждой функциональной группы пользователей; мотивируйте персонал призами и подарками за действия, совершенные на портале: регистрация, предложение новости, благодарность.

- Настройте систему аналитики для сбора метрик и используйте опросы для получения обратной связи. Так вы сможете правильно постоять стратегию дальнейшего развития Портала.

Команда проекта проделала огромную работу за эти 11 месяцев и помогла клиенту достичь прекрасных результатов.

Чтобы и в Вашей компании появился такой объединяющий инструмент, как Корпоративный портал, смело нажимайте на кнопку, и мы пройдем этот путь вместе с Вами!