Для чего использовать мобильное приложение СЭД, если есть веб-клиент

В компании Directum, где я работаю менеджером по сопровождению клиентов в секторе СМБ, принято быть со своими заказчиками в постоянном контакте. Мы точно знаем, что наши продукты приносят пользу, так как постоянно получаем обратную связь от клиентов. И сегодня я поделюсь с вами реальными историями, доказывающими, почему стоит использовать систему электронного документооборота (СЭД) не только на компьютере, но и в телефоне.

Мой рабочий стол смартфона завален ярлыками различных приложений. Все они нужны: мессенджеры, соцсети, фитнес-трекеры, банковские и госприложения, почтовый клиент и т. д. По сути это стандартный набор большинства пользователей.

Сколько у вас таких, которыми вы пользуетесь каждый день и каждый час? Уверена, что больше десятка. Так же и рабочие приложения — они помогают оставаться на связи, оперативно выполнять различные задачи, давать поручения и получать доступ к корпоративной информации.

Теперь поделюсь кейсами заказчиков, которые приняли решение приобрести не только систему Directum Lite, но и оплатили возможность пользоваться мобильным «помощником».

В одной организации, мобильный клиент помог сэкономить рабочее время многих сотрудников. До начала его использования люди часто сидели в очередях в ожидании генерального директора из командировки. Кому-то надо было подписать договор или заявление на отпуск, кому-то посоветоваться или сдать отчет. Иногда приходилось ждать по 3 часа! Естественно, терять время никому не нравилось, поэтому основной запрос в этой компании звучал так: организовать электронное дистанционное подписание документов руководством.

При внедрении СЭД генеральный директор и еще два топ-менеджера компании начали использовать мобильное приложение. Теперь они могут получить документ, принять его или вернуть на доработку даже будучи в поездке.

Кстати, чуть позже работники последовали примеру руководства и скачали приложение для сотрудников. Теперь они тоже могут выполнять задачи и за рабочим столом, и с телефона.

В другой организации, занимающейся строительством, мобильный агент был необходимостью для самого руководителя.

Он, в силу специфики своей работы, проводит много времени «в полях» — то есть на строительных объектах, а не в офисе. Поэтому сотрудники часто его отвлекали звонками, сообщениями в WhatsApp и просьбами срочно что-то согласовать и подписать.

Как вы догадываетесь, о своевременной работе с документами в этой компании речи не шло. Всё выполнялось с задержкой и «задним числом». Я, работая с этим заказчиком, столкнулась с этой проблемой. Пришлось ждать порядка двух недель, чтобы утвердить вариант настройки системы. Все это время мы не могли приступить к работе.

Теперь такие задержки исключены, так как директор использует мобильное приложение. Я вам больше скажу — он сам подключил его и сделал все необходимые настройки менее чем за 10 минут.

Ещё есть интересный кейс — руководитель одной из компаний принципиально работает только в мобильном приложении. Ему нравится упрощенный интерфейс и при этом наличие всех функций, чтобы знакомиться с информацией, принимать решения, согласовывать, подписывать и выдавать резолюции по документам. Тратить время на освоение всех возможностей веб-версии СЭД ему не интересно.

Действительно — для чего разбираться в ненужной тебе функциональности? Интерфейс приложения уже учитывает потребности топ-менеджера, и не показывает лишних кнопок и окон. К тому же теперь в нем есть возможность скрыть редко используемые папки, в том числе папки по замещению. Если ваш руководитель тоже хочет иметь дело с самой простой системой — покажите ему мобильное приложение!

Практически все организации из сегмента малого и среднего бизнеса используют СЭД и полноценный доступ к ней с мобильных устройств — это отличная возможность для оперативного управления предприятием. Например, чтобы не тратить время впустую, находясь в аэропорту или ожидая заказ в ресторане, можно зайти в систему через мобильное приложение, выдать поручения, согласовать документы и проконтролировать ход их исполнения. Кстати, посадка в самолет — это тоже не повод отключаться от процессов, ведь работать можно в том числе офлайн.

Наши клиенты чаще всего называют эти 9 причин, почему они купили приложение:

Согласитесь, это именно те требования, которые предъявляются к современным системам электронного документооборота. В действующих реалиях не стоит делать выбор между мобильным решением и веб-клиентом — использовать нужно и то и другое.