Цифровизация с амбициями: рекрутинг + КЭДО под ключ

Одна из самых автоматизируемых областей в HR — подбор и наем кандидатов. Догоняет и обгоняет ее внедрение кадрового электронного документооборота — самая обсуждаемая задача последних нескольких лет после прямого разрешения в Трудовом кодексе. Каждая из областей достойна отдельных обсуждений, статей и проектов. Но есть смельчаки, которым нужно и то, и другое, и на меньшее они не согласны. Это уже задача «со звездочкой». Об особенностях сквозной цифровизации подбора кадров и их оформления в штат рассказывает Гузель Муллахметова, владелец продукта Directum HR Pro.

Посмотрим на типовой бизнес-кейс.

Дано:

Задача:

получить максимальный эффект для бизнеса от цифровизации двух областей.

Решение

Очевидно, требуются система КЭДО и система подбора — это необходимое, но не достаточное условие. Для достижения максимального эффекта важна качественная интеграция.

Обычно под интеграцией понимается автоматический обмен данными между решениями. Завел кандидата в рекрутинговой системе, отметил его как финалиста, он «улетел» в КЭДО. Но действительно ли такая интеграция облегчает жизнь рекрутеров и кадровых специалистов? Повышает ли она эффективность процессов? Может ли «дружба» быть крепче, чем передача данных кандидата из рекрутинговой системы в решение для КЭДО?

Полнота и качество интеграции зависит от количества возможных сценариев, их проработанности с точки зрения методологии, удобства. Рекомендую присмотреться к дополнительным кейсам совместного использования систем, например:

Как будут реализованы эти процессы — дело вкуса. Набор передаваемых данных, последовательность и наличие этапов в каждом из них — это уникальные для каждой компании составляющие, зависящие от регламентов. Хочется остановиться не на конкретных вариантах реализации, а на преимуществах, которые организация может получить благодаря интеграции двух систем.

Данные от рекрутера переходят специалисту по кадрам автоматически. Например, кандидат откликнулся на вакансию, информация из его резюме попала в рекрутинговую систему, соискатель прошел этапы подбора, в процессе которых информация о нём дополнялась. Специалисту по кадрам повторно заполнять сведения о кандидате не нужно — они передались в систему КЭДО, а на ее основе благодаря интеграции автоматически создалось физлицо, сотрудник и кадровое событие «Прием на работу».

Если кандидат в процессе проверки службой безопасности уже предоставлял, например, скан паспорта, он по той же схеме передается специалисту по кадрам для трудоустройства автоматически, безопасно, в нужный момент времени и по заданному маршруту.

Руководители и согласующие работают в привычном интерфейсе — им не нужно заходить в рекрутинговую систему.

Зачастую инициаторы заявок на подбор не имеют доступа к рекрутинговой системе или считают переключение между программами неудобным. Это обоснованно: из-за редких обращений к непрофильной системе осваивать ее приходится каждый раз заново, доступы к ней теряются, а администраторы тратят ресурсы на ее поддержку на рабочих местах руководителей.

Интеграция решает такие проблемы. Процесс может строиться так: инициатор заявки на подбор создает ее в системе электронного документооборота, которой пользуется ежедневно, там она проходит необходимые согласования и «улетает» в рекрутинговую систему, где на основе заявки создается проект вакансии.

То же с согласованием оффера: даже если проект готовится в рекрутинговой системе, его можно передать в систему КЭДО и согласующий увидит документ в привычном интерфейсе «Входящих». По завершении согласования результат передается рекрутеру в систему подбора. Так каждый из участников процесса решает задачи в своей системе.

Кандидат работает в едином окне: на этапах подбора и трудоустройства.

Сквозной и непрерывный процесс от подбора до трудоустройства характеризуется единым окном для кандидата, где он взаимодействует с работодателем. На этапе рассмотрения кандидат уже вовлекается в информационную систему: например, для заполнения анкеты СБ, утверждения оффера или получения направления на медосмотр. После утверждения своей кандидатуры — получает ЭП, подписывает соглашение об электронном взаимодействии и комплект документов для приема. Всё это — в рамках единого интерфейса.

Более того, кандидат продолжит работу в этой же системе, но с расширенными правами, став сотрудником: здесь же будет подписывать документы, оформлять отпуска и создавать заявления. Такой подход возможен в рамках интеграции двух систем и имеет ряд преимуществ: у кандидата на ранних этапах появляется пользовательский опыт работы с системой, его адаптация в компании происходит быстрее.

Непрерывность и прозрачность. Если согласование кандидата или оффера происходит за рамками системы, для рекрутера это «черный ящик». Чтобы уточнить статус согласования, надо собрать информацию у участников бизнес-процесса. В рамках интеграции рекрутер всегда знает, на ком «застряли» работы, и при необходимости может принять меры. Системы обмениваются ссылками на процессы, в любой момент можно перейти по такой ссылке и узнать статус найма.

Промежуточные статусы также доступны из интерфейса рекрутинговой системы: как только завершается процесс в КЭДО, информация в системе подбора обновляется автоматически, и наоборот — как только кандидат подтвердил намерение о трудоустройстве, статус меняется и инициируется оформление на работу.

Скорость. Благодаря взаимодействию двух систем и быстрому пониманию статуса по процессу скорость найма увеличивается. По данным исследования компании «Поток», сегодня 88% компаний сталкиваются с дефицитом квалифицированных кадров. Как следствие — если кандидат соответствует должности, нанимать нужно быстрее. Прогнозируется активное внедрение в компаниях One Day Offer, а это невозможно без качественной цифровизации.

Передавая документы в систему КЭДО, можно бонусом получить одно из весомых преимуществ этого класса ПО — комплексный подход к работе с документами:

Чем больше компания, тем сложнее могут быть ее бизнес-процессы. Наём — не исключение. Настраивать линейные согласования можно практически в любой ATS-системе, но для сложных маршрутов требуется инструмент управления процессами. Интеграция обогащает систему подбора такими возможностями, ведь они в полной мере присущи современным системам КЭДО.

Конечно, это должны быть не просто сервисы, ориентированные только на подписание документов, а комплексные HRM-системы с движком настройки процессов, такие как Directum HR Pro. Здесь бизнес-процессы можно создавать и видоизменять на двух уровнях: no-code и low-code.

No-code. Представляет собой инструмент настройки. Маршрут процесса строится «на лету» путем выбора готовых блоков и перемещения их согласно регламентам компании. В блоках задаются значения сущностей: можно выбрать тему задания, исполнителя, необходимость вложения документов, задать инструкцию и условия перехода на следующий блок и многое другое. Справиться с такой задачей может аналитик или администратор компании без привлечения разработчика.

Low-code. Этот инструмент предоставляет возможность адаптировать систему под самую сложную бизнес-логику через создание новых сущностей и модулей с помощью кода. Разработка помогает создавать витиеватые процессы, при этом отвечающие требованиям производительности.

Интеграция дополняет систему подбора. На этапах рекрутинга все процессы физически могут происходить в системе КЭДО, где настроен «сложный» маршрут, а результаты — возвращаться в ATS-систему.

Как видно, смельчаки, которые решаются на сквозную цифровизацию подбора и приема на работу, получают множество преимуществ. Для них на рынке уже есть предложения от опытных вендоров. Одно из них — от компаний Directum и «Поток»: весь процесс найма от публикации вакансии до трудоустройства может идти бесшовно за счет интеграции систем «Поток Рекрутмент» и Directum HR Pro.