Победили хаос в проектах с TEAMLY. Как контролировать команду без ежедневных напоминаний и пушей

Сотрудники вовремя трекают задачи, дедлайны соблюдаются, и никто не жалуется на перегруз. Рассказываем, как организовать совместную работу отдела маркетинга с TEAMLY, если успели привыкнуть к Notion.

Привет! На связи команда маркетинга TEAMLY. Знаем, что после ухода Notion, многие компании мигрировали на платформу TEAMLY и только разбираются, как всё организовать. На самом деле различия сервисов минимальны. Сегодня поделимся своим опытом.

Наш отдел состоит из 8 человек, а ещё есть подрядчики и внештатные авторы. Задач много, поэтому скучать на работе не приходится. Мы участвуем в подготовке конференций, запускаем рекламные кампании, производим контент и много чего ещё делаем. Руководителю нужно всегда держать руку на пульсе, но при этом не закапываться в операционку. Чтобы избавиться от бесконечных планёрок и не беспокоиться о дедлайнах, мы управляем проектами на собственной платформе.

Раньше мы распределяли задачи на планёрках, документы хранили в личных папках, а дедлайны отслеживали в таск-трекере. Также вели множество Google Таблиц и обсуждали задачи в Телеграм. В итоге рабочая информация отдела была разрозненной, и иногда терялась в бесконечных лентах чатов.

Команда постоянно рисковала что-то пропустить или сорвать дедлайн. Плюс к этому, творческие люди обычно не дружат с рутиной. Маркетологи могли не отмечать готовность по задачам вовремя, поэтому приходилось по несколько раз в день созваниваться с коллегами и выяснять, на какой стадии работа.

Однажды мы устали жить в стрессе и хаосе, поэтому задались целью вывести управление проектами на новый качественный уровень. Работу маркетинговой команды перенесли в TEAMLY. Вот чего мы хотели добиться:

● Одновременно контролировать несколько проектов. Готовиться к большим конференциям и вести текущие задачи.

● Равномерно распределять нагрузку между сотрудниками. Чтобы одним коллегам не приходилось ждать, пока другие закончат на своём участке.

● Руководителю выйти из рутины. Не контролировать каждую мелочь, но оперативно узнавать о проблемах.

● Сократить число созвонов. Главе отдела избавиться от необходимости ежедневно пушить сотрудников.

Команда наладила управление проектами, и теперь можем подробно рассказать, какими инструментами TEAMLY пользуемся.

Ведём задачи в умных таблицах. Напомним, что умные таблицы – аналог базы данных Notion. Сначала всю работу разбиваем на отдельные задачи и этапы. Затем создаем умную таблицу, где строки – это задачи, а столбцы – этапы и статусы исполнения. Каждую задачу закрепляем за ответственным сотрудником и назначаем дедлайн.

Оптимизируем график работ с диаграммой Ганта. В умных таблицах есть несколько видов представления данных. Например, диаграмма Ганта, к которой привыкли пользователи Notion, показывает распределение задач во времени. Инструмент помогает наладить комфортный режим работы и избежать авралов.

Контролируем дедлайны с помощью канбана. Данные в умных таблицах можно представить в виде канбан-доски. Она помогает контролировать сроки выполнения работы и отслеживать прогресс в целом по проекту.

Про канбан расскажем подробнее, потому что это основной инструмент управления проектами для руководителя отдела маркетинга в TEAMLY.

Сначала немного теории: одна карточка на канбан-доске соответствует одной задаче в проекте. Это та же строка умной таблицы, только представленная в другом виде. Чтобы удобнее было работать с информацией, карточки можно группировать и фильтровать. Вот как мы в команде маркетинга используем этот инструмент.

Визуализируем процессы. Любой проект в канбан выглядит как единый поток задач или цепочка событий. Все собрано на одном экране, а не разбросано по множеству сервисов и файлов. Достаточно пары минут, чтобы понять: кто делает, что делает и какого прогресса достигли. Если нужны подробности, открываем карточку, читаем статью и смотрим вложенные материалы.

Устраняем узкие места. По мере работы над задачей карточка постепенно передвигается слева направо – от бэклога к полной готовности. Если на каком-то этапе скапливается слишком много карточек, значит, есть трудности с выполнением работы. В такие моменты подключается руководитель и помогает наладить процессы.

Контролируем дедлайны. С помощью фильтров выбираем задачи, которые должны быть выполнены к определенным датам, и проверяем статусы. Если видим задержку, выясняем у ответственного сотрудника, в чём причина. Может быть, нужна помощь, возникла проблема с коллегами из других отделов или внешними партнёрами.

С канбаном TEAMLY команда маркетинга не выбивается из графика: каждый знает, что и когда нужно сделать. Сейчас в отделе нет ситуаций, когда сотрудники дублируют работу или, наоборот, остаются задачи ни за кем не закрепленные.

Распределяем нагрузку. С помощью функции сортировки руководитель смотрит, сколько задач у каждого сотрудника, и как человек справляется с дедлайнами. Например, в начале недели оценивает объём работы, а в конце – контролирует, что удалось завершить. При необходимости перераспределяет задачи в команде. Это помогает избавиться от ситуаций, когда одни коллеги перегружены, а другим достается минимум работы.

В первое время после внедрения платформы для совместной работы мы столкнулись с сопротивлением отдела. Сотрудники не хотели фиксировать задачи или забывали вовремя передвигать карточки. Похожая ситуация может возникнуть после миграции из Notion. Хотя внешне и по функционалу различия минимальны, привычные решения часто кажутся лучше, даже если они неэффективны.

Руководитель на личном примере показывал, что переезд в TEAMLY – это всерьёз и надолго. Например, у нас появилось правило: все отчеты принимаются только в рабочем пространстве на платформе. Глава отдела внедрил новое решение и сам пользовался им в первую очередь. Постепенно вдохновилась вся команда, и вот каких результатов мы добились:

● Сократилось количество созвонов. Руководитель контролирует рабочие процессы в канбан, поэтому дополнительные встречи и летучки не нужны.

● Соблюдаем дедлайны. Сотрудникам проще отслеживать сроки по своим задачам, и никто не страдает от того, что коллега выбивается из графика.

● Задачи распределяются равномерно. Вся команда загружена одинаково, поэтому все работают слаженно и продуктивно.

Мы на собственном опыте убедились, как много времени и сил экономит чёткое управление проектами. А чтобы вам не создавать пространство для совместной работы с нуля, или быстро дополнять своё после миграции из Notion, сделали готовые шаблоны для маркетинга и активно их пополняем. Умные таблицы для управления задачами и публикациями, формы обратной связи по мероприятиям, календари ивентов – всё это уже ждет вас в TEAMLY. Почитать о том, какие аналоги шаблонов Notion есть в TEAMLY можно в статье. Узнать про все возможности для маркетинга можно здесь.

Узнать больше о том, как превратить свой опыт в стабильный доход с TEAMLY.