Лайфхак: как заменить корпоративный портал, используя Базу знаний Directum Lite

Меня зовут Наталья Шутова, работаю в Directum и помогаю небольшим компаниям с выбором корпоративной системы под их задачи. Сегодня расскажу новый лайфхак: как организовать площадку для общения сотрудников и руководства, обмена новостями, формирования общефирменной культуры. И сделать всё это с наименьшим бюджетом.

Есть специализированная система для решения этой задачи — корпоративный портал с чатами, новостями, оповещениями на рабочий стол, и другими крутыми фичами на список из ста пунктов. На выбор и наполнение такого сайта вы потратите не менее 4 недель. Стоимость: от 50 000 руб. до бесконечности.

А что делать, если ваша компания небольшая, бюджет ограничен, но вам тоже требуется делиться новостями мнениями? Представлю вашему внимаю маленький лайфхак: модуль «База знаний» в Directum Lite.

Сначала может показаться, что в нем можно только писать статьи. И в чем же польза, спросите вы?

Поделюсь, как мы и наши клиенты используют этот модуль для распространения внутрикорпоративной культуры. Вы создаете стартовую страницу Базы знаний, во встроенном редакторе оформляете страницу вашего новостного портала, выдаете доступ всем сотрудникам на просмотр.

В организации намечается мероприятие? Корпоратив или главное собрание директоров? Оповестите о важном дне сотрудников, опишите все нюансы, дайте возможность обсудить наряд на праздник.

Вы завершили крупный проект в компании? Поделитесь этим с сотрудниками. Напишите статью в «Базе знаний» и сделайте ссылку на неё на странице «Портал». Пусть все познакомятся с ходом проекта, ведь победы организации вдохновляют коллектив.

К вам пришел новый сотрудник? Нехорошо, если все в коллективе удивятся новичку и будут сторониться. Заранее представьте нового коллегу и расскажите о нем на вашей стартовой странице «Базы знаний».

Вы можете даже попросить новичка написать пару предложений о себе и вставить прямую цитату в новость. Это сблизит коллег, сотрудник будет принят с теплотой и доверием.

У вас появились новые приказы или обновились шаблоны бланков заявлений? Важно, чтобы каждый сотрудник использовал актуальные документы. Вы же не хотите тратить лишнее время на их переделку?

Оповестите сотрудников о новых ОРД на вашем портале: вложите ссылки на документы, сделайте кнопки кликабельными.

Понимание оргструктуры компании — важный элемент адаптации в коллективе. Постройте древовидную схему для наглядности и сделайте переходы на страницы отделов их личными страницами Базы знаний.

Сотрудникам важно работать в удобном пространстве, которое настраивает на позитивный рабочий лад. Не забывайте оформлять каждую отдельную страницу Базы знаний отделов в ярких оттенках или корпоративном стиле. Поверьте, это влияет на настрой сотрудников.

Обязательно связывайте разные области знаний между собой. Это поможет лучше ориентироваться в структуре статьей, а система наглядно покажет всю иерархию наполнения.

Не бойтесь того, что не сможете сделать с первого раза красивое наполнение Базы знаний. Интуитивно понятная настройка в простом редакторе потребует минимальных усилий с вашей стороны. Главное – желание!

Поделитесь, какими системами для ведения порталов и хранения знаний вы пользуетесь в компании? Для чего вы используете общие корпоративные площадки?